Излишки в кассе по акту ревизии проводки 2020

Бухгалтерский учет выявлены при инвентаризации излишков в кассе – проводки, документы, оприходование

Иногда в кассе хозяйствующего субъекта обнаруживаются излишки наличности. Как и в случае с недостачами, факт выявления избыточной количества наличных денег требует документального оформления, бухучета, адекватной реакции руководства.

Ведь совершение всех кассовых транзакций предприятия находится в компетенции кассира – сотрудника, с которым работодатель заключает соглашение о полной материальной ответственности.

Соответственно, учет кассы является важным аспектом хозяйственной деятельности организации.

Строгое соблюдение его правил и норм является ключевым фактором нормальной работы компании.

1. Что делать, если при инвентаризации выявлены лишние денежные средства?
2. Возможные причины выявленных денег
3. Определение виновника
4. Как составляется объяснительная записка кассиром организации?
5. Какие документы нужно оформить?
6. Бухгалтерский учет и оприходование — проводки
7. Полезное видео
8. Выводы

Что делать, если при инвентаризации выявлены лишние денежные средства?

Излишек кассы означает, что реальная величина имеющейся наличности предприятия, подтвержденная итогами выполненной ревизии, превышает сумму наличных денег, зафиксированную в регистрах кассового учета.

Избыток наличности в компании нередко выявляется инвентаризационной комиссией по результатам кассовой проверки.

Когда подобные факты обнаруживаются, участники комиссии, осуществляющей инвентаризацию кассы, изучают учетную документацию.

Задачи комиссии – оформить данный факт документально, установить причины возникновения кассового излишка, определить виновника обнаруженных нарушений, корректно ликвидировать выявленное расхождение в бухучете.

Возможные причины выявленных денег

Обнаружение избыточной наличности в кассе организации часто воспринимается работодателем неоднозначно.

Этим реакция руководства на факты кассовых излишков ощутимо отличается от типичных последствий выявления денежных недостач, при которых приоритетными версиями обычно становятся растрата/кража.

Так, присутствие в кассе избыточной, неучтенной наличности может быть вызвано, например, реализацией товаров по ошибочно указанной (завышенной) цене или, как вариант, недовесом.

Хотя, конечно, подобные ситуации редко возникают случайно при современных системах контроля и совершения операций.

Говоря о возможных причинах, нельзя исключать и те факты, что кассиры торговых организаций иногда докладывают в кассу собственные деньги.

Это нередко делается при дефиците разменных купюр, чтобы беспрепятственно давать сдачу покупателям.

Порой сотрудники забывают об этом, что обуславливает появление в денежном ящике лишней наличности.

Так или иначе, но данные факты можно расценивать как нарушения кассовой дисциплины, что не является допустимым с точки зрения ведения наличных транзакций.

Определение виновника

Чтобы выяснить причины возникшей ситуации и корректно зафиксировать кассовые излишки в бухучете, инвентаризационная комиссия направляет соответствующие запросы материально ответственным субъектам – кассирам организации.

Сотрудники предприятия, лично отвечающие за правильное ведение кассы, дают письменные объяснения по поводу избыточной наличности.

Объяснительные записки ответственных лиц позволяют установить субъектов, виновных в появлении кассовых излишков.

Кроме того, решению данной задачи эффективно способствует сверка фактической информации с учетными сведениями.

Как составляется объяснительная записка кассиром организации?

Если на предприятии при проверке обнаруживается кассовый излишек, ответственный кассир обязан предоставить своему работодателю объяснительную записку по данному факту.

Действующим законодательством предусматривается, что руководитель хозяйствующего субъекта должен потребовать, чтобы кассир письменно предоставил необходимые пояснения в течение 2 (двух) дней.

Являясь материально ответственным субъектом, кассир не вправе отказаться от написания пояснительной записки.

Такая бумага является официальным документом.

Она может составляться вручную или в виде компьютерной распечатки. Так или иначе, объяснительная записка пишется на официальном формуляре (бланке) хозяйствующего субъекта и подписывается кассиром (с расшифровкой).

Поясняющий документ, составляемый кассиром по поводу обнаруженного излишка наличности, содержит два ключевых раздела:

• Описание фактов/обстоятельств. Указываются предпосылки возникшей ситуации или реальные события, которые привели к её возникновению.
• Изложение конкретных причин появления в кассе лишней (неучтенной) наличности. Как правило, таких причин бывает несколько. Их следует корректно обозначить, чтобы минимизировать степень вины и смягчить предстоящую ответственность.

Кроме того, в объяснительной бумаге, представленной двумя экземплярами, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• название хозяйствующего субъекта (компании-работодателя);
• ФИО, должность руководящего лица;
• наименование самой бумаги («Объяснительная»);
• ФИО, должность ответственного сотрудника (кассира);
• дата составления бумаги, подпись составителя.

Когда документ будет полностью составлен и подписан кассиром, его следует предоставить работодателю. Руководитель подписывает бумагу (оба экземпляра) с постановкой регистрационного номера. Один экземпляр обязательно остается у составителя (кассира).

Какие документы нужно оформить?

Работа инвентаризационной комиссии по выявлению и расследованию кассовых нарушений в организации обязательно фиксируется ведением специального протокола, в котором отражается следующее:

• детализация результатов кассовой ревизии;
• описание методов, применяемых для выявления кассовых излишков;
• выводы экспертов по поводу обнаружения в кассе предприятия избыточной наличности.

Результаты деятельности инвентаризационной комиссии в установленной форме предоставляются руководителю организации, который разрешает принятие избыточной наличности в кассу изданием специального распорядительного акта.

Документальным основанием для составления такого приказа является акт инвентаризации кассовой наличности, оформленный ревизионной комиссией по стандарту ИНВ-15 и содержащий следующие сведения:

• основные реквизиты компании;
• номер и дата приказа об инвентаризации (документального основания для проверки);
• номер и дата формирования акта ИНВ-15;
• дата выполнения кассовой ревизии, регламентированной приказом руководства;
• материально ответственный субъект (ФИО, должность) с подписью;
• детализация фактической информации и учетных данных о состоянии кассовой наличности;
• определение итога – сумма обнаруженного излишка;
• номера последних кассовых ордеров (приходный / расходный);
• ФИО, должности, подписи всех участников комиссии;
• подтверждение кассиром ответственности за имеющуюся наличность в кассе;
• причина обнаруженного излишка;
• подпись материально ответственного субъекта (с расшифровкой);
• вердикт руководителя по поводу обнаруженного излишка;
• подпись руководителя (с расшифровкой и датой).

Бухгалтерский учет и оприходование — проводки

Экземпляр акта ИНВ-15 направляется в бухгалтерию для совершения необходимых учетных действий. Бухгалтер выполняет нужные проводки (корреспонденции счетов).

Кассовые излишки фиксируются бухучетом в месяце завершения соответствующей проверки и, если выполнялась инвентаризация, приходуются на дату принятия обнаруженной наличности.

Если проводилась годовая ревизия, её итоги отражаются в годовой отчетности.

Выявленные излишки наличных денег в кассе отражаются записями на бухгалтерских счетах с помощью следующих проводок:

Полезное видео

Что делать, если обнаружены излишки в кассе, рассказано в данном видео:

Выводы

Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.

Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.

Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.

Ревизия кассы. Что это такое, в какие сроки и кем она проводится

По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой дисциплины и проведение периодических ревизий.

Что такое ревизия кассы

Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.

Кассовая дисциплина

Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге, работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.

Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Кто проводит ревизию кассы

Проводить ревизию кассы могут:

• специалисты территориальных налоговых инспекций;
• сотрудники Росфиннадзора;
• руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.

Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.

В какие сроки проводится ревизия

Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:

• время перед годовой отчетностью;
• увольнение или временная замена кассира;
• в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.

Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.

Необходимые условия для ревизии кассы

Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.

Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:

• неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
• профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
• непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
• открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.

Этапы ревизии кассы

Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.

1. Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
2. Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
3. Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
4. Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;
5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
6. Контроль за целевым использованием полученных финансов;
7. Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.

Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.

Окончание ревизии кассы: акт

Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:

• о конкретной сумме наличности в кассе;
• о размере денежных средств по документам;
• сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.

Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.

Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.

Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.

Излишки денежных средств в кассе: причины, оприходование

Работа с кассой организации требует особой внимательности и постоянного подсчета, но все равно при инвентаризации иногда обнаруживают излишек денежных средств. То есть фактически денег больше, чем зафиксировано на бухгалтерском счете 50.

Причины образования излишка в кассе

Излишек в кассе по серьезности ничем не уступает недостаче. Собственники бизнеса иногда думают, что найти в кассе деньги — это лучше, чем их недосчитаться. Но фактически излишки или недостачи говорят о несоблюдении кассовой дисциплины.

За ведение кассы отвечает материально-ответственное лицо — кассир или бухгалтер-кассир. Он обязан обеспечить достоверность учета всех поступлений и расходов денежных средств. Причины образования излишков могут быть разные, например:

• кассир не провел реализацию товара и принял деньги в кассу;
• кассир добавил в кассу собственные деньги для размена;
• подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги, но бухгалтер-кассир не провел их возврат;
• на счетах бухучета не отражена операция по снятию налички с расчетного счета;
• ошибка кассира при подсчете получаемых денег и так далее.

Обычно излишек в кассе связан с ошибкой в бухгалтерском учете какой-либо операции. Поэтому закрывать глаза на найденные деньги не стоит.

Инвентаризация кассы для обнаружения излишков

Излишек в кассе обычно выявляют в результате инвентаризации. Сроки и порядки инвентаризации кассы организация устанавливает самостоятельно, но есть три ситуации, когда инвентаризация денежных средств обязательна:

• перед подготовкой бухгалтерской отчетности в конце года;
• при смене материально-ответственного лица (обычно это бухгалтер-кассир);
• при обнаружении фактов хищений, порчи или злоупотребления деньгами и ценностями из кассы.

Инвентаризацию можно запланировать, а можно провести внезапно. К первому варианту бухгалтер-кассир может подготовится и устранить все нарушения. А второй вариант обычно вскрывает всю правду. Например, внеплановая проверка может показать, что сотрудник несвоевременно отражает кассовые операции в бухгалтерском учете. Из-за этого остаток кассы на конец дня может быть постоянно недостоверен.

Ограничений не внеплановую проверку нет. Ее можно проводить ежедневно. Поводом могут служить жалобы покупателей, сотрудников и так далее.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководитель издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и причину проверки. При инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности приказ издавать не нужно.

На инвентаризации кассы вместе с комиссией присутствует материально-ответственное лицо — кассир. Перед началом проверки он передает комиссии приходные и расходные кассовые ордера и подтверждает, что он оприходовал все поступившие в кассу ценности и списал выбывшие. Факт передачи и отражения всех операций фиксируется распиской.

В дальнейшем комиссия приступает к пересчету денежных средств и документов. По результатам составляют инвентаризационную опись по форме ИНВ-15.
Подробнее про инвентаризацию кассы и ее результаты мы писали в статье «Инвентаризация кассы».

При обнаружении излишка комиссия должна установить причины их образования.Поэтому она запрашивает у сотрудников, ответственных за ведение кассы, объяснительную записку.

Объяснительная записка при обнаружении излишка

Материально-ответственное лицо не может отказаться от предоставления пояснений. Записку сотрудник составляет в свободной форме, где расписывает все обстоятельства и факты, которые привели к образованию излишка.

Объяснительная состоит из двух частей. Первая — фактическая. Здесь описывают сам факт инвентаризации: дату проведения, состав комиссии, сумму излишка.

Вторая часть — пояснительная. Здесь ответственное лицо указывает причины, по которым была допущена недостача. Кассир расписывает сугубо факты, домыслы и предположения недопустимы.

В документе обязательно указывают следующие реквизиты:

• название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• ФИО руководителя;
• ФИО сотрудника, дающего пояснения;
• дату предоставления пояснений;
• подпись составителя.

Составляют пояснительная записка в двух экземплярах. Каждый экземпляр визирует руководитель. Один экземпляр остается у него, а второй — у кассира.

Оприходование излишков денежных средств

Основанием для оприходования денежных средств служит акт инвентаризации по форме ИНВ-15. Излишек денег включают в прочие доходы компании (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Найденные деньги в налоговом учете фиксируют на дату оформления результатов инвентаризации как внереализационный доход (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).

При оприходовании излишков налички бухгалтер делает следующую проводку:

Штраф за излишки

Излишек в кассе не говорит о том, что сотрудники похищают деньги компании. Однако это говорит о нарушении кассовой дисциплины со стороны персонала, то есть о несоблюдении должностных обязанностей по ведению кассы.

Например, если факт неоприходования налички в кассу обнаружит налоговый инспектор, он вынесет штраф по статье 15.1 КоАП РФ в следующих размерах:

• 40 — 50 тыс. руб. для юрлиц;
• 4 — 5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц.

Поэтому кассиру, допустившему нарушение кассы, тоже можно вынести штраф, предупреждение или выговор на усмотрение руководителя.

Для учета операций с наличными деньгами рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. Программа проста и понятна для использования, по кассовым операциям будет проще совершать правильные проводки, а с помощью оборотно-сальдовых ведомостей в сервисе вы сможете найти ошибки в учете. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.

Излишки и недостачи при инвентаризации: как отразить в бухгалтерском и налоговом учёте

Во время инвентаризации часто возникают спорные ситуации: компании не могут взыскать убытки с виновного лица из-за несвоевременного проведения или ненадлежащего оформления инвентаризации или получают доначисление налогов в ходе налоговой проверки. Рассмотрим, когда проводить инвентаризацию, как её оформлять и отражать в учёте.

Когда нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).

Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести её несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:

• не сможет привлечь уволившегося работника к материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.05.2018 № 66-КГ18-6);
• не сможет учесть потери от недостачи в составе налоговых расходов (ст. 252, 265 НК РФ, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2018 № 09АП-51247/2018).

Как оформлять инвентаризацию

С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте).

На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учёта результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утверждённые Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учётной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте, п. 4 ПБУ 1/2008).

Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:

• невозможность привлечь виновных лиц к материальной ответственности (письмо Минфина от 30.12.2019 № 03-11-11/103406);
• отказ проверяющих учесть недостачу в составе налоговых расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948);
• начисление НДС со стоимости недостачи в ходе налоговой проверки (постановление АС ДВО от 24.01.2019 № Ф03-5265/2018).

Как учесть результат инвентаризации — шпаргалка

Рассмотрим алгоритм учёта результатов инвентаризации на примере материально-производственных запасов (МПЗ). Напомним, что результаты инвентаризации оформляются первичными документами согласно учётной политике компании, например ведомостью учёта результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26).

Ситуация 1. Выявлены излишки

Бухгалтерский учёт. Оприходуйте излишки по рыночной стоимости, подтверждённой документально. На стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, сделайте проводку:

• Дт 10 (41) Кт 91.1

Налоговый учёт. Стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль и УСН (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Рыночную стоимость отнесите в доходы в момент завершения инвентаризации.

Для целей налога на прибыль можно учесть в составе расходов стоимость излишков МПЗ по факту их отпуска в производство или продажи (п. 2 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН можно учесть излишки товаров в момент их продажи (письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-11-06/2/18968).

Ситуация 2. Выявлена недостача (порча) в пределах норм естественной убыли

Бухгалтерский учёт. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.

• Дт 94 Кт 10 (41)
• Дт 20 (44) Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация 3. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите недостачу на счёте 94 и отнесите её по балансовой стоимости на сотрудника.

• Дт 94 Кт 10 (41)
• Дт 73 (76) Кт 94
• Дт 50 (51, 70) Кт 73 (76)

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):

• признание виновным лицом;
• вступление в силу решения суда о взыскании убытков с виновного лица;
• признание страховой компанией страхового случая в связи с недостачей (порчей).

При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации.

Ситуация 4. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник не установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.

• Дт 94 Кт 10 (41)
• Дт 91.2 Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобятся документы, например постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки не учитываются.

Илья Антоненко, ведущий эксперт Национальной консалтинговой компании

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

• Инвентаризация как метод бухгалтерского учета
• Документальное оформление в бухучете инвентаризации
• Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки
• Итоги

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Пошаговую инструкцию проведения инвентаризации вы найдете в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по бухгалтерской отчетности.

Документальное оформление в бухучете инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22.

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23.

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для ОС;
• ИНВ-3 — для ТМЦ;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
• ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
• ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
• ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

• ИНВ-18 — для ОС;
• ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

• Излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
• Недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Внимание! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Важно! В налоговом учете зачет по пересортице делать нельзя (письмо Минфина от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309).

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Подробную инструкцию отображения результатов ревизии в бухгалтерском и налоговом учете подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.