Инструкция ведущего специалиста по организационным вопросам

Должностная инструкция ведущего специалиста по организационному развитию

467 Общие положения

467.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Ведущего специалиста по организационному развитию ОПР, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

467.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

467.3 Переименование, ликвидация должности Ведущего специалиста по организационному развитию ОПР, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

467.4 Ведущий специалист по организационному развитию ОПР непосредственно подчиняется Начальнику Отдела планирования и развития

467.5 У Ведущего специалиста по организационному развитию ОПР подчиненных нет.

467.6 Ведущий специалист по организационному развитию ОПР может замещать Специалиста по организационному развитию ОПР на время его отсутствия.

467.7 На время отсутствия Ведущего специалиста по организационному развитию ОПР его замещает Специалист по организационному развитию ОПР.

468 Цели и должностные обязанности

468.1 Деятельность Ведущего специалиста по организационному развитию ОПР направлена на достижение следующих целей:

468.1.1Формирование и поддержание в актуальном состоянии организационных моделей Компании (Организационная структура Компании, Организационно-функциональная структура Компании, Цели и функции подразделений, Система управления).

468.1.2Сопровождение проведения организационных изменений Компании (минимизация рисков проведения организационных изменений, обеспечение проведения изменений во всех элементах системы управления Компании).

468.1.3Формирование Стратегии организационного развития Компании.

468.1.4Анализ и совершенствование механизмов системы управления XXX (выявление проблемных областей в системе управления Компании, проработка и проведение мероприятий по совершенствованию системы управления).

468.1.5Анализ организационной структуры Компании, формирование предложений по её совершенствованию.

468.1.6Сопровождение проектов по совершенствованию системы управления Компании.

468.2 Для достижения установленных целей Ведущий специалист по организационному развитию ОПР исполняет следующие обязанности:

468.2.1Разрабатывает и поддерживает формат организационных моделей Компании;

468.2.2Производит интеграцию данных от подразделений и формирует целостные организационные модели Компании;

468.2.3Подготавливает постановку задач организационного развития в рамках принятых решений по развитию (пункт СПР и др.);

468.2.4Анализирует ситуацию и задачи изменений, предварительная оценка возможных рисков потерь;

468.2.5Анализирует стратегические решения в Компании с точки зрения требований к организационному развитию;

468.2.6Собирает необходимую информацию для формирования Политики организационного развития;

468.2.7Формирует Политику организационного развития, организует ее согласование и утверждение;

468.2.8Поддерживает Политику организационного развития в актуальном состоянии;

468.2.9Выявляет и анализирует проблемные аспекты в системе управления, а также идеи совершенствования;

468.2.10 Планирует мероприятия по развитию системы управления;

468.2.11 Проводит изменения системы управления (корректировка регламентов, сопровождение внедрения);

468.2.12 Актуализирует модель системы управления Компании;

468.2.13 Проводит аудит эффективности организационного устройства и системы управления;

468.2.14 Вырабатывает этапы работы по совершенствованию структуры;

468.2.15 Разрабатывает проекты организационных изменений;

468.2.16 Планирует и проводит организационные изменения (корректировка регламентов управления, сопровождение внедрения).

469 Показатели оценки деятельности

Деятельность Ведущего специалиста по организационному развитию оценивается на основе следующих показателей:

469.1 «Коэффициент трудовых достижений», который рассчитывается по итогам месяца как агрегированный показатель составляющих: результативность, ответственность, интенсивность, инициативность, который используется для расчета переменной части ежемесячной заработной платы сотрудника.

470 Общекорпоративные нормы

Деятельность Ведущего специалиста по организационному развитию ОПР регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

470.1Правила внутреннего трудового распорядка

470.7Положение о защите персональных данных работников XXX ;

470.8 Положение «Об Отделе планирования и развития»;

470.9 Настоящая должностная инструкция;

Ведущий специалист по организационному развитию ОПР имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

471.1 Получать любую информацию, необходимую для качественного и своевременного исполнения своих обязанностей от всех подразделений и должностных лиц Компании;

471.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;

471.3 Участвовать в обследовании функциональности структурных подразделений;

471.4 Визировать документы, касающиеся изменения системы управления и проведения организационно-функциональных изменений.

Ведущий специалист по организационному развитию ОПР несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

473 Требования к работнику при приеме на работу

Высшее, желательно техническое /экономическое

Не менее 3 лет в области организационного развития, проектирования систем управления.

Системный анализ; знания в области организационного проектирования и организационного управления, реинжиниринга и диагностики бизнес-процессов, стратегического планирования.

Знание методологии функционального анализа и описания бизнес-процессов (IDEF0, ARIS); Project Management.

Знание специального ПО, технических систем

MS Word, MS Excel, MS Outlook Express, Internet, MS Project, MS Visio, ARIS, MS Power Point, правовая система «Гарант» или «Консультант»,

Знание нормативной документации

Трудовой кодекс РФ, основы трудового законодательства.

Методы проектирования систем управления, функционально-стоимостного анализа, оптимизации бизнес-процессов.

474 Словарь специальных терминов и сокращений

Группа регламентации отдела документооборота и регламентации

Инструкция ведущего специалиста по организационным вопросам

к распоряжению Главы сельского

от «12» мая 2014 N41

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

специалиста сектора по организационным вопросам

администрации сельского поселения «Выльгорт»

Должность специалиста сектора по организационным вопросам администрации сельского поселения «Выльгорт» относится к должности, не отнесенной к должностям муниципальной службы администрации сельского поселения «Выльгорт».

Специалист сектора по организационным вопросам администрации сельского поселения «Выльгорт» непосредственно подчиняется заведующему сектором по организационным вопросам и Главе сельского поселения «Выльгорт»-руководителю администрации поселения (далее- руководитель администрации).

1. Квалификационные требования

1) Высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование;

2) способность поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

3) навыки работы на компьютере на уровне пользователя (ОС Windows, MS Office, информационные правовые системы, Интернет и сетевые ресурсы), а также навыки по использованию копировальной техники, средств телефонной и факсимильной связи;

2. Должностные обязанности

2.1. Обеспечивать своевременное и качественное исполнение обязанностей специалиста сектора по организационным вопросам:

1) разрабатывать или принимать участие в разработке планов культурных, спортивных мероприятий и мероприятий по работе с семьёй и молодежью;

3) составлять сценарии и участвовать в проведении культурных, спортивных мероприятий, праздников и т.д.;

4) курировать работу общественных организаций сельского поселения «Выльгорт»: Совет молодёжи, Совет по делам физической культуры и спорта, Совет инвалидов;

5) участвовать в составлении бытовых характеристик на граждан по запросам правоохранительных органов, учреждений социальной защиты, органов опеки и попечительства;

6) осуществлять работу с органами территориального общественного самоуправления (ТОС);

7) принимать и отправлять документацию по средствам СЭД (сводного электронного документооборота);

руководить работой отряда Главы сельского поселения «Выльгорт» в летний период;

9) отвечать за размещение на официальном сайте администрации сельского поселения «Выльгорт» информацию о деятельности администрации сельского поселения «Выльгорт» и Совета сельского поселения «Выльгорт»;

2.2. По поручению руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт» осуществлять контроль за выполнением распоряжений, постановлений и поручений руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт».

2.3. По поручению руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт» участвовать в подготовке материалов к заседаниям администрации сельского поселения «Выльгорт» по вопросам компетенции специалиста сектора по организационным вопросам.

2.4. Отчитываться перед руководителем администрации сельского поселения «Выльгорт» по результатам собственной служебной деятельности.

2.5. Оперативно информировать руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт» о письменных и устных обращениях граждан и организаций по вопросам компетенции ведущего специалиста сектора по организационным вопросам, результатах их рассмотрения, иных фактах и событиях.

2.6. Готовить справочно-аналитические материалы для рассмотрения на совещаниях при руководителе администрации сельского поселения «Выльгорт» в соответствии с нормативными правовыми актами.

2.7. Рассматривать обращения граждан и организаций, в установленные сроки давать им ответ, обеспечивать выполнение принятых решений.

2.8. Участвовать в работе комиссий и иных коллегиальных органов, в состав которых специалист сектора по организационным вопросам включён в соответствии с правовым актом или направлен руководителем администрации сельского поселения «Выльгорт».

2.9. В соответствии с поручением руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт» участвовать в совещаниях, заседаниях и иных мероприятиях.

2.10. Точно и в срок выполнять указания и поручения руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт».

2.11. Беречь и рационально использовать имущество сельского поселения «Выльгорт», предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не допускать использования этого имущества в целях получения доходов или иной личной выгоды.

2.12. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытие в командировку, в случае болезни или оставления должности.

Специалист сектора по организационным вопросам имеет право на:

3.1. Знакомиться с проектами правовых актов сельского поселения «Выльгорт», касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать главе сельского поселения «Выльгорт»- руководителю администрации поселения обо всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности администрации (её структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства администрации сельского поселения «Выльгорт» оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников администрации сельского поселения «Выльгорт»- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Перечень вопросов, по которым специалист сектора по организационным вопросам вправе и обязан самостоятельно принимать решения

5.1. Специалист сектора по организационным вопросам обязан самостоятельно принимать решения:

1) при реализации прав представителя администрации сельского поселения «Выльгорт», которые указаны в соответствующей доверенности или ином уполномочивающем документе;

2) при реализации полномочий в случае назначения членом комиссии и иного коллегиального органа;

3) по вопросам организации учета и хранения, переданных ему на исполнение документов и материалов;

4) о визировании проектов документов (решений) в случае согласия с их содержанием.

5.2. Специалист сектора по организационным вопросам в качестве члена комиссии и иного коллегиального органа вправе на заседаниях такого органа самостоятельно принимать решение голосовать «за», «против» или «воздержался», а также высказывать свое мнение, в том числе заявлять особое мнение в письменной форме в соответствии с регламентом (порядком) работы такого органа.

6. Перечень вопросов, по которым специалист сектора по организационным вопросам обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов решений

6.1. Специалист сектора по организационным вопросам участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов администрации сельского поселения «Выльгорт» и проектов решений Совета сельского поселения «Выльгорт» по вопросам компетенции специалиста сектора по организационным вопросам.

6.2. В целях подготовки проектов нормативных правовых актов и проектов решений самостоятельно:

1) изучает действующее федеральное и республиканское законодательство, а также законодательство других регионов Российской Федерации и судебную практику, аналитические, статистические и иные материалы;

2) изучает переданные ему на исполнение документы;

3) в рабочем порядке взаимодействует с работниками государственных органов и органов местного самоуправления, гражданами и представителями организаций;

4) осуществляет подготовку проектов текстов документов;

5) представляет проект документа на подпись (визирование) уполномоченному должностному лицу через ответственного за делопроизводство или лично;

6) принимает меры к согласованию проектов правовых актов и документов, если это предусмотрено нормативными правовыми актами.

7. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов решений, порядок согласования и принятия решений

Общие сроки и процедуры подготовки документов регулируются Инструкцией по делопроизводству в администрации сельского поселения «Выльгорт».

В целях подготовки, согласования и принятия решений руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт» специалист сектора по организационным вопросам обязан:

1) обеспечить подготовку проекта документа и представить его на согласование не позже чем за два рабочих дня до истечения срока исполнения (ответа) по этому документу (решению), который установлен федеральным законом или нормативным правовым актом Республики Коми либо иного срока, установленного руководителем администрации сельского поселения «Выльгорт»;

2) после одобрения (согласования) проекта документа незамедлительно сдать готовый проект ответственному за делопроизводство.

8. Порядок служебного взаимодействия специалиста сектора по организационным вопросам с другими работниками администрации сельского поселения «Выльгорт», работниками иных государственных органов и органов местного самоуправления, организациями и гражданами

8.1. Специалист сектора по организационным вопросам обязан выполнять поручения и указания руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт» в устной или письменной форме по любому вопросу деятельности.

8.2. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений руководителя администрации сельского поселения «Выльгорт» вправе обращаться к другим работникам администрации сельского поселения «Выльгорт», работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.

8.3. Специалист сектора по организационным вопросам обязан временно выполнять обязанности заведующего сектором по организационным вопросам администрации сельского поселения «Выльгорт» в период его отсутствия.

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности специалиста сектора по организационным вопросам.

Оценка эффективности служебной деятельности специалиста сектора по организационным вопросам осуществляется Главой сельского поселения «Выльгорт»-руководителем администрации поселения.

Далее — индивидуально, в зависимости от специфических показателей эффективности, утвержденных правовым актом администрации сельского поселения «Выльгорт» в соответствии с особенностями его задач и функций, например:

При оценке деятельности должны учитываться следующие показатели:

— планирование работы (расстановка приоритетов в работе, порядок в документации),

— выполняемый объем работы (количество завершенной и текущей работы вне зависимости от качества),

— качество выполненной работы (тщательность и аккуратность, независимо от количества),

— ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля),

— самостоятельность (способность выполнять задания без жесткого контроля),

— дисциплина (соблюдение служебного распорядка и сроков выполнения работы).

Должностная инструкция по специальности «Ведущий специалист отдела кадров»

Вы можете скачать должностную инструкцию ведущего специалиста отдела кадров бесплатно. Должностные обязанности ведущего специалиста отдела кадров

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ОТДЕЛА КАДРОВ

1. Общие положения

1.1.Настоящаядолжностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности ведущего специалиста отдела кадров _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2.Ведущий специалист отдела кадров принимается на должность и освобождается от нее по приказу Генерального директора.

1.3.На должность ведущего специалиста отдела кадров принимается лицо с высшим профессиональным образованием (направление “Управление персоналом”, “Психология”, “Социология”) и стажем работы в области работы с персоналом не менее 2 лет.

1.4.Ведущий специалист отдела кадров находится в подчинении у начальника отдела.

1.5.В случае временного отсутствия ведущего специалиста отдела кадров его замещает другое должностное лицо, назначенное в установленном порядке.

1.6.В своей деятельности ведущий специалист отдела кадров руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

-правилами внутреннего трудового распорядка;

-приказами (указаниями) прямого руководства;

-положением об отделе кадров;

-кадровой политикой и стратегией;

-концепцией системы развития персонала;

-положением об аттестации;

-другими нормативными документами кадровой службы.

1.7.Ведущий специалист отдела кадров должен знать:

-законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

-структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;

-кадровую политику и стратегию предприятия;

-принципы построения системы управления персоналом;

-системы и методы оценки персонала;

-методы анализа профессионально — квалификационной структуры кадров;

-возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;

-передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;

-основы социологии, психологии, педагогики и организации труда;

-основы профориентационной работы;

-основы экономики, организации производства и управления;

-средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

-правила и нормы охраны труда;

-культуру труда и служебную этику.

2.Функции

Ведущий специалист отдела кадров выполняет следующие функции:

2.1.Разработка, организация и проведение аудита (оценки) персонала.

2.2.Разработка, организация и проведение аттестации персонала.

2.3.Организация работы квалификационной комиссии и проведение квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО «Колпино»).

2.4.Планирование карьеры сотрудников ООО «Колпино» и работа с кадровым резервом Фирмы.

3.Должностные обязанности

Ведущий специалист отдела кадров обязан:

3.1.Взаимодействовать с руководителями всех подразделений Фирмы по вопросам аттестации, оценки персонала, работы с кадровым резервом.

3.2.Отслеживать сроки проведения аттестации и квалификационных экзаменов.

3.3.Информировать руководство Фирмы об изменениях в составе кадрового резерва и осуществленных кадровых перемещениях (по результатам аттестации и квалификационных экзаменов).

3.4.Формировать целевые методики оценки персонала по запросам начальников отделов. Проводить оценку.

3.5.Проводить информационно – консультативные семинары по вопросам проведения аттестации и квалификационных экзаменов для начальников отделов и других сотрудников, вовлеченных в процесс аттестации и проведения экзаменов.

3.6.Подготавливать руководству предложения по возможным кадровым перемещениям сотрудников (по результатам проведения аттестации и квалификационных экзаменов).

3.7.Разрабатывать методики проведения аттестации и квалификационных экзаменов для рабочих специальностей организации.

3.8.Вносить руководству предложения по составу Аттестационной и Квалификационной комиссий организации.

3.9.Составлять и согласовывать списки сотрудников организации подлежащих процедурам аттестации и квалификационных экзаменов.

3.10.Составлять и согласовывать графики проведения аттестации и квалификационных экзаменов в подразделениях Фирмы.

3.11.Подготавливать руководству предложения по формированию программ развития недостающих компетенций сотрудников, необходимых для эффективной работы на должности.

3.12.Формировать и обновлять методическую базу.

3.13.Информировать руководство о последних научно-практических достижениях и новых программных продуктах в области оценки и аттестации персонала, работы с кадровым резервом.

3.14.Систематически проводить анализ обратной связи по результатам реализации проводимых мероприятий, вносить изменения в проводимые мероприятия.

3.15.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.

3.16.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.

3.17.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.

3.18.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.

3.19.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

4. Права

Ведущий специалист отдела кадров вправе:

4.1.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

4.2.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

4.3.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

4.4.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.

4.5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений.

4.6.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.7.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

4.8.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.9.С разрешения директора по персоналу или начальника отдела кадров привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач по направлению деятельности.

4.10.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.11.Представлять кадровую службу организации во взаимоотношениях с внешними организациями по направлению деятельности.

5.Ответственность

Ведущий специалист отдела кадров ответственен за:

5.1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей в определенных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

5.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

5.3.Причинение материального ущерба в определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.

5.4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности в определенных внутренними нормативными документами фирмы рамках.

5.5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.

6.Взаимоотношения

Ведущий специалист отдела кадров в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений.

7.Критерии эффективности и оценки работы ведущего специалиста отдела кадров

7.1.Полное и своевременное формирование списков кадрового резерва организации..

7.2.Четкое, полное и своевременное предоставление запрашиваемой по направлению деятельности информации из других отделов.

7.3.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Должностная инструкция ведущего специалиста по вопросам муниципальной службы, организационной и кадровой работы отдела по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам Администрации Мясниковского района Ростовской области

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ведущего специалиста по вопросам муниципальной службы, организационной и кадровой работы отдела по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам Администрации Мясниковского района Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Должность муниципальной службы Ростовской области ведущего специалиста отдела по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам Администрации Мясниковского района (далее – ведущий специалист) относится к старшей группе должностей муниципальной службы.

1.2. Назначение и освобождение от должности ведущего специалиста осуществляется Главой Мясниковского района.

1.3. Ведущий специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам Администрации Мясниковского района (далее – начальник отдела).

1.4. Ведущий специалист не имеет в своем подчинении муниципальных служащих.

1.5. Во время отсутствия ведущего специалиста (командировка, отпуск, болезнь и т. д.) его должностные обязанности исполняет один из работников отдела по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам Администрации Мясниковского района (далее – отдел), определяемый начальником отдела.

1.6. Ведущий специалист осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:

— Федерального закона от 01.01.2001 «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

— Федерального закона от 01.01.2001 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

— Федерального закона от 01.01.2001 «О персональных данных»;

— иных федеральных законов, в том числе федеральных законов, регулирующих особенности прохождения муниципальной службы;

— указов Президента Российской Федерации;

— постановлений Правительства Российской Федерации;

— нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

— Областного закона от 01.01.2001 №19-ЗС «Устав Ростовской области»;

— иных нормативных правовых актов Ростовской области;

— Положения об отделе по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам Администрации района;

— иных нормативных правовых актов органов местного самоуправления.

2. Квалификационные требования к ведущему специалисту

2.1. На должность ведущего специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее:

2.1.1. Высшее образование.

2.1.2. Не менее двух лет стажа (опыта) работы по специальности.

3. Ведущий специалист должен знать:

— Конституцию Российской Федерации;

— Федеральный закон от 01.01.2001 «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 01.01.2001 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 01.01.2001 «О персональных данных»;

— указы Президента Российской Федерации;

— постановления Правительства Российской Федерации;

— Областной закон от 01.01.2001 №19-ЗС «Устав Ростовской области»;

— Устав муниципального образования «Мясниковский район»;

— Положение об отделе по общим, организационно-правовым и кадровым вопросам Администрации района;

— Регламент Администрации Мясниковского района;

— Инструкцию по делопроизводству в Администрации Мясниковского района;

— другие федеральные и областные нормативные правовые акты по направлениям профессиональной деятельности.

4. Ведущий специалист должен владеть:

— навыком подготовки проектов правовых актов, правоприменительных документов;

— умением анализировать законодательство и практику его применения;

— навыком подготовки информационно-аналитических материалов;

— навыком работы на компьютере и другой оргтехнике, а также с необходимым программным обеспечением.

5. Должностные обязанности, права и ответственность ведущего специалиста

5.1. Должностные обязанности ведущего специалиста

5.1.1. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется основными обязанностями муниципального служащего, предусмотренными Федеральным законом от 01.01.2001 «О муниципальной службе в Российской Федерации».

5.1.2. Исходя из задач отдела, ведущий специалист:

— создает и совершенствует единую базу данных сотрудников Администрации района;

— ведет учет личного состава, оформляет и обеспечивает сохранность документов муниципальных служащих;

— организует подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров муниципальных служащих;

— готовит проекты постановлений и распоряжений Главы района по вопросам поступления на муниципальную службу и прохождения службы муниципальными служащими аппарата Администрации района и его структурных подразделений;

— осуществляет своевременное оформление трудовых договоров, переводы и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, заполнение и хранение трудовых книжек работников, ведение личных дел муниципальных служащих;

— осуществляет подготовку необходимых документов для проведения аттестации муниципальных служащих и присвоения им квалификационных разрядов;

— составляет и контролирует исполнение графика отпусков на работников аппарата и структурных подразделений Администрации района;

— обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсий муниципальным служащим;

— своевременно пересматривает у работников аппарата Администрации и структурных подразделений размер надбавок за выслугу лет;

— оформляет, обеспечивает хранение и выдачу трудовых книжек, своевременное занесение в них необходимых данных (о переименованиях по работе, изменениях по должности, специальности, квалификации, фамилии о поощрениях);

— организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьей 13 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами;

— готовит и выдает справки работникам о настоящей и прошлой трудовой деятельности, на руководителей и специалистов;

— ведет табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков;

— готовит установленную документацию по кадрам муниципальных служащих и наградам. Передает их в архив в соответствии с положением о номенклатуре дел.

— обеспечивает муниципальных служащих Администрации района страховыми полисами и свидетельствами пенсионного страхования;

— контролирует своевременную подачу декларации о доходах муниципальных служащих в налоговые органы Мясниковского района;

— готовит пакет документов, необходимых для заседания Комиссии по исчислению стажа муниципальной службы и установлению муниципальной пенсии за выслугу лет работникам Администрации района;

— готовит пакет документов, необходимых для заседания Комиссии по исчислению стажа муниципальной службы и установлению муниципальной пенсии за выслугу лет и установлению надбавок к должностному окладу за выслугу муниципальным служащим Администрации района и ее структурных подразделений.

6. Права ведущего специалиста

При исполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист обладает правами, установленными статьей 11 Федерального закона от 01.01.2001 «О муниципальной службе в Российской Федерации».

7. Ответственность ведущего специалиста

Ведущий специалист по кадрам несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за разглашение государственной тайны (в случае наличия допуска к сведениям, ее составляющим), а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «О муниципальной службе в Российской Федерации».

8. Полномочия ведущего специалиста

Ведущий специалист в установленном порядке запрашивает от структурных подразделений аппарата Администрации района, от отраслевых (функциональных) органов, должностных лиц и граждан, информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция ведущего специалиста: права и специализация

Пожалуй, в каждой профессиональной сфере есть свой ведущий специалист. Какими обязанностями и правами наделен такой работник? Данная статья даст ответ на этот вопрос.

Кто такой ведущий специалист?

Практически в любой организации лицо, занимающее должность ведущего специалиста, подчиняется главному бухгалтеру. Назначить его на должность или уволить может непосредственно управляющий отдела. Все эти и другие моменты содержит должностная инструкция ведущего специалиста.

К сожалению, различные нормативные акты предприятий не устанавливают четкого определения ведущего специалиста. Хотя здесь все довольно просто. Рассматриваемый работник ни в коем случае не является начальником или руководителем. Это скорее своеобразный староста в организации, помощник начальника. Уже из наименования лица становится ясно, что данный работник ведёт за собой других специалистов, направляет их деятельность. Как правило, рассматриваемый профессионал способен сотрудничать с четырьмя или пятью другими специалистами.

Стоит упомянуть основные функции работника. Он выполняет всё то же, что и обычный специалист, но при этом руководит группой из 3-5 человек и несет большую ответственность.

Должностная инструкция ведущего специалиста бухгалтерии, например, прописывает:

работник обязан докладывать информацию обо всех неисправностях главному бухгалтеру;
работник обязан вести работу с документацией: принимать, проверять и оформлять нормативные акты;
работник должен производить работы по инвентаризации и т. д.

Подробнее о функциях разных ведущих специалистов будет рассказано далее.

Права и ответственность ведущего специалиста

Как и любой другой профессионал, ведущий специалист наделен определенной ответственностью и правами.

Более того, рассматриваемый работник как лицо, наделенное чуть большими полномочиями, чем другие специалисты, обладает и большей долей ответственности. Что же здесь можно выделить и что прописывает в данном случае должностная инструкция ведущего специалиста? Стоит начать с основных прав работника. Сюда относится следующее:

работник имеет право вносить предложения и идеи по усовершенствованию организации;
способен требовать у руководства необходимые для работы материалы;
должен иметь социальные гарантии, претендовать на своевременные выплаты и т. д.

Таким образом, права у ведущего специалиста самые обыкновенные. Они практически ничем не отличаются от прав любого другого работника. А что можно сказать об ответственности? Рабочая инструкция прописывает, что работник несет ответственность:

за предоставление неверных рабочих данных;
за полное невыполнение или выполнение некачественным образом своих рабочих функций и обязанностей;
за несоответствие данных бухгалтерского учета;
за нарушение правил охраны труда, безопасности и т. д.

Ведущий специалист отдела

Должностная инструкция ведущего специалиста отдела закрепляет за работником следующие функции и обязанности:

подготовка сметной документации планового уровня согласно своей специализации;
контроль за сокращением объемов сметной документации;
разработка и внедрение в производство новейших методик работы со сметной документацией;
принятие участия в так называемых предпроектных работах, сборе данных и т. д.
работы по обеспечению экономичности решений;
участие в экспертизе проектов;
организация информационных работ;
проведение технико-экономических расчетов и т. д.

На основе всех приведенных выше обязанностей рассматриваемого работника следует сделать следующий вывод: ведущий специалист отдела выступает в основном в качестве помощника главного бухгалтера. Это лицо, которое собирает все необходимые данные со своего отдела и передает их начальству и бухгалтерии.

Права и ответственность ведущего специалиста отдела

Рассматриваемый работник наделен необычайно большим спектром прав.

Вот что закрепляет должностная инструкция ведущего специалиста отдела:

работник способен обращаться к руководству организации с просьбами поощрить или наказать тех или иных работников отдела;
он может просить у начальства рассмотреть различные предложения и идеи по усовершенствованию работ со сметной документацией;
сотрудник может самостоятельно решать проблемы, связанные со сметной документацией отдела;
он способен осуществлять так называемый авторский надзор, оформлять журнал авторского надзора.

Это далеко не все права ведущего специалиста отдела. А что насчет ответственности? Ответственность рассматриваемый специалист несет в основном за правонарушения на рабочем месте, за порчу имущества организации и за ненадлежащее выполнение своих профессиональных обязанностей.

Кто такой ведущий специалист по кадрам?

Чтобы лучше понять, что представляет собой этот работник, необходимо перечислить его основные функции.

Так, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам позволит сделать это наиболее точно. К обязанностям данного профессионала относится:

проведение своевременного учета личного состава в соответствии с установленными нормами;
оформление перевода, увольнения, принятия работников в соответствии с нормативными актами и документами;
работа с личными делами, подготовка информации и документации о них;
ведение учета отпусков;
своевременная сдача в архив документов;
обеспечение сохранности необходимой документации и многое другое.

Стоит также отметить, что рассматриваемый работник должен иметь большой багаж знаний. Сюда, например, относится законодательство, различные методы учета, структура предприятия и др.

Кто такой ведущий специалист в муниципальной службе?

Органы местного самоуправления содержат довольно большое количество муниципальных служащих самых разных квалификаций и разрядов. Есть здесь, конечно же, и ведущие специалисты.

Что закрепляет в данном случае должностная инструкция муниципального служащего ведущего специалиста? Стоит привести следующие основные функции рассматриваемых работников:

подготовка для рассмотрения органом самоуправления постановлений, документов, кадровых и организационных вопросов;
ведение единого реестра всех муниципальных служащих;
организация работ по профподготовке, повышению квалификаций, стажировкам и т. д.
устранение конфликтов интересов;
проведение служебных проверок и многое другое.

Обязанностей у муниципального служащего, являющегося ведущим специалистом, действительно много. Перечислить их все будет очень сложно, да и не очень нужно. Выше были названы лишь основные функции, приведенные в специальном нормативном акте. Стоит отметить, что похожие обязанности прописывают и любые другие должностные инструкции ведущего специалиста администрации.

Кто такой ведущий специалист по охране труда?

В некоторых компаниях есть целые отделы, занимающиеся охраной труда и безопасностью в организации.

В подобных отделах есть и свои ведущие специалисты. Так, должностная инструкция ведущего специалиста по охране труда прописывает следующие профессиональные функции и обязанности:

работник обязан знать содержание определенных документов, нормативных и законодательных актов (полный их перечень приведен в инструкции);
он обязан осуществлять контроль над отделом, над имеющейся документацией;
работник должен качественно организовывать оптимальные условия труда в отделе;
должен рассматривать произошедшие на предприятии несчастные случаи и докладывать о них начальству.

Дабы сэкономить время, можно сказать следующее: все функции ведущего специалиста по охране труда направлены на организацию оптимальной работы отдела и на улучшение показателей эффективности работы.

Кто такой ведущий специалист-эксперт?

Определить наиболее общее и уникальное предназначение рассматриваемого лица не так уж и просто.

Специалисты-эксперты есть и в сфере производства, и в сфере науки или искусства. Однако можно выделить наиболее обобщенные функции подобного рода профессионалов, которые, конечно же, прописывает должностная инструкция ведущего специалиста эксперта. Среди них:

курирование различной деятельности в соответствии с пределами своей компетенции;
контроль за обеспечением услуг;
работы по сохранению услуг и контроль за ними;
осуществление сбора всей необходимой информации и передача ее руководству;
работа с документацией в пределах компетенции, составление отчетов;
рассмотрение жалоб и предложений;
разработка плановых мероприятий и многое другое.

Кто такой ведущий специалист по закупкам?

Представленный работник может послужить прекрасным примером ведущего специалиста в узконаправленной профессиональной сфере. Должностная инструкция ведущего специалиста по закупкам прописывает за работником следующие основные функции:

получение информации о поставщике;
руководство погрузкой;
проверка всей необходимой документации о транспортировке;
получение сведений о товаре;
привлечение экспертов со стороны.

Таким образом, ведущий специалист — это человек в организации, наделенный чуть большими полномочиями, чем остальные работники. Данного профессионала можно сравнить разве что с работником на производстве, имеющим высокий разряд. Он способен направлять работу отдела, отчитываться начальству и бухгалтерии. Конечно, работа ведущего специалиста сложна, но из-за этого и престижна.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Отзывов:	0	Просмотров:	14572
Голосов:	1	Обновлено:	11.06.2013

Автор документа

число консультаций:	82
отмеченных лучшими:	5
ответов к документам:	52
размещено документов:	927
положительных отзывов:	84
отрицательных отзывов:	6

E-mail: [email protected]

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________