Как заверить доверенность в отделе кадров
Можно ли заверить доверенность по месту работы
Доверенность, заверенная работодателем, — это документ, позволяющий одному человеку стать представителем другого человека или организации в разных ситуациях: заключать договоры, получать и передавать деньги, защищать интересы в суде. Она действительна лишь до тех пор, пока представитель трудится на предприятии, выдавшем ее. Если он уволится, документ и полномочия утрачивают юридическую силу.
Когда доверенность заверяется по месту работы
Обычно передача полномочий доверенному лицу на совершение определенных операций происходит в нотариальной конторе. Но есть случаи, когда этот документ есть возможность заверить проще и, в отличие от нотариуса, совершенно бесплатно.
Чтобы понять, может ли работодатель заверить доверенность работнику, обратимся к законодательству — такую возможность ему предоставляют п. 2 ст. 53 и п. 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ.
Заверить полномочия вправе:
- нотариус;
- организация, где получает образование или трудится доверитель;
- УК, ТСЖ, жилищный потребкооператив;
- медучреждение, в котором сотрудник проходит лечение;
- воинская часть или военное училище (если работник военнослужащий).
Часто крупные организации доверяют сотрудникам ряд полномочий в различных целях. Менеджерам по маркетингу — для проведения конференций и других мероприятий от имени компании. Юристам — для решения вопросов фирмы в судебных инстанциях, экономистам и менеджерам по продаже — для заключения контрактов, различных сделок, ведения переговоров с деловыми партнерами с правом подписи от имени работодателя.
Оформить документ по месту работы получится в следующих ситуациях:
- получение пенсий, зарплаты, премий, стипендий, пособий (связанных с трудовыми отношениями);
- вознаграждение авторов и изобретателей;
- проведение различных деловых мероприятий;
- решать вопросы в судебных инстанциях и др.
Как оформить доверенность, заверенную работодателем
Чтобы оформить ее, не обязательно присутствие обеих сторон. Главным условием является желание доверителя. По закону он вправе самостоятельно письменно передать полномочия представителю. Но позже у последнего есть возможность отказаться.
Есть определенные особенности заверения доверенности по месту работы:
- она составляется бесплатно;
- оформляется письменно в свободной форме в двух экземплярах;
- доверитель обязан быть официальным сотрудником предприятия (для бывших работников заверять документ нельзя);
- в ней потребуется подпись доверителя;
- подписывает ее любое должностное лицо с правом подписи (директор, его заместитель, главный бухгалтер, начальник кадровой службы и др.).
Причем автограф руководителя компании не обязателен. Чаще всего это требуется в судебных инстанциях, но в законодательстве это не указано.
К содержанию нет четких требований, но есть обязательные пункты. Изготовить бумагу следует на официальном бланке фирмы, на котором указаны реквизиты (ИНН, КПП). Если этих данных нет, необходимо заполнить их вручную. Все действия представителя, которые на него возложены, необходимо перечислить четко и подробно, исключая двусмысленность. Тогда в будущем разночтений не появится. Укажите вид документа — разовая, специальная на определенное время, генеральная.
В содержании необходимо отметить:
- сверху — где составлена бумага (населенный пункт) и дату (полностью прописью);
- кто доверитель и представитель: Ф.И.О., должность, данные документа, удостоверяющего личность, место регистрации;
- какие действия обязан выполнять представитель (ст. 182, 185 ГК РФ);
- до какого срока действителен документ;
- подпись доверителя;
- подпись уполномоченного лица компании (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ);
- печать предприятия.
Отмечать срок, на который предоставляется бумага, не обязательно. Но тогда она действует только в течение года. Если необходим длительный период, то его следует прописать. Если есть необходимость в передоверии полномочий, то отметьте этот факт. Иначе полномочия вправе выполнять только тот, на кого бумагу оформили изначально.
Образец
Обратите внимание на шаблон разового удостоверения доверенности по месту работы для получения денег.
| г. Москва | Пятнадцатое апреля две тысячи двадцать первого года |
Я, Ф.И.О., дата рождения, паспорт серии ____ № ______, выдан _________________, зарегистрирован по адресу ____________ , настоящей доверенностью уполномочиваю Ф.И.О., дата рождения, паспорт серии ____ № ______ выдан _________________, зарегистрирован по адресу ______________, получить мою зарплату за апрель 2021 года в ООО ________ по адресу: _________, от моего имени с правом ставить за меня подпись и выполнять другие действия, связанные с этим поручением. Доверенность действительна один месяц без права передоверия.
Доверитель: Сидоров Сидоров Семен Семенович
Настоящая доверенность и подпись Сидорова Семена Семеновича, водителя ООО _______, удостоверяется по месту работы в соответствии с ч. 2 ст. 53 Гражданского процессуального кодекса РФ.
Начальник отдела кадров ООО ______ Иванов Иванов И. И.
Ознакомьтесь с образцом документа для представления интересов предприятия в судебной инстанции.
Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде
Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
– выписки из трудовой книжки;
– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.
В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?
Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.
Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).
Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?
В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.
Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.
Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:
– заявление, написанное работником;
Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.
Директору ООО «Ромашка»
от менеджера Т. Д. Красновой
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
– копию приказа о переводе на должность менеджера;
– копию трудового договора.
Как правильно заверить копии документов для работника?
Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 [1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Копии документов выдаются на бланках организаций.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).
ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
Приведем пример.
Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко
Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 [3] . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).
Кто может заверять копии?
Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.
Как заверять копию документа на нескольких листах?
Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).
Оформление выписки
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Секретарь Белова О. Е. Белова
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
из трудовой книжки серии XХ № 211111
ВС разъяснил нюансы выдачи доверенности на представление интересов ИП в гражданском процессе
9 февраля Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда РФ вынесла Определение по делу № 1-КГ20-13-К6 о взыскании ущерба от ДТП в пользу ИП по иску, подписанному юристом на основе доверенности, выданной предпринимателем-истцом.
Предприниматель Амур Сабирзянов обратился в суд с иском к Ралифу Фаттахову о взыскании 145 тыс. руб. за причиненный в результате ДТП ущерб автомобилю третьего лица, которое уступило ему право требования возмещения убытков. Суд оставил исковое заявление без рассмотрения, сославшись на то, что оно было подписано представителем истца – юристом Станиславом Ивановым, действующим на основе доверенности от 25 июля 2019 г., выданной и заверенной самим предпринимателем. Первая инстанция сочла, что иск подписан лицом, полномочия которого не удостоверены надлежащим образом, поскольку доверенность была выдана от имени ИП Амура Сабирзянова и им же удостоверена, что противоречит ч. 2 ст. 53 ГПК РФ и ст. 185 ГК РФ.
Апелляция отменила решение первой судебной инстанции, вернув ей дело для рассмотрения по существу. Как пояснила вторая инстанция, в выданной истцом 16 ноября 2018 г. нотариальной доверенности на имя Станислава Иванова отмечалось, что последний имеет право быть представителем с правом осуществления процессуальных действий (в том числе обладает правом на подписание иска и предъявление его в суд). Эта доверенность была выдана сроком на один год и действовала на момент подачи иска в суд.
Тем не менее Судебная коллегия по гражданским делам Шестого кассационного суда общей юрисдикции отменила апелляционное определение, оставив в силе решение первой инстанции. При этом кассационный суд исходил из того, что смысл удостоверения подписи доверителя состоит в подтверждении третьим лицом факта выполнения подписи на доверенности именно этим, а не каким-либо иным лицом, тем самым удостоверение подписи доверителя им же самим противоречит смыслу ст. 185 ГК РФ и ч. 2 ст. 53 ГПК РФ.
Кассация добавила, что лицо, выдавшее доверенность, не может одновременно удостоверить верность своей же подписи, поскольку такое удостоверение не может гарантировать третьим лицам, которым впоследствии предъявляется доверенность, достоверность подписи доверителя. Следовательно, выданная предпринимателем от своего имени доверенность не может быть признана удостоверенной надлежащим образом, а потому иск подан лицом, полномочия которого на совершение такого процессуального действия надлежаще не подтверждены. Кроме того, суд кассационной инстанции указал, что нотариальная доверенность от 16 ноября 2018 г. была приложена только к частной жалобе на определение суда первой инстанции, а не к иску.
Предприниматель обратился с кассационной жалобой в Верховный Суд, который посчитал ее обоснованной. Судебная коллегия по гражданским делам ВС пояснила, что ст. 53 ГПК РФ не устанавливает специальных правил удостоверения доверенностей, выдаваемых предпринимателями. В то же время ч. 6 ст. 61 АПК РФ предусмотрено, что доверенность от имени ИП должна быть им подписана и скреплена его печатью или может быть удостоверена в соответствии с ч. 7 этой статьи. Аналогичное правило содержится в ч. 7 ст. 57 КАС РФ.
«Выданная ИП Амуром Сабирзяновым на имя Иванова С.В. доверенность от 25 июля 2019 г. подписана истцом и скреплена его печатью. Таким образом, в связи с отсутствием в ГПК РФ нормы, регулирующей правила удостоверения доверенностей, выдаваемых индивидуальными предпринимателями, суду кассационной инстанции необходимо было применить в данном случае аналогию закона, чего сделано не было, а потому кассационное определение подлежит отмене. Кроме того, определение суда кассационной инстанции вынесено в незаконном составе, что является безусловным основанием для его отмены в силу п. 1 ч. 4 ст. 379.7 ГПК РФ», – отмечено в определении ВС РФ.
Как пояснила высшая судебная инстанция, кассационные жалобы на вступившие в законную силу определения районных судов и вынесенные по результатам их обжалования определения рассматриваются в суде кассационной инстанции судьей единолично. Между тем определение Судебной коллегии по гражданским делам Шестого кассационного суда общей юрисдикции было вынесено в составе трех судей. Таким образом, ВС РФ отменил определение кассационного суда и вернул ему дело на новое рассмотрение.
В комментарии «АГ» Станислав Иванов отметил, что определением ВС РФ формируется единообразный подход к оформлению полномочий судебных представителей в судах общей юрисдикции, поскольку до этого времени в практике региональных судов (в том числе и в судах Республики Татарстан) придерживались иной точки зрения, что создавало определенные препятствия в доступе к правосудию. «Также следует отметить, что нотариальная форма доверенности влекла дополнительные затраты индивидуальных предпринимателей при ее оформлении», – подчеркнул он.
По мнению юриста, суды нередко оставляли без рассмотрения и возвращали исковые заявления как поданные неуполномоченными лицами вследствие несоблюдения формы доверенности. «Все это, безусловно, повлекло увеличение сроков рассмотрения дела, волокиту при рассмотрении гражданских дел и отказ в судебной защите нарушенных прав и законных интересов. Более того, многие предприниматели вообще лишились возможности защиты своих прав вследствие истечения срока исковой давности из-за “ненадлежащего” оформления доверенности. Верховный Суд РФ фактически разрешил давнюю проблему разных подходов к оформлению доверенности от имени ИП в арбитражных судах и судах общей юрисдикции и фактически устранил пробел в законодательстве, который не был разрешен при внесении последних изменений в ГПК РФ», – резюмировал Станислав Иванов.
Адвокат АБ «ЮГ» Сергей Радченко назвал определение ВС законным и обоснованным: «В ГПК действительно нет нормы о том, как индивидуальные предприниматели должны выдавать доверенности. Есть нормы только для обычных граждан и для юридических лиц».
Он отметил, исходя из личного опыта, что на практике ИП своим представителям в судах общей юрисдикции в 100% случаев выдают нотариальные доверенности. «В гражданском праве вопрос решился бы просто: к деятельности ИП применяются правила, регулирующие деятельность юридических лиц (ст. 23 ГК РФ). Тонкость, однако, в том, что правила о выдаче доверенностей для участия в суде – это не гражданские отношения, а процессуальные, на них ГК не распространяется. Поэтому ВС РФ совершенно верно применил аналогию АПК и КАС о выдаче доверенностей предпринимателями и признал, что для выдачи доверенности в суде общей юрисдикции ИП достаточно подписать ее и поставить печать», – отметил он.
Эксперт также обратил внимание на курьезный момент в рассматриваемом деле: «ВС РФ отменил кассационное определение также потому, что оно было вынесено незаконным составом суда: жалобу должен был рассматривать судья единолично, а рассмотрел состав из трех судей. Уникально редкий в судебной практике казус. Видимо, двум “лишним” судьям было нечего делать, и они решили вместе со своим коллегой рассмотреть жалобу “на троих”».
Адвокат АП г. Москвы Олег Лисаев считает, что в рассматриваемом случае можно было применить и ч. 2 ст. 53 ГПК РФ: доверенности, выдаваемые гражданами, могут быть удостоверены в нотариальном порядке либо организацией, в которой работает или учится доверитель. «ИП относится к категории самозанятого населения, то есть он работает у ИП, а следовательно, как работодатель может заверить доверенность, тоже по аналогии права. Думаю, что выводы ВС РФ по данному делу окажут положительное влияние на судебную практику. Высший суд страны еще раз указал, чтобы судьи неформально относились к рассмотрению споров и в случае отсутствия закона, регулирующего отношения, смело применяли закон, регулирующий сходные отношения (аналогию права). Кроме того, у ИП появилась возможность сэкономить время и деньги. Теперь им не нужно обращаться к нотариусу для оформления доверенности», –подчеркнул Олег Лисаев.
Доверенность на получение зарплаты
Работники предприятий и организаций не всегда могут лично получить заработную плату. В таких случаях на помощь приходит составление специальной доверенности.
Роль доверенности
Любой труд должен оплачиваться, при этом работающий может получать оплату либо лично в бухгалтерии компании, либо путем перевода заработка на персональную зарплатную карту. Второй вариант в последнее время пользуется наибольшим распространением. Связано это с его удобством: он не требует лишних хлопот со стороны работника, все происходит автоматически.
Однако иногда, по каким-либо причинам, такие способы выплаты заработной платы оказываются невозможны. Для подобных случаев закон предусмотрел возможность получения зарплаты через доверенное лицо, предъявляющее письменную доверенность.
Когда чаще всего нужен документ
Случаи, в которых работники прибегают к составлению доверенностей на получение зарплаты довольно типичны:
- отъезды в длительные командировки,
- нахождение на больничном листе в стационаре,
- отсутствие желания встречаться с работодателем после увольнения и т.п.
Имеет ли право работодатель отказать в получении зарплаты по доверенности
По закону, если доверенность составлена по всем правилам, завизирована у нотариуса и предъявлена в срок, работодатель не имеет права отказать в выдаче зарплаты ее предъявителю.
Единственное условие: одновременно с доверенностью представитель работника должен предоставить кассиру и своей паспорт (или иной документ, удостоверяющий его личность).
При проверке доверенности представитель работодателя должен сверить все данные из нее со сведениями из паспорта доверенного лица самым тщательным образом. Также следует обратить пристальное внимание на подпись самого доверителя: она должна быть удостоверена руководителем кадровой службы или иным работником предприятия, в распоряжении которого есть документ, позволяющий сличить подписи.
Хорошо, если перед тем, как отправить своего представителя за зарплатой, работник предприятия найдет возможность предупредить работодателя о том, что не сможет лично получить заработанные деньги. Это позволит избежать недопонимания и ненужных подозрений.
На кого можно составить доверенность на получение заработной платы
Доверенность можно оформить на любого дееспособного человека, достигшего совершеннолетнего возраста и имеющего паспорт гражданина РФ. Это может быть родственник, коллега по работе или любой другой близкий человек, которому доверитель с уверенностью может поручить получение заработанных денег.
С того момента, как деньги будут выданы предъявителю доверенности, ответственность за сохранность денежных средств, вплоть до передачи их доверителю, переходит на него.
Следует отметить, что некоторые доверенности можно составлять с правом передоверия (только они должны обязательно удостоверяться у нотариуса), но в отношении этого вида документа лучше не прибегать к праву передоверия.
Как удостоверить доверенность
Документ можно заверить разными способами. Первый и наиболее распространенный: поставить печать и подпись о действительности бланка в ближайшей нотариальной конторе. Также доверенность можно оформить по месту учебы либо работы, или в стационаре лечебного учреждения, в случаях нахождения работника на больничном листе.
Сколько действует документ
Срок действия доверенности может устанавливаться индивидуально: на какую-то конкретную дату или промежуток времени.
Если в документе не указан этот период, то доверенность будет считаться действительной в течение одного года с момента ее создания.
Основные правила при составлении доверенности
На сегодняшний день не существует единственно верного, унифицированного шаблона доверенности, так что работники предприятий и организаций могут писать ее в произвольном виде. Единственное, что необходимо учитывать обязательно: чтобы структура доверенности соответствовала нормам написания подобного рода бумаг с точки зрения делопроизводства и правилам русского языка.
Кроме того, существует ряд требований, которым документ должен отвечать в плане содержания. В нем следует прописывать:
- личные сведения о работнике: его должность, фамилию-имя-отчество, наименование, адрес организации и структурного подразделения, в котором он трудится, а также паспортные данные (серию, номер, место и дату выдачи);
- информацию о доверенном лице: его ФИО, опять же паспортные данные и дату оформлении документа (без нее он не приобретет законной силы);
- период, в течение которого доверенность будет считаться действительной;
- полный и максимально подробный перечень всех прав и полномочий представителя доверителя, включая получение заработной платы и право подписи ведомостей и пр. платежных документов. Если известна сумма, которую надлежит получить представителю доверителя, ее необходимо указать в документе цифрами и прописью.
В тексте доверенности недопустимы никакие неточности и ошибки. Если таковые все же при составлении документа произойдут, их не надо исправлять, следует оформить новый бланк. Сокращать слова и вписывать аббревиатуры в тексте документа также нельзя.
Документ составляется в единственном экземпляре и после предъявления в кассу организации, кассир должен поставить в расчётно-платёжной ведомости отметку о том, что заработная плата выдана по доверенности.
На что обратить внимание при оформлении доверенности
Для оформления доверенности также нет никаких строгих критериев: ее можно писать в рукописном виде (шариковой ручкой, но ни в коем случае не карандашом) или печатать на компьютере.
Важно соблюсти только одно условие: она должна содержать две подписи — доверителя, а также лица, удостоверяющего его автограф (нотариуса или, к примеру, работника отдела кадров предприятия). При этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных любым способом, при составлении доверенности не допускается.
Ответ недели: доверенность сотруднику организации
Кто может заверять копии доверенностей?
Может ли это делать юрисконсульт организации?
Нужна ли ему на это доверенность? Если да, то по какой форме? (пример, форма доверенности, образец)
Сообщаю Вам следующее:
Заверить копию может руководитель организации или лицо, имеющее такое право по доверенности или в соответствии с локальным актом организации.
При этом, следует иметь ввиду, что доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
Следует обратить внимание на то, о какой доверенности идет речь, для представления каких полномочий и в каких органах выдана доверенность, для каких целей предоставляется копия доверенности. Копию необходимо заверить надлежащим образом, только тогда она будет иметь юридическую силу.
Документы КонсультантПлюс для ознакомления:
- Заверение доверенностей и их копий
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Практически все организации сталкиваются с необходимостью заверения доверенностей. При этом необходимо бывает:
заверить доверенность, выдаваемую руководителем организации своему сотруднику на представление интересов организации перед третьими лицами;
заверить доверенность третьего лица перед иными третьими лицами (в случаях, предусмотренных п. 3 ст. 185.1 ГК РФ, п. 2 ст. 53 ГПК РФ);
заверить доверенность третьего лица (доверителя) представителю перед самой организацией (как это позволяет сделать п. 3 ст. 185 ГК РФ).
Следует отметить, что случаев наличия правомочия у руководителя организации на заверение вышеназванных видов доверенностей не так много. В случае заверения руководителем организации доверенности при отсутствии на то полномочий в силу закона такая доверенность будет считаться недействительной. Поэтому для удостоверения наличия у руководителя организации права на заверение доверенностей, предусмотренных п. п. 2 и 3 вышеприведенного перечня, необходимо будет либо получение консультации у штатного юриста организации либо самостоятельное более глубокое изучение данного вопроса.
Помните! Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
Без привлечения к процессу заверения доверенности юридической службы организации возможна процедура заверения доверенности, выдаваемой руководителем организации своему сотруднику на представление интересов организации перед третьими лицами, на выполнение определенных действий, поручений. В соответствии с п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Оформление реквизитов такой доверенности не вызывает особых вопросов (см. образец N 4).
Требования к копии документа (Инструкция по делопроизводству в Минфине России, утвержденная Приказом Минфина России от 01.12.2016 N 556, далее — Инструкция Минфина):
— копия документа должна полностью воспроизводить его оригинал;
— данные копии должны быть четкими, легко читаемыми;
— текст копии располагается на листе без оборота, то есть копия документа выполняется только на одной стороне листа;
— масштаб копии соответствует масштабу оригинала. Не допускается уменьшение масштаба копии.
Обратите внимание! Копию необходимо заверить надлежащим образом, только тогда она будет иметь юридическую силу (ст. 62 ТК РФ). Заверить копию может руководитель организации или лицо, имеющее такое право по доверенности или в соответствии с локальным актом организации.
Кто вправе заверять копии?
Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.
Верность копий подлинникам документов могут свидетельствовать:
— руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности;
— иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности;
— иное лицо, которому такое право предоставлено локальным актом организации. Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010)..
Как заверить копии документов для налоговой инспекции (для бюджетной организации)
Копии документов, представляемые на бумаге, заверяются подписью руководителя (лица, уполномоченного доверенностью) (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
При оформлении таких копий нужно следовать требованиям Приложения N 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@:
- листы документов необходимо объединить в тома (части). Каждый том прошивается отдельно. Он не должен содержать более 150 листов;
- один многостраничный документ объемом свыше 150 листов формируется в виде одного тома;
- листы прошиваемого тома нужно пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация каждого тома начинается заново с цифры «1»;
- после прошивки тома концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На место узла наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью;
- заверительная надпись должна содержать: фамилию, инициалы и должность лица, заверяющего прошивку, его личную подпись, количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату заверения. Личная подпись должна частично заходить на бумажную наклейку.
Не нужно заверять каждую копию документа или его страницу, включенную в прошивку. В Приложении N 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@ такого требования не содержится.
Ответ подготовил Консультант
Четвертных Светлана Юрьевна
