Как запрашиваются акты сверки

Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов

Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?

Когда составляется акт сверки

В нормативных документах содержится лишь кос­венное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по веде­нию бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контра­гентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которы­ми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по со­мнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от­четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расче­тов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сто­ронами, — самое достоверное подтверждение саль­до расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Как оформляется акт

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и исполь­зовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Для чего нужен акт сверки

Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолжен­ность, которая отражена только в акте сверки и не под­тверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибир­ского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолжен­ность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что за­долженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить дан­ные учета и по результатам проверки списать задол­женность.

Акт сверки расчетов используется и для подтверж­дения долга. Если должник его признает, то срок иско­вой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возник­шему после 1 июня 2015 года, течение исковой давно­сти начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступа­ли от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени поку­пателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем ли­цом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверж­дением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Александр Лавров, аттестованный аудитор

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как запросить сверку расчетов по финансово-лицевому счету и получить акт сверки расчетов

1. По каким договорам можно получить акт сверки расчетов на портале?

Подать запрос на сверку расчетов на портале на предоставление электронного акта сверки можно по договору:

• аренды земельного участка;
• аренды объекта недвижимости (нежилого помещения);
• купли-продажи объекта недвижимости (нежилого помещения).

2. Можно ли запросить акт сверки расчетов на портале?

Если вы являетесь арендатором земельного участка, находящегося в собственности города Москвы или государственная собственность на который не разграничена, или арендатором здания, строения, помещения, находящегося в имущественной казне города Москвы, или же покупателем нежилого помещения города Москвы, вы можете подать запрос на сверку расчетов на портале.

Запрос можно подать от имени физического лица, юридического лица или же от имени индивидуального предпринимателя.

Прием запросов на портале от уполномоченных представителей, зарегистрированных на портале как физическое лицо, не предусмотрен.

3. Как оформить запрос на сверку расчетов на портале?

В Москве запрос на сверку расчетов в электронном виде в рамках государственной функции принимает Департамент городского имущества города Москвы.

В течение 30 календарных дней без учета возможных приостановок в ваш личный кабинет на портале mos.ru будут направлены акт сверки расчетов в электронном виде и сопроводительное письмо, подписанные электронно-цифровой подписью. Функция предоставляется бесплатно.

Подать запрос можно здесь.

4. Что делать, если нет электронной подписи? Как подписать акт?

Для физических лиц, у которых нет электронно-цифровой подписи, предусмотрено согласование и подписание акта сверки на бумажном носителе. При подаче запроса на сверку расчетов необходимо выбрать пункт «В форме документа на бумажном носителе» в качестве способа подписания акта сверки расчетов по финансово-лицевому счету.

Согласно выбранному способу подписания проекта документа и получения результата акт можно получить по почте или в службе одного окна, а также можно распечатать из личного кабинета.

Подписанный акт сверки расчетов в двух экземплярах на бумажном носителе необходимо передать в службу одного окна Департамента городского имущества города Москвы.

Срок приостановления для подписания акта заявителем составит до 30 календарных дней. Согласованный со стороны Департамента акт будет направлен в ваш адрес согласно способу, выбранному при подаче заявления.

Для юридических лиц подача запроса и подписание акта сверки на бумажном носителе не предусмотрены.

5. Акт направлен на согласование в личный кабинет. Какие мои дальнейшие действия?

В рамках дополнительного действия вы можете рассмотреть направленный акт сверки расчетов и подписать его прямо в личном кабинете. Срок приостановки и возможность подписать акт сверки расчетов в личном кабинете составляет 30 календарных дней. Через 30 дней рассмотрение запроса на сверку расчетов будет прекращено.

Если вы не согласны с актом, в личном кабинете в рамках дополнительного действия также есть возможность направить протокол разногласий. В случае поступления повторного протокола разногласий рассмотрение заявки будет прекращено.

6. Где найти согласованный и подписанный акт сверки?

Акт сверки расчетов в электронном виде, подписанный электронно-цифровой подписью, будет находиться в личном кабинете. Подписанный акт представляет собой архив, внутри которого размещается акт сверки в формате .pdf, и две открепленные подписи в формате .sig.

Более подробно об электронной подписи можно прочитать здесь.

7. Как часто можно делать запрос на сверку расчетов для предоставления акта сверки?

Акт сверки предоставляется по итогам отчетного периода — месяц или квартал для договоров аренды или по итогам полной оплаты по договору купли-продажи. Если в текущем отчетном периоде сверка уже была проведена и на финансово-лицевом счете не произошло никаких изменений, вы получите информацию, что акт сверки уже был направлен в ваш адрес. При необходимости вы можете повторить запрос в следующем отчетном периоде.

8. Если нужно узнать текущее состояние финансово-лицевого счета, всегда ли нужно делать запрос на сверку?

Для текущего контроля состояния финансово-лицевого счета не обязательно каждый раз делать запрос на сверку расчетов и предоставление акта сверки. С актуальной информацией о состоянии финансово-лицевого счета можно ознакомиться в режиме онлайн в сервисе сверки финансово-лицевых счетов на портале.

9. Что делать, если при запросе акта сведения о действующих отношениях не найдены?

Если с вами заключен в установленном порядке договор аренды земельного участка/нежилого помещения или договор купли-продажи нежилого помещения и в личном кабинете заполнен СНИЛС (или ИНН для юридического лица), а сведения о действующих отношениях по-прежнему отсутствуют, необходимо обратиться в Департамент городского имущества для уточнения реквизитов. Обращение можно подать здесь .

Акт сверки взаиморасчётов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Сверка с налоговой

Зачем проводить сверку с налоговой

Все налогоплательщики обязаны своевременно и в полном размере уплачивать налоги. За неуплату грозят санкции — от заморозки счета до приостановления деятельности компании. Даже если бухгалтер платит все вовремя, одна ошибка в платежке может привести к тому, что налоговая не засчитает вам уплату, так как не увидит деньги вовремя.

Сверка — лучший способ убедиться, что компания ничего не должна налоговой, и не бояться внезапной блокировки счета.

Кто проводит сверку

Проведение сверок регулируется разделом 3 Приказа ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444. Начать сверку может налоговая или плательщик. Обычно сверку делают добровольно, но есть ситуации, когда она обязательна:

• сверку проводят ежеквартально с крупнейшими налогоплательщиками, для этого составляют специальный график сверок;
• сверка нужна при снятии компании с учета в ИФНС, когда фирма переходит в другую инспекцию;
• при ликвидации предприятия.

Налоговая может самостоятельно запросить сверку, если у плательщика есть переплата по налогам и взносам.

При организации сверки ФНС направляет налогоплательщикам уведомление о дате проверки. Если представитель компании в налоговую для сверки не явится, то ФНС вышлет две копии акта по почте. Их нужно подписать и один экземпляр отправить почтой.

Плательщик может запросить сверку в любой момент. Обычно бухгалтерия делает это перед закрытием периода или при подаче заявки на кредит, так как банки часто запрашивают справку о состоянии расчетов с бюджетом.

Как запросить сверку с налоговой

У налогоплательщика есть несколько вариантов для запроса акта сверки с ФНС.

1. Личное обращение

Для этого нужно подготовить заявление на акт сверки с налоговой. Пишите его в свободной форме на бланке организации, обязательно укажите:

• наименование компании или ФИО предпринимателя;
• ИНН, КПП, ОГРН;
• контактные телефоны и e-mail;
• список налогов и сборов, по которым требуете сверку;
• период, за который требуется сверка;
• способ получения документа сверки: лично или по почте;
• ФИО и должность работника, подавшего заявление, обычно это главбух или гендиректор.

Заявление может подать сотрудник ИП или ООО, если на него оформлена доверенность.

Срок изготовления бумажного акта — 5 рабочих дней. Вы можете забрать акт лично в течение 3 рабочих дней, иначе его отправят почтой.

2. Электронный запрос через личный кабинет налогоплательщика

Получить сверку можно через Личный кабинет налогоплательщика — юридического лица. Достаточно заполнить все необходимые поля.

Срок составления акта сверки — 5 рабочих дней. Потом в течение 3 дней инспекция направит акты налогоплательщику почтой на адрес, указанный в заявлении. Если адрес для корреспонденции не указали, то ждите акт по юридическому адресу.

3. Электронный запрос через систему сдачи отчетности

Сформировать, подписать и направить заявление в инспекцию можно через сервис сдачи отчетности, например, Контур.Бухгалтерию. Пара кликов — и налоговая получит ваш запрос. Обычно сервисы проводят проверку заявления, чтобы вы ничего не упустили.

Как подписать акт сверки с налоговой

В результате запроса вы получите акт сверки с налоговой по форме КНД 1160070, который утвержден Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@. В первую очередь нас интересует табличная часть раздела 1.

Если вы согласны с налоговой, можно просто подписать акт и указать “Согласовано без разногласий”. После чего отправить один экземпляр акта в налоговую.

В случае расхождений нужно заполнить графу 4 раздела 1 акта, где вы укажете данные по своему налоговому учету. Потом в разделе 1 нужно поставить свою подпись и указать “Согласовано с разногласиями”. Один экземпляр передайте в ИФНС.

После получения акта разногласий налоговая начнет проверку. От вас попросят предоставить документы, подтверждающие достоверность внесенных вами исправлений, например, копии платежек.

Далее возможно два сценария. Первый — ошиблась налоговая. При выявлении ошибки инспектор в тот же день пишет служебную записку в отдел, который совершил ошибку. Срок исправления — 5 рабочих дней (п. 3.1.5 раздела 3 Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444). После этого налогоплательщику отправят отрывную часть служебной записки.

Второй вариант — ошибся налогоплательщик. В таком случае ИФНС известит вас об ошибке по специальной форме (приложение 2 Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444). Если ошибка была по вашей вине, ее нужно быстро устранить, например, подать уточненную налоговую декларацию.

После проверки и устранения нарушений ФНС отправит вам новый акт сверки (п. 3.1.6 и п. 3.1.7 раздела 3 Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444). Тут опять же может быть два сценария: “Согласовано с расхождениями” или “Согласовано без расхождений”. При наличии расхождений вам нужно подписать и заполнить раздел 2.

По закону на сверку есть 15 дней, но при необходимости срок продлевается, что чаще всего и происходит в случае разногласий.

В соответствии с Письмом ФНС от 16.04.2020 № АБ-4-19/6371@ сверка прекращается в следующих случаях:

• акт подписан без разногласий;
• налогоплательщик не вернул раздел 1 акта в течение 10 рабочих дней;
• налогоплательщик не вернул раздел 2 акта в течение 15 рабочих дней.

Количество экземпляров акта сверки

Обычно составляют и подписывают два акта сверки. Один для налогоплательщика, второй — для налоговой.

Три экземпляра акта составляют, когда налогоплательщик переходит в другую инспекцию. Один экземпляр — компании, один — прошлой налоговой и один — новой.

Справка о состоянии расчетов с налоговой

У ФНС можно запросить справку о состоянии расчетов с бюджетом. В отличие от акта сверки, этот документ вам согласовывать не нужно. В справке указаны налоги, штрафы и пени по ним. Если вы видите значение со знаком “+”, значит у вас переплата, “-” — вы должны доплатить в бюджет.

Чаще всего такую справку просят банки и контрагенты, чтобы убедиться в платежеспособности компании.

Отказать в выдаче справки могут только в двух случаях:

• налогоплательщик обратился не в свою инспекцию, указал неверные реквизиты, забыл приложить доверенность и допустил другие технические ошибки;
• неисполнение обязательств по сдаче деклараций: без отчетности налоговая не может информировать вас о ваших платежах в бюджет.

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе можно не только вести бухгалтерский и налоговый учет, но и запрашивать сверку с налоговой за пару кликов мышкой.

Образец акта сверки с контрагентом для госзакупок

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который показывает исполненные обязательства между поставщиком или подрядчиком. Его составляют в рамках конкретного договора или контракта.

Когда оформляют

Проверка расчетов между заказчиком и поставщиком — это обязательная процедура при ведении закупочной деятельности. Заказчик и исполнитель в рамках контракта обязаны контролировать правильность и своевременность внесения оплаты, выполнения работ (услуг), отгрузки товаров. Бухгалтерские акты сверки взаиморасчетов с контрагентами отражают всю необходимую информацию.

Остались вопросы? Эксперты КонсультантПлюс разобрали базовые определения акта сверки расчетов и поводы для использования. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для осуществления выверки запросите напрямую акт сверки у контрагента. Например, направив в адрес поставщика письмо с запросом на предоставление информации для бухгалтерской поверки.

Пример размещения в ЕИС:

Как правильно оформить для госзакупок

Унифицированной формы письма к контрагенту в текущем законодательстве не предусмотрено, обращение составляют в произвольном порядке. Порядок, как запросить акт сверки с контрагентом для закупок, установлен требованиями делового документооборота. При оформлении включите в документ обязательную информацию:

1. Реквизиты сторон: наименования, ИНН, КПП, ОГРН, адрес заказчика и исполнителя. Рекомендуем оформить запрос на фирменном бланке организации.
2. Номер и дату регистрации письма в журнале исходящей корреспонденции организации.
3. Просьбу предоставить сведения о взаиморасчетах.
4. Реквизиты контракта, договора, соглашения, в рамках которого проводится сверка. Укажите дату, номер и предмет договора. Например, государственный контракт на поставку товара № 001 от 01.01.2021.
5. Период, за который необходимо подготовить бухгалтерскую информацию. Определяется в произвольном порядке, в зависимости от условий контракта.
6. Дополнительные сведения. Например, попросите контрагента предоставить документы, подтверждающие исполнение условий договора. Например, накладные, счета-фактуры, КС-2 и КС-3 и прочее.
7. Ф.И.О. и телефон ответственного работника. Например, бухгалтера или ревизора компании, который непосредственно сверяет расчеты.

Готовый запрос необходимо заверить подписью руководителя. Печать ставится только при ее наличии.

Вот примерный шаблон:

Письмо-запрос о предоставлении информации

Мы, ___________ (наименование заказчика), просим предоставить акт сверки взаимных расчетов по государственному контракту №______________________________________________от____________________________на___________________________________________________(указать предмет договора),

за период с «___»________________ 20____ года по «___» ______________ 20____ года для__________________________________________________________ (указать причину).

А так выглядит образец письма в 2021 году:

Иной вариант проверки

Возможен и другой вариант проверки расчетов с контрагентом. Например, заказчик самостоятельно формирует бухгалтерские сведения для проверки исполнения контракта. В документе отражают все операции по оплате и начислению по имеющимся у него документам. Составляется сопроводительное письмо, в котором организация просит провести поверку по предоставленной информации и незамедлительно сообщить о выявленных расхождениях.