Запрос в институт о подтверждении обучения

Вы получили дополнительное профессиональное образование. Как мир узнает об этом?

В России есть единственный официальный реестр, где хранится информация о дипломах по всем профессиям — это ФРДО. Расскажем, как в него попадают данные, кто их видит. Поясним, почему пока нельзя найти в этом реестре сведения о дипломах о профпереподготовке и удостоверениях о повышении квалификации

Что такое ФРДО и в чем его польза?

ФРДО — Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении. Этот реестр формирует и ведет Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки на основании законов:

• ч. 9, 10 ст. 98, п. 2 ч. 15 ст. 107 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ от 26.08.2013 № 729 «О федеральной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении».

Федеральный реестр создали в 2013 году, чтобы:

• ликвидировать оборот поддельных документов государственного образца об образовании;
• обеспечить ведомства и работодателей достоверной информацией о квалификации претендентов на трудоустройство;
• сократить число нарушений и коррупции в образовательных учреждениях;
• повысить качество образования за счет обеспечения общественности достоверной информацией о выпускниках.

Так сказано на официальном сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки.

Проще говоря, ФРДО — это единственный официальный реестр, где хранится информация о выданных дипломах. И теперь каждый желающий может бесплатно проверить подлинность диплома и выявить подделку.

В ФРДО вы можете проверить на подлинность свой диплом о среднем профессиональном и высшем образовании, а также сертификат о владении русским языком:

Изменения в отношении документов о дополнительном профессиональном образовании

С 1 января 2019 года лицензированные учебные центры обязаны передавать в ФРДО данные о слушателях, которые получили дополнительное профессиональное образование (ч. 9 и 10 ст. 98, п. 2 ч. 15 ст. 107 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Постановление Правительства РФ от 26.08.2013 № 729).

К дополнительному профессиональному образованию относят курсы повышения квалификации и профпереподготовки.

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки собирает эту информацию и хранит на защищенных серверах ФИС ФРДО. Но открытого доступа к этой информации нет, поэтому проверить диплом, полученный на курсах, пока нельзя. Эта возможность находится в разработке.

Как только ФРДО доработает сайт, можно будет проверять на подлинность дипломы по программам дополнительного профессионального образования, а не только дипломы о высшем или среднем профобразовании. Следите за новостями на сайте Контур.Школы.

Пример, как данные попадают в ФРДО и что с ними происходит дальше

1. Виктория Солнышкина прошла онлайн-обучение по программе профессиональной переподготовки «Главный бухгалтер организации бюджетной сферы» в Контур.Школе и 1 октября 2019 года получила диплом о профпереподготовке.
2. Данные о дипломе Виктории Солнышкиной Контур.Школа незамедлительно передала в ФРДО. Потому что Контур.Школа — лицензированный учебный центр (лицензия на образовательную деятельность № 036652 от 13.10.2015 г.), подключена к ФРДО и, исполняя требования закона, передает в реестр сведения о выданных документах. Информационное письмо о том, что Контур.Школа передает данные в ФРДО.
3. ФРДО будет хранить данные о дипломе Виктории Солнышкиной на защищенных серверах. А позже, когда функция доступа к данным заработает, Виктория или ее работодатель смогут самостоятельно найти диплом в ФРДО и убедиться в его подлинности.
4. Виктория устраивается в новую компанию, и ее потенциальный работодатель хочет удостовериться, что диплом о профпереподготовке подлинный, но реестр пока не доступен. Что делать? HR-менеджер подумал и сделал запрос в Контур.Школу. Мы отправили подтверждение, что такой диплом выдавали.

Все оказалось в порядке. И теперь в учреждении трудится новый главбух Солнышкина.

Кому и зачем интересно проверить дипломы с курсов?

• Работникам, прошедшим обучение по программам дополнительного профессионального образования, — чтобы удостовериться, что диплом, полученный «потом и кровью», действительно имеет силу и включен в официальный реестр ФРДО.
• Работодателям, кадровикам — чтобы проверить подлинность дипломов соискателей и быть уверенными в их квалификации.

Какие еще реестры существуют. Можно им доверять?

Существуют ли официальные реестры по профессиям?

Нет, не существует, например, официального единого федерального реестра аттестованных бухгалтеров. Нет отдельного официального реестра кадровых специалистов или специалистов по закупкам или по охране труда. Для всех профессий в России существует единый официальный реестр данных о выданных документах об образовании и/или квалификации (ФРДО). О нем мы рассказали в этой статье.

Тогда откуда берутся другие реестры, помимо ФРДО?

Учебные центры могут вести свои внутренние реестры слушателей курсов и выданных документов. Например, Контур.Школа ведет такой реестр. На его основании мы отвечаем на официальные запросы о подтверждении легальности выданных документов и выдаем дубликаты дипломов и удостоверений. Этого реестра нет в общем доступе.

Другие учебные центры также ведут свои реестры, некоторые из них опубликованы в общем доступе. Например, НОЧУ ОДПО «Актион-МЦФЭР» ведет реестр действующих Аттестатов Главбуха, Институт профессиональных бухгалтеров России ведет свой реестр аттестованных профбухгалтеров.

Ни один из этих реестров не имеет официального общероссийского статуса. Это как гимн России: для чемпионов звучит официальная версия, хотя спеть может каждый.

Как проходит подтверждение иностранного диплома в России

Подтверждение диплома иностранного государства в России – важный вопрос для граждан, приехавших в РФ для устройства на работу. Все бумаги об образовании, полученные за границей, необходимо в обязательном порядке подтвердить, прежде чем предъявлять при трудоустройстве.

Рассмотрим, каким образом проходит процедура признания и куда необходимо подавать заявку.

Что такое подтверждение иностранного диплома

Подтверждение диплома в России (нострификация) – процедура признания образовательных бумаг, которые выданы в иностранных государствах, анализ их соответствия российским нормам.

Основания для признания иностранного образования в РФ

Различают два вида нострификации:

академическая, предполагающая продолжение процесса обучения в России на том же уровне;

профессиональная, дающая возможность на осуществление трудовой деятельности в РФ.

Между Россией и зарубежными странами производится заключение договоров, позволяющих вести сотрудничество по процедурам подтверждения. Они упрощают процессы нострификации и приводят документацию к единым стандартам.

Зачем нужно подтверждение (нострификация) диплома

Иногда путают понятия нострификации, легализации и апостиля. Легализацией является подтверждение подлинности бумаги, когда происходит ее заверение в консульстве. Если требуется признание удостоверения, на нем проставляют апостиль.

Апостиль свидетельствует о том, что подпись подлинная. Штамп ставят на оригинале, в Министерстве образования, сотрудниками службы подтверждения бумаг по образованию.

Легализация и апостилирование — процедуры, признающие действительность бумаг, а во время нострификации производят анализ полученных за границей знаний на соответствие нормам РФ.

Дипломы каких стран признаются в России

Иногда признание в России диплома не требуется. Правительством РФ принят список образовательных учреждений, которые признаются в РФ без подтверждения. В нем около 20 стран и 200 университетов, большинство из них принадлежит к США и Великобритании.

Полный список учреждений, признаваемых в РФ, имеется на веб-сайте кабинета министров.

Официальный сайт Главэкспертцентра по подтверждению дипломов

Работу по признанию дипломов ведет Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор). Также служба по надзору в сфере образования работает над аттестацией научных сотрудников вузов.

Национальный центр «Государственный центр оценки образования» (НИЦ «Главэкспертцентр») — звено, выполняющее этапы осуществления нострификации. Сюда подаются требующиеся бумаги для подтверждения образовательных свидетельств, полученных за рубежом.

Как подтвердить диплом через НИЦ Главэкспертцентра

Для подтверждения диплома об образовании в России необходимо:

Оформить заявку – на бумажном варианте или в электронном формате.

Подготовить документацию. Есть обязательный перечень, но если предоставить дополнительные бумаги, период оформления заключения сокращается.

Подать заявку и приложения. Бумаги передаются лично, с помощью законного представителя с доверенностью или отправляются почтой.

Оплатить госпошлину (6 500 руб.). Квитанцию выдают при сдаче документов или отправляют почтой. Оплатить ее необходимо до того, как выдано свидетельство об эквивалентности.

В среднем решение по заявке принимается за 38 календарных дней. При подтверждении зарубежного свидетельства на территории РФ Рособрнадзор оформляет свидетельство о признании эквивалентности образовательного документа. Его получают непосредственно в Главэкспертцентре. Получить данный документ может заявитель (представитель по доверенности), почтовым отправлением или лично. При выдаче лично в руки требуется предъявить паспорт.

При оформлении заявки в электронном формате и выдаче свидетельства при обращении лично – требуется предъявление паспорта и документа, который требуется признать.

Перечень необходимых для признания документов

Для осуществления процедуры предъявляются:

Документ, удостоверяющий личность. При сведениях, написанных в нем на отличном от русского языке, прилагается перевод. В ситуации предъявления дубликата с русскоязычной информацией – сдается обычная копия. При предъявлении документов представителем, требуется также его паспорт.

Бумага, свидетельствующая о полученном образовании. Прилагается нотариально заверенный перевод при предъявлении признаваемых бумаг на языке, отличном от русского. Если есть русскоязычное дублирование сведений документа и оттиска печати – предъявляется копия.

При наличии, приложение к удостоверению. Стоит проверить, что номера приложения и документа об образовании соответствуют. Возможно предъявление архивной справки или прочих бумаг, позволяющих соотнести зарубежные знания с образованием в Российской Федерации. В архивной справке обязательно указываются: дата окончания и поступления; реквизиты удостоверения; специальность; номер лицензии учреждения, выдающего свидетельство. При отсутствии данных направляются запросы в страну выдачи, а срок рассмотрения увеличивается до 90 дней.

Доверенность, когда бумаги предоставляет представитель.

При наличии, бумага о изменении фамилии. Предоставляется свидетельство о браке (копия, удостоверенная нотариусом, или оригинал и обычная копия), когда в документах прописана фамилия до брака. При содержании в документе информации не на русском языке, предъявляется перевод, заверенный нотариусом.

Для работы на танкерах требуется танкерное подтверждение к документу об образовании.

При большем количестве предоставленных бумаг, время рассмотрения и принятия решения сокращается. В качестве дополнительного документа рекомендуется предъявить предыдущие образовательные бумаги (школьный аттестат, корочки колледжа, диплом бакалавра, диплом магистра и т. д.).

Инструкция по подаче заявления в Главэкспертцентр

Непосредственно саму организацию.

Почтовым отправлением. С территории Российской Федерации бумаги отсылаются по адресу: г. Москва, ул. Орджоникидзе, 11/9, 115419 ФГБНУ «Главэкспретцентр»; из прочих государств: Ordjonikidze str., 11/9, Glavexpertcentr, Moscow, Russia, 115419.

В электронном формате на сайте «Главэкспертцентра».

Отслеживание статуса заявления и получение результатов

По номеру заявки на электронной странице «Главэкспертцентра» (http://uslugi.glavex.ru) есть возможность отследить процесс прохождения этапов. Также статус можно проверить, используя личный кабинет.

При состоянии заявки «Готов к выдаче или отправке», стоит позвонить в отдел дистанционного обслуживания для получения информации о дальнейших действиях.

Нострификация в особых случаях

Особенности подтверждения украинского диплома в России

Россия и Украина заключила несколько договоров, подтверждающих образовательные документы, научные звания и ученые степени. Не требуется подтверждать украинские (как и казахстанские) документы.

Под действие соглашения не попадают образовательные бумаги, полученные студентами с 16.05.1992 по 26.05.2000 г.

Подтверждение медицинского диплома (врача, медсестры, фармацевта)

Подтверждение медицинского диплома в России позволит найти работу по специальности. Для подтверждения диплома медсестры или врача необходимо обращаться в Росздравнадзор.

бумаги, содержащие информацию о замене фамилии (если применимо);

документ, подтверждающий полученное образование с приложением (оригинал и копия документа);

документы, свидетельствующие о наличии трудового стажа (трудовая книжка и другие);

Все приложения предоставляются с русскоязычным переводом.

почтой: Славянская площадь, 4/1, Москва, 109074;

заявителем лично либо лицом по доверенности;

с помощью портала государственных услуг, с дальнейшей передачей копий, удостоверенных нотариусом.

После подачи заявки и необходимых документов, Росздравнадзор принимает решение в течение месяца. Ответ высылается тому, кто претендует на подтверждение диплома врача общей практики или фельдшера, по прописанному в заявке адресу.

Также принимается решение о необходимости сдачи заявителем дополнительных экзаменов. Для восстановления диплома медсестры после длительного перерыва необходимо пройти дополнительное обучение и сдать экзамены. После прохождения экзамена Росздравнадзор выдает претенденту сертификат.

Признание документов о квалификации

По законодательству, признание документов о квалификации — предоставление официальных прав. Статья 107 Закона № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» регулирует этапы признания специальности.

В статье 103 закона имеется список образовательных учреждений, находящихся за границей, принятый Правительством Российской Федерации. Если квалификация присвоена организацией из этого списка, то на территории РФ проходить подтверждение не надо.

Как подтвердить диплом, если институт ликвидирован

Для подтверждения подлинности полученного диплома института, который ликвидирован, необходимо собрать максимум информации. Возможно предоставить копии бумаг, выданных при поступлении — договора о получении образования, если обучение производилось на контрактной основе, расписок или показаний сокурсников, которые могут выступать как свидетели.

Сделайте запрос в государственный архив, который выдаст официальные данные о ранее существовавшем заведении.

Какие дипломы не нуждаются в подтверждении

Каждый год Рособрнадзор представляет перечень стран, имеющих с РФ договоренности о взаимном признании документов об образовании. Не требуют прохождения процесса признания бумаги, выданные из приведенного перечня стран.

Подпадают под действие договоров дипломы, выданные в Румынии, Казахстане, Узбекистане и т. д.

Для образовательных бумаг, полученных в СССР до 15.05.1992 г., отсутствует необходимость в прохождении этапов признания.

Нормативные документы, регулирующие подтверждение образования

В России признание иностранного образования производится на основе:

Приказа Министерства образования и науки «О порядке признания и установления эквивалентности документов иностранных государств об образовании».

Закона «О высшем образовании».

Лиссабонской конвенции 1997 г.

Европейской конвенции об эквивалентности дипломов.

Этапы признания диплома — достаточно сложная процедура. Для прохождения требуется заполнение и подготовка документации. В РФ государство регулирует вопросы, касающиеся подтверждения документов, посредством изменения и принятия законодательных актов, направленных на упрощение процесса.

Приложение N 2. Формы заявлений для физических лиц (о подтверждении обучения, о подтверждении стажа работы, о заработной плате и других архивных сведениях)

Информация об изменениях:

Постановлением Министерства общего и профессионального образования Ростовской области от 10 октября 2016 г. N 4 настоящее приложение изложено в новой редакции

Приложение N 2
к Регламенту
(с изменениями от 25 декабря 2015 г.,
10 октября 2016 г.)

Форма заявления
для физических лиц (о подтверждении обучения)

Министру общего и профессионального

образования Ростовской области

Документ, удостоверяющий личность:

(наименование, серия, N)

(кем выдан, дата выдачи, код подразделения)

(почтовый индекс, адрес фактического проживания)

Прошу выдать архивную справку о подтверждении обучения в

(указать наименование учреждения)

Смена фамилии (имени, отчества) с

Способ получения справки: в минобразовании Ростовской области, почтой,

в МФЦ (нужное подчеркнуть) , иной способ

1. Ксерокопия паспорта (стр. 2, 3, 5) или другого документа,

удостоверяющего личность, на

2. Ксерокопия документа(ов) об изменении фамилии (имени, отчества)

(в случае их изменения) на

Форма заявления
для физических лиц (о подтверждении стажа работы)

Министру общего и профессионального

образования Ростовской области

Документ, удостоверяющий личность:

(наименование, серия, N)

(кем выдан, дата выдачи, код подразделения)

(почтовый индекс, адрес фактического проживания)

Прошу выдать архивную справку о подтверждении стажа за период работы

(указать наименование учреждения)

Смена фамилии (имени, отчества) с

Способ получения справки: в минобразовании Ростовской области, почтой,

в МФЦ (нужное подчеркнуть) , иной способ

1. Ксерокопия паспорта (стр. 2, 3, 5) или другого документа,

удостоверяющего личность, на

2. Ксерокопия документа(ов) об изменении фамилии (имени, отчества)

(в случае их изменения) на

Форма заявления
для физических лиц (о заработной плате)

Министру общего и профессионального

образования Ростовской области

Документ, удостоверяющий личность:

(наименование, серия, N)

(кем выдан, дата выдачи, код подразделения)

(почтовый индекс, адрес фактического проживания)

Прошу выдать архивную справку о заработной плате за период работы в

(указать наименование учреждения)

Смена фамилии (имени, отчества) с

Способ получения справки: в минобразовании Ростовской области, почтой,

в МФЦ (нужное подчеркнуть) , иной способ

1. Ксерокопия паспорта (стр. 2, 3, 5) или другого документа,

удостоверяющего личность, на

2. Ксерокопия документа(ов) об изменении фамилии (имени, отчества)

(в случае их изменения) на

Форма заявления
для физических лиц (о других архивных сведениях)

Министру общего и профессионального

образования Ростовской области

Документ, удостоверяющий личность:

(наименование, серия, N)

(кем выдан, дата выдачи, код подразделения)

(почтовый индекс, адрес фактического проживания)

Прошу выдать архивную справку о

Смена фамилии (имени, отчества) с

Способ получения справки: в минобразовании Ростовской области, почтой,

в МФЦ (нужное подчеркнуть) , иной способ

1. Ксерокопия паспорта (стр. 2, 3, 5) или другого документа,

удостоверяющего личность, на

2. Ксерокопия документа(ов) об изменении фамилии (имени, отчества)

(в случае их изменения) на

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Учебный отпуск: как правильно подтвердить:

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ №14-2/ООГ-16409 от 28.10.2020

Работник вправе уйти в оплачиваемый учебный отпуск только на основании справки-вызова. Минтруд России в письме от 28.10.2020 г. № 14-2/ООГ-16409 разъясняет, как правильно подтвердить учебный отпуск работника.

Кто имеет право на учебный отпуск

Работодатели, у которых есть учащиеся сотрудники, обязаны давать им учебные отпуска.

Предоставить учебный отпуск работодатель может сотрудникам, которые учатся по очной, заочной и (или) очно-заочной форме обучения:

• в высшем учебном заведении (получают образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры);
• в высшем учебном заведении (получают высшее образование по программам подготовки кадров высшей квалификации в аспирантуре, адъюнктуре, ординатуре и по программам ассистентуры-стажировки);
• в учебном заведении среднего профессионального образования (колледже, техникуме);
• по образовательным программам среднего профессионального образования;
• в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, получающим основное общее образование или среднее общее образование.

Для того чтобы иметь право на такой отпуск, нужно выполнить определенные условия, а именно:

• сотрудник учится успешно (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ);
• учебное заведение имеет государственную аккредитацию;
• работник получает образование такого уровня впервые.

Если же компания сама направляет сотрудника для получения образования, соответствующий уровень которого уже есть у сотрудника, то в этом случае компенсации и гарантии могут быть предоставлены. Требование работодателя должно быть отражено в трудовом или ученическом договоре, заключенном с работником в письменной форме (абз. 1 ст. 177 ТК РФ).

Как оплачивают учебный отпуск?

Учебный и ежегодный отпуск рассчитывают по одним правилам. Однако есть ряд отличий:

• учебный отпуск (или его часть), в отличие от ежегодного отпуска, нельзя заменить денежной компенсацией. Трудовым кодексом это не предусмотрено;
• учебный отпуск не продлевают на нерабочие праздничные дни, которые на него приходятся. Но оплачивать их нужно;
• если сотрудник заболеет во время учебного отпуска, то ему не положено пособие по временной нетрудоспособности за дни болезни, приходящиеся на отпуск, и учебный отпуск на время болезни не продлевается

Справка-вызов

Учебный отпуск студентам вузов дают только после того, как они принесут справку-вызов учебной организации. Форма этой справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 года № 1368.

Справка-вызов состоит из двух частей. Первая часть — эта сама справка-вызов, на основании которой работнику предоставляют учебный отпуск, а вторая часть (отрывная) — справка-подтверждение, ее заполняет организация, осуществляющая образовательную деятельность, в которой обучается сотрудник.

Минтруд России в комментируемом письме отмечает, что по окончании сессии образовательная организация заполняет отрывную часть справки и передает ее ученику. Эту вторую половинку справки-вызова тоже нужно передать работодателю. Она служит подтверждением того, что сотрудник использовал учебный отпуск по назначению.

Если работник вашей фирмы не предоставит такую справку, то это может квалифицироваться как отсутствие его на рабочем месте без уважительной причины. В этом случае с него можно удержать сумму ранее выплаченных отпускных. Без справки-подтверждения налоговые контролеры не зачтут расходы на учебный отпуск при налогообложении прибыли.

Поделиться

Распечатать

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.