Как заполнить личная карточка работника форма т 2
Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника
Личная карточка работника — это документ, обязательный для каждого работодателя. Он заполняется на основании предоставленных сотрудником сведений об образовании, составе семьи, отношении к военной службе и прочей информации. Все записи заверяет и сотрудник, и представитель организации (ИП).
Что это за форма и когда она нужна
Бланк формы Т-2 утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:
- о дате и месте рождения;
- гражданстве;
- образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
- знании иностранных языков;
- стаже работы;
- составе семьи;
- адресе регистрации и проживания;
- отношении к военной службе;
- результатах аттестаций;
- награждениях;
- отпусках;
- льготах;
- иные сведения.
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о дополнительном образовании или степень знания иностранного языка в личной карточке дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Кто обязан вести карточки
Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.
Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719 . Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.
Общие правила заполнения
Небольшая ремарка перед тем, как обсудить, как заполнить карточку Т-2. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем, важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.
Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Поскольку специальная инструкция по заполнению личной карточки Т-2 не разработана, ориентируемся на правила заполнения трудовых книжек. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Как заполнить по пунктам
Допустим, в ООО «ППТ.ру» в августе 2021 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):
- удостоверение личности;
- трудовая книжка (при наличии);
- СНИЛС;
- документы воинского учета;
- документы о полученном образовании и квалификации;
- иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
- полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
- дату составления карточки;
- табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
- обязательно уточнить, какой бывает характер работы в личной карточке Т-2, — постоянный или временный;
- вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
- поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).
Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:
- номер трудового договора и дата его заключения;
- Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
- степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
- информация об образовании и профессии.
Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.
Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.
Что писать в строке
Какой код по ОКИН указывать
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)
Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк
При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.
- Что такое карточка Т-2
- Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
- Что содержит личная карточка Т-2
- Особенности заполнения личной карточки сотрудника
- Ошибки при заполнении формы Т-2
- Хранение и ведение карточек Т-2
- Штрафы и последствия в случае отсутствия формы Т-2
Что такое карточка Т-2
Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Справка
Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).
Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно
Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).
Что содержит личная карточка Т-2
В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п. 4 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.
Особенности заполнения личной карточки сотрудника
Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.
Справка
Если сотрудник переведен на дистанционную работу, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП.
Бесплатно заполнить и распечатать форму № Т‑2
Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:
- внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
- документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.
Внимание
Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 ).
Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов. А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.
При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).
На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.
В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».
Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно
Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.
Рассчитать зарплату с учетом всех действующих местных и региональных коэффициентов и надбавок
Ошибки при заполнении формы Т-2
Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.
Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.
Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе
Хранение и ведение карточек Т-2
Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.
Справка
Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.
После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет. А если сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236 ).
Штрафы и последствия в случае отсутствия формы Т-2
Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства. За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс. руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2019, 7-7207/2019, 7-7210/2019, 7-7126/2019, 7-7154/2019).
Важно
Согласно положениям пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ , негосударственные организации вправе самостоятельно разработать свой бланк личной карточки, а не использовать форму № Т-2. При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1 ). Однако имеются случаи, когда трудинспекция штрафовала организации за ведение личных карточек не по унифицированной форме. И такой подход находил поддержку у судей (решения Забайкальского краевого суда от 04.02.19 по делу № 7-21-46/2019 и по делу № 7-21-44/2019).
Кроме того, как уже упоминалось, форма № Т-2 является еще и документом воинского учета. А значит, эту форму могут проверять также военные комиссариаты и органы местного самоуправления. Поэтому целесообразнее все же использовать унифицированный бланк, а не документ собственной разработки.
Бесплатно заполнить и распечатать форму № Т‑2
В заключение отметим, что правильное оформление личных карточек позволит организациям избежать претензий как со стороны трудинспекции, так и со стороны военных комиссариатов и местных органов власти. При этом форма № Т-2, хотя и дублирует сведения из других документов, может оказаться полезной для работодателя. При правильном ведении личная карточка может стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.
Как заполнить личная карточка работника форма т 2
Унифицированная форма Т-2 является личной карточкой сотрудника общеобразовательной организации. Доступ к заполнению формы имеют администраторы, а также редакторы с доступом к блоку «Люди».
Если сотрудник состоит в нескольких образовательных организациях, в каждой организации личная карточка Т-2 на работника формируется отдельно.
Для заполнения личной карточки необходимо:
- перейти в раздел «Администрирование», нажав на иконку «гаечный ключ» на профиле образовательной организации;
- ввести ФИО сотрудника и нажать кнопку «Найти» в блоке «Люди»;
- для редактирования данных сотрудника нажать на иконку «карандаш» напротив ФИО либо на строку ФИО;
- на открывшейся странице перейти на вкладку «Форма Т-2»;
- на вкладке «Форма Т-2» отразится карточка сотрудника.
Примечание: для экспорта формы Т-2 нужно нажать кнопку «Экспорт».
Для заполнения доступны следующие разделы:
- Общие сведения;
- Сведения о воинском учете;
- Прием и переводы;
- Аттестация;
- Повышение квалификации;
- Профессиональная переподготовка;
- Награды/поощрения;
- Отпуск;
- Социальный льготы;
- Дополнительные сведения.
Раздел «Общие сведения»
Раздел «Общие сведения» содержит восемь блоков.
В первом блоке отображаются основные личные данные работника образовательной организации.
Информация в некоторых пунктах автоматически подтягивается из настроек профиля организации и личных данных сотрудника:
- «Наименование ОО» и «Код по ОКПО» заполняются в разделе «Администрирование» — блок «Настройки» — на вкладке «Доп.сведения».
- «Дата составления» является датой начала членства сотрудника в образовательной организации.
- «Фамилия», «Имя», «Дата рождения», «СНИЛС» и «Страна гражданства» заполняются на вкладке «Личные данные» в профиле работника.
В поле «Алфавит» требуется внести первую букву фамилии сотрудника (можно внести только одну букву).
Второй блок раздела содержит информацию о знаниях иностранного языка.
В карточку можно внести информацию о знании не более двух языков.
В третьем блоке отражается информация об образовании.
Пункт «Образование» заполняется автоматически на основании информации, внесенной на вкладку «Личные данные» в профиле сотрудника.
В четвертом блоке указывается информация о дополнительном и послевузовском профессиональном образовании.
В выпадающем списке могут быть указаны следующие виды послевузовского профессионального образования:
- Аспирантура;
- Адъюнктура;
- Докторантура.
В пятом блоке присутствует возможность заполнения информации о профессии и стаже работы.
В шестой блок вносится информация о семье работника.
В пункте «Состояние в браке » возможно выбрать:
- Никогда не состоял в браке (не состояла в браке);
- Состоит в зарегистрированном браке;
- Состоит в незарегистрированном браке;
- Вдовец (вдова);
- Разведен (разведена);
- Разошелся (разошлась).
В седьмом блоке отображаются данные паспорта, внесенные на вкладку « Личные данные» работника . Отображается только в том случае, если в настройках профиля выбран тип документа « Паспорт гражданина РФ» или «Паспорт иностранного гражданина ».
В восьмом блоке указаны контактные данные пользователя.
Раздел «Сведения о воинском учете»
Раздел заполняется на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву, либо на основании военного билета.
Поля для заполнения пункта «Состоит на воинском учете» по умолчанию заблокированы. Для внесения информации необходимо проставить галочку напротив хотя бы одного из предложенных вариантов.
Раздел «Прием и переводы»
В раздел «Прием и переводы» вносится информация о приеме сотрудника на работу и переводе его на другую должность. Заполняется на основании трудового договора и приказов руководителя о приеме и переводах.
Раздел «Повышение квалификации» и
«Профессиональная переподготовка»
Информация о повышении квалификации и профессиональной подготовке вносится вручную на основании документов, предоставляемых сотрудником при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров.
Раздел «Награды и поощрения»
В раздел «Награды и поощрения» вносятся все виды наград и поощрений работнику. При указании типа награды возможно выбрать один из предложенных типов (звание, награда, медаль РФ, орден) или оставить поле пустым.
Раздел «Отпуск»
В разделе «Отпуск» указывается информация об отпусках сотрудника.
Раздел «Социальные льготы»
В разделе «Социальные льготы» возможно указать виды льгот, на которые сотрудник имеет права.
В разделах «Прием и переводы», «Аттестация», «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка», «Награды/поощрения», «Отпуск», «Социальные льготы» для внесения информации доступно пять одинаковых блоков.
Раздел «Дополнительные сведения»
В поле «Дополнительные сведения о сотруднике» по желанию можно внести дополнительную информацию, не указанную в пунктах выше.
В поле «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» указывается причина увольнения сотрудника.
Пример заполнения Личной карточки работника (Форма N Т-2) (подготовлено экспертами компании «Гарант», октябрь 2019 г.)
Пример заполнения Личной карточки работника
(подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Утв. постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Унифицированная форма N Т-2
Дата состав- ления |
Табельный номер |
Идентификацион- ный номер налогоплатель- щика |
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования |
Алфавит | Характер работы |
Вид работы (основная, по совместите- льству) |
Пол (мужской, женский) |
19.11. 2011 |
218 | 505604062497 | 047-565-089-41 | Б | Постоянно | Основная | М |
Личная карточка работника
I. Общие сведения
2-я страница формы N Т-2
Степень родства (ближайшие родственники) |
Фамилия, имя, отчество | Год рождения |
1 | 2 | 3 |
Жена | Белова Елена Романовна | 1982 |
Сын | Белов Роман Дмитриевич | 2007 |
Дочь | Белова Александра Дмитриевна | 2009 |
II. Сведения о воинском учете
3-я страница формы N Т-2
III. Прием на работу и переводы на другую работу
Дата | Структурное подразделение |
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. |
Основание | Личная подпись владельца трудовой книжки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
19.11. 2011 |
Юридический отдел | Заместитель начальника отдела |
30 000 | Приказ от 19.11.2011 N 17-к |
Белов |
20.08. 2012 |
Юридический отдел | Начальник отдела | 45 000 | Приказ от 20.08.2012 N 25-к |
Белов |
Дата аттестации |
Решение комиссии | Документ (протокол) | Основание | |
номер | дата | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
V. Повышение квалификации
Дата | Вид повышения квалифика- ции |
Наименование образовательного учреждения, место его нахождения |
Документ (удостоверение, свидетельство) |
Основание | |||
начала обучения |
окончания обучения |
наименова- ние |
серия, номер |
дата | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
01.02. 2012 |
25.05.2012 | Краткосроч- ные курсы |
ИПБ РФ г. Москва | Аттестат | N 240467 | 26.05. 2012 |
Приказ N 15 от 30.01. 2012 |
VI. Профессиональная переподготовка
Дата | Специальность (направление, профессия) |
Документ (диплом, свидетельство) | Основание | |||
начала обучения |
окончания обучения |
наименование | номер | дата | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
21.07.2012 | 30.11.2012 | Управление персоналом |
Диплом | КС 121458 | 30.11. 2012 |
Приказ от 14.07.2012 N 112 |
4-я страница формы N Т-2
VII. Награды (поощрения), почетные звания
Наименование награды (поощрения) | Документ | ||
наименование | номер | дата | |
1 | 2 | 3 | 4 |
Почетная грамота ООО «СтройДом» | приказ | 27 | 08.02. 2013 |
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) |
Период работы | Количество календар- ных дней отпуска |
Дата | Основание | ||
с | по | начала | оконча- ния |
|||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Ежегодный | 19.11. 2011 |
19.11. 2012 |
28 | 01.11. 2012 |
28.11. 2012 |
Приказ от 25.10.2012 N 17 |
Отпуск без сох- ранения заработ- ной платы |
19.11. 2012 |
19.11. 2013 |
5 | 01.02. 2013 |
05.02. 2013 |
Приказ от 25.01.2013 N 9 |
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Наименование льготы | Документ | Основание | |
номер | дата выдачи | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Предоставление еже- годного оплачивае- мого отпуска в удобное время |
Удостоверение N 145123 |
25.10.2005 | Закон РФ от 09.06.1993 N 5142-1 «О донорстве кро- ви и ее компо- нентов» |
X. Дополнительные сведения
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Купить документ —> Получить доступ к системе ГАРАНТ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Пример заполнения Личной карточки работника (Форма N Т-2)
Подготовлено экспертами компании «Гарант», октябрь 2019 г.
Заполняем личную карточку работника
Личная карточка работника — это документ, который обобщает сведения о конкретном сотруднике. Ее заполняют при приеме на работу и в дальнейшем, в процессе выполнения трудовых обязанностей вплоть до увольнения служащего.
Для чего нужна форма Т-2
Закон предусматривает два случая, когда необходима личная карточка:
- знакомиться с записями в трудовой книжке;
- вести учет военнообязанных.
Если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносят изменения, их обязательно отражают в личной карточке, а работник ставит подпись.
Как и сколько хранить
Руководитель решает, где хранятся личные карточки по форме Т-2, — документы хранятся в организации на протяжении всего времени работы сотрудника. После увольнения ее требуется хранить еще 75 лет, только по истечении этого срока организация вправе ее уничтожить. Их хранят отдельно от личных дел и кадровых приказов о приеме и увольнении. Необходимо обеспечить безопасное место хранения: посторонние лица не вправе иметь доступ к такой документации.
Как заполнить
Приведем пошаговую инструкцию по заполнению личной карточки Т-2 в 2021 году: В шапке содержатся поля для кодов ОКУД и ОКПО. ОКУД — код самой личной карточки, а ОКПО — код предприятия, базирующийся на статистических данных. В шапке вписывают название предприятия, за ним ставят запятую и вписывают адрес (лучше фактический).
Дальше идет таблица, где заполняют данные:
- Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ.
- Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
- ИНН (можно не приводить).
- СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
- Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
- Характер работы записывают на основе приказа директора. Вот какой бывает характер работы в личной карточке Т-2 — временный или постоянный.
- Пол вписывают буквами М или Ж либо слово целиком.
Шаг 1. Заполняем раздел I
Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:
- Дату рождения вписывают полностью, но записать ее в формате ДД.ММ.ГГГГ не возбраняется.
- Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т. д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
- При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
- Обязательно отражают степень знания иностранного языка в личной карточке — английский, немецкий или иной язык.
- Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил. Затем прописывают профессию.
Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:
- ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением № 413 Госстандарта РФ;
- ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ — 1, двойное — 2, иностранец — 3, нет гражданства — 4);
- ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
- ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.
Необходимо указать состояние в браке в карточке Т-2 — замужем или женат. Ф.И.О. членов семьи вписывают полностью, без сокращений. Если семьи нет, прописывают «в браке не состоит». Ближайшие родственники в этом случае — мать и отец.
Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут, что фактический адрес совпадает с регистрацией. Разрешается продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.
Шаг 2. Заполняем раздел II
Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:
- пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса;
- пункт 3 заполняют без сокращений;
- в пункт 4 записывается полное обозначение — шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак;
- пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются, и их исправляют;
- раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.
Кроме подписи, приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.
Раздел 2 подписывает и сам работник.
Шаг 3. Заполняем раздел III
Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.
Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII
Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.
Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.
Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).
Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст. 191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Разрешено писать с сокращениями, если это не исказит смысл. Вот пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2 в 2021 году:
Шаг 5. Заполняем разделы VII и VIII
В седьмом блоке вносят сведения обо всех наградах и поощрениях, полученных работником.
В восьмой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:
- очередные ежегодные отпуска;
- отпуска без содержания;
- отпуска для ухода за ребенком.
Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.
Шаг 6. Заполняем разделы IX и X
Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:
- сокращение рабочей недели;
- предоставление дополнительного выходного дня;
- оплата проезда до места учебы и т. д.
В разделе X прописывают дополнительные сведения.
Шаг 7. Заполняем раздел XI
Здесь указывают сведения об увольнении служащего. Вся информация соответствует приказу об увольнении. Запись подтверждают подписи уволенного работника и ответственного сотрудника.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести изменения в личную карточку, не нарушив требования главы 14 ТК РФ. Используйте эти инструкции бесплатно.