Инструкция по электронным больничным листам

Что нужно знать работодателю про электронные больничные и как с ними работать

Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя. Работодатель должен этот листок принять и заполнить свою часть.

Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в фонд соцстрахования.

Что такое электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.

Ваш работник может оформить электронный больничный лист, если:

• ваша компания готова к работе с ЭЛН: для этого нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с отделением фонда соцстрахования о работе с ЭЛН;
• у медучреждения есть возможность оформления ЭЛН: это сотрудник должен узнать и проверить сам;
• сотрудник дал письменное согласие медучреждению на оформление электронного больничного.

Если ваша компания не работает с ЭЛН и не собирается, работник должен оформлять обычный больничный на бумаге. Вы не обязаны принимать электронные больничные до 2022 года. С 1 января 2022 года все больничные будут только электронными.

Зачем нужны электронные больничные

Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и фонду социального страхования. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.

Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз потратить время на подключение к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывает с бумажными листками.

Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.

Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности

Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни оплачиваются ФСС. Поэтому, если сотрудник болеет меньше трех дней, больничный в фонд можно не подавать. Но если болезнь затягивается, номер листка и дату нужно внести в электронный реестр для фонда социального страхования, ФСС перечислит пособие работнику.

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и фонд социального страхования работают с больничным.

Сотрудник. Он обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист. Чтобы больничный лист открыли в электронной форме, сотрудник должен подписать согласие на открытие ЭЛН в медорганизации. Если работник не согласен, до 2022 года ему откроют обычный больничный на бумаге.

Врач. Открывает больничный лист в день обращения. Он заполняет свою часть листка в электронной системе ФСС: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.

Талон с датой и номером ЭЛН выдают сотруднику, номер листка сотрудник должен передать работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе. По окончании лечения больничный закрывают.

Работодатель. Сотрудник сообщает работодателю о болезни, травме или декрете и сразу передает номер электронного больничного листка. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности: указывает данные о страховом стаже и среднем дневном заработке. Потом подписывает листок квалифицированной электронной подписью и отправляет сведения в ФСС.

Подробнее о заполнении листка расскажем дальше.

Фонд социального страхования. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.

Схема работы с электронным листком нетрудоспособности

Как начать работу с электронными больничными

Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.

Заключить соглашение об информационном обмене с фондом страхования. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте ФСС.

Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте ФСС.

Взять номер больничного у сотрудника. Врач сообщит номер электронного больничного сотруднику, он должен передать его вам. Если он забыл или потерял номер, посмотреть его сотрудник может в своем личном кабинете застрахованного на сайте ФСС по логину и паролю от портала госуслуг.

Если вы подписали с сотрудником соглашение об обработке персональных данных, вы можете узнать этот номер самостоятельно — достаточно ввести СНИЛС сотрудника.

Заполнить часть работодателя. Работодателю нужно указать сведения о доходах и страховом стаже работника. Электронные больничный выглядит как на бумаге — графы и поля такие же, только теперь их заполняют на компьютере.

Проверьте листок нетрудоспособности, подпишите его квалифицированной электронной подписью и сохраните. После этого передайте в ФСС электронный реестр с датой и номером больничного для начисления пособия за счет фонда. Если увидели, что ошиблись, после того как сохранили листок, можно заполнить и отправить листок заново.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете ФСС. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе ФСС.

Электронные больничные: инструкция для кадровика

Страна переходит на электронный документооборот. Это позволяет упростить большинство процессов. Кроме того, удаленное взаимодействие является отличным способом снизить распространение коронавируса. Процедура цифровизации добралась и до листков нетрудоспособности. Переход на электронные больничные пока не обязателен. Но ситуация может измениться уже к 2022 году. В Госдуме рассматривают вариант полной отмены устаревшего варианта оформления документа. Поэтому стоит ознакомиться с особенностями работы с подобными документами, даже если в вашей компании они пока не используются.

Что такое электронные больничные

Фактически это тот же документ, но без бумажного оформления. Вся информация хранится в специальной программе. Доступ к оформлению больничного листа имеют сотрудники лечебного учреждения. Работодатель и работник могут только ознакомиться с документом.

Учреждение, занимавшееся лечением сотрудника, выдает ему номер электронного больничного. С полученными данными человек обращается в бухгалтерию для дальнейшего оформления и начисления выплат.

Пошаговая инструкция по работе с электронными больничными листами в 2021 году

Для полноценного использования безбумажной технологии нужно, чтобы медицинское учреждение и работодатель были зарегистрированы в системе. В процедуре нет ничего сложного. Достаточно оформить учетную запись страхователя на сайте Госуслуг. Также оформлять электронные больничные можно через специальное приложение, устанавливаемое на компьютер. Его можно найти на сайте ФСС под названием «Подготовка расчетов для ФСС». Там же размещены подробные инструкции по использованию и адаптации под программы, эксплуатируемые на предприятии.

Справка! Отдельно проходить регистрацию на сайте ФСС не требуется. Авторизация происходит по данным, имеющимся в личном кабинете Госуслуг.

Как только кадровик узнает номер больничного, ему необходимо в аккаунте ФСС внести полученные данные и СНИЛС работника. Далее откроется электронный документ. Распечатывать его нет необходимости. В цифровом формате он сохраняется в системе, имеет такую же юридическую силу, как и привычный бумажный экземпляр.

Для возможности использовать электронные больничные работодателю потребуется получить электронную цифровую подпись, которой будут заверяться документы, и заключить соглашение с ФСС о переходе на новый формат взаимодействия.

Как заполнить электронный больничный

Кадровику важно понимать, что законодательство обязует получить согласие работника на переход к электронным больничным листам. То есть, необходимо составить информационное письмо, ознакомить с ним работника под роспись.

Внешне электронный документ не отличается от привычного бумажного варианта. Поэтому сложностей с его заполнением возникать не должно. Достаточно совершить следующие действия:

внести название и регистрационный номер в ФСС предприятия;

заполнить данные о работнике (стаж, СНИЛС, ИНН, период болезни);

рассчитать величину выплат;

подписать документ при помощи ЭЦП.

На последнем этапе активируется кнопка «сохранить». С этого момента все данные будут храниться в системе.

Что лучше: электронный или бумажный больничный

Объективно недостатков цифровой документ не имеет. Сложности могут возникнуть только в регионах, где наблюдаются проблемы с интернетом. При этом преимуществ, в сравнении с бумажным вариантом, огромное количество. К основным можно отнести следующие:

уменьшение количества ошибок и неверной трактовки из-за неразборчивого почерка;

отсутствие случаев мошенничества;

проще процедура хранения и предоставления документов при проверках;

отсутствие необходимости оборудовать архив для хранения;

простой доступ к документам любой давности;

нет рисков порчи или утери больничного.

Действия кадровика при получении электронного листка нетрудоспособности

Так как полный переход на цифровые документы пока не осуществлен, кадровая служба нередко сталкивается с небольшими накладками. Например, сотрудник приносит номер больничного листа, а компания не работает с электронными документами.

Особой сложности данная ситуация не представляет. Согласно письму ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462, лечебное учреждение обязано выдать лист нетрудоспособности в том виде, в котором его требует работник. Соответственно, кадровику достаточно отправить сотрудника за бумажным вариантом документа.

Постепенно все предприятия перейдут на оформление электронных больничных. Оттягивать данный процесс не стоит. Ведь данная система взаимодействия более удобная и практичная. Не следует ожидать соответствующего приказа Правительства и потом выполнять его впопыхах.

Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам?

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Электронный больничный лист — инструкция для работодателя

• 1 Порядок выдачи электронного больничного листа
• 2 Как работодателю подключиться к электронной системе больничных листов
• 3 Как заполнить ЭЛН в личном кабинете страхователя
• 4 Как заполнить ЭЛН в программе 1С
• 5 Как выплатить пособие
• 6 Подводим итоги

Электронный больничный лист 2020 году используется наравне с бумажным листком нетрудоспособности. Как работодателю подключиться к электронному документообороту с ФСС? Как правильно заполнить электронный больничный и оплатить пособие? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в этой статье.

Порядок выдачи электронного больничного листа

В 2020 году на территории РФ действует два вида листков нетрудоспособности: бумажный и электронный. Причем работнику документ выдается только в каком-то одном формате (п. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном соцстраховании …»).

Электронный больничный лист (ЭЛН) оформляется сотруднику только с его письменного согласия. Поэтому рекомендуем вам предупредить своих сотрудников о возможности принимать такие листки нетрудоспособности.

Подключение к системе электронных больничных осуществляется работодателем по желанию.

Иначе если работник принесет ЭЛН, а работодатель не будет подключен к электронной системе, бюллетень придется менять на бумажный вариант (Письмо ФСС от 11.08 2017 № 02-09-11/22-05-13462).

ЭЛН оформляется врачом в специальной программе ЕИИС «Соцстрах». Работнику выдается талон с номером листка нетрудоспособности, который он и сообщает работодателю.

Как работодателю подключиться к электронной системе больничных листов

Чтобы подключиться к электронной системе, страхователю необходимо:

1. Заключить с территориальным отделением ФСС соглашение об информационном взаимодействии.
2. Получить усиленную электронную подпись.
3. Установить крипто провайдер — специальную программу для проверки подписи.
4. Определить состав программ, через которые можно работать.

• Личный кабинет страхователя на сайте ФСС. Для доступа используется логин и пароль от единого портала государственных услуг.
• Программа АРМ «Подготовка расчетов ФСС».
• Бухгалтерские программы, например, 1С.

Получив от сотрудника талон с номером ЭЛН, работодатель вводит его в систему. Тем самым он отправляет запрос в базу данных ФСС.

Рассмотрим порядок заполнения электронного документа на сайте ФСС через личный кабинет страхователя и в популярной у бухгалтеров программе 1С.

Как заполнить ЭЛН в личном кабинете страхователя

Чтобы зарегистрироваться в личном кабинете страхователя, работодателю необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале госуслуг. Как подключить юрлицо к госуслугам, читайте здесь.

Далее переходим на сайт и выбираем «Кабинет страхователя» — Вход в кабинет.

В соответствующих полях вводим номер листка нетрудоспособности и СНИЛС сотрудника.

Система на основании введенных сведений находит выданный сотруднику бюллетень. Далее переходим на вкладку «Заполняется работодателем» и заполняем сведения о застрахованном лице.

Графы ЭЛН ничем не отличаются от привычного бумажного бюллетеня. Страхователь как обычно оформляет раздел «Заполняется работодателем»:

• средний заработок;
• страховой стаж;
• сумма пособия за счет работодателя;
• сумма пособия за счет ФСС;
• итого к начислению;
• дата выхода на работу.

Обратите внимание: все суммы заполняются в рублях и копейках через точку.

Заполнив документ, его нужно сохранить, заверить подписью, и он автоматически уйдет в ФСС.

Как заполнить ЭЛН в программе 1С

Заполнить электронный больничный в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и передать его в ФСС получится, только если работодатель подключен к системе электронной отчетности через 1С.

Если это условие выполняется, создаем новый больничный лист через меню «Зарплата и кадры» — Все начисления.

Далее вводим номер ЭЛН в специальное поле и нажимаем кнопку «Получить из ФСС».

Система автоматически подтянет данные сотрудника и рассчитает сумму пособия на основании учетных данных.

Сведения о медучреждении, выдавшем ЭЛН, заполнятся автоматически из справочника 1С.

Далее проводим документ и закрываем его.

После этого необходимо передать реестр ЭЛН в Соцстрах. Открываем меню «Отчеты», переходим в подраздел «1С-Отчетность», находим документ «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС» и нажимаем кнопку «Заполнить».

Проверив все сведения, проводим документ и нажимаем кнопку «Отправить реестр в ФСС».

Как выплатить пособие

Порядок выплаты пособия не отличается от обычного. Если работодатель находится в регионе где пилотный проект еще не введен, то в течение 10 рабочих дней он обязан назначить работнику пособие и выплатить его в ближайший день выдачи заработной платы.

Если работодатель участник пилотного проекта, то он самостоятельно выплачивает пособие за первые 3 дня больничного, а ФСС оплачивает оставшиеся дни напрямую сотруднику в течение 10 дней после получения от страхователя.

Во втором случае работодателю необходимо отправить вместе с ЭЛН документы для назначения пособия в течение 5 дней после получения их от работника.

Как оплачивается больничный лист в регионах проведения пилотного проекта ФСС, узнайте здесь.

О временных правилах оформления больничных при коронавирусе читайте здесь.

Подводим итоги

• Электронный больничный лист экономит время бухгалтера. Больше не нужно относить пакет документов в Соцстрах: достаточно отправить все в электронной форме.
• Электронный листок нетрудоспособности защищает работодателя от расходов на оплату поддельных бюллетеней.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Как заполнить больничный лист в 2021 году

В сентябре 2020 года Минздрав утвердил новый порядок заполнения больничных листов. Рассказываем, как заполнять бумажные и электронные больничные листы в 2021 году, можно ли оформлять больничный при дистанционном приёме врачом и как проверить подлинность больничного листа.

Варианты заполнения больничного листа: бумажный и электронный

С 2017 года в России можно использовать два способа составления больничных листов: традиционный бумажный и электронный.

Бумажный больничный лист — это бланк специальной формы. Врач заполняет свою часть документа и отдаёт работнику. После выздоровления работник сдаёт больничный лист в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет документ, заполняет раздел с данными о компании и расчётами, а затем передаёт больничный в ФСС для оплаты. Также на основании больничного листа в установленных законом случаях работодатель сам перечисляет работнику пособие за первые три дня болезни.

Электронный больничный лист — это запись в базе данных ФСС. Работник должен дать письменное согласие на использование электронного документа. В этом случае врач заносит информацию в базу фонда со своего компьютера и отдаёт сотруднику талон с номером больничного. Далее сотрудник передаёт талон работодателю, и бухгалтер также заполняет свою часть документа, но в электронном виде.

Использовать электронный больничный лист намного удобнее, чем бумажный. Его нельзя потерять или испортить и практически невозможно подделать. Кроме того, информация сразу попадает в базу фонда, что ускоряет процесс начисления и снижает вероятность ошибок. А рассчитывать больничные в несколько кликов можно в интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Как проверить больничный лист перед заполнением

Получив больничный лист на бумаге, работодатель должен проверить три параметра.

1. Номер бланка в базе ФСС . Но здесь нужно иметь в виду, что перечень похищенных и утерянных бланков больничных фонд обновляет в среднем раз в месяц. Поэтому полной гарантии от подделки эта проверка не даёт.

2. Подлинность бланка по внешним признакам:

• цвет должен быть голубым, по краям темнее, а в центре светлее;
• бумага должна быть плотной и напоминать по фактуре денежную купюру;
• на просвет должны быть видны водяные знаки — логотип ФСС;
• номер бланка должен быть выпуклым на ощупь;
• линия подчеркивания под подписями врача, руководителя и главбуха должна состоять из микротекста «листок нетрудоспособности», который можно различить с помощью лупы.

3. Достоверность информации, заполненной врачом. В частности, название медицинского учреждения должно быть таким же, как на печати, ФИО работника должно соответствовать его паспортным данным. А вот в названии предприятия могут быть опечатки, так как врач заносит эти сведения со слов сотрудника. В этом случае заменять больничный не нужно, работодателю достаточно без ошибок внести название компании и регистрационный номер в своём разделе (письмо Московского регионального отделения ФСС РФ от 14.07.2020 № 14-15/7710-1110-ЛНК).

Если у работодателя после всех проверок остались сомнения, он может направить запрос в свое отделение ФСС, приложив оригинал спорного больничного (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). При оформлении электронного больничного листа, работодателю достаточно проверить его номер. Если в базе ФСС есть этот больничный, значит документ настоящий.

Как заполнить бумажный больничный лист

Правила заполнения больничных листов приведены в разделе IX Порядка, утвержденного приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н.

1. Записи нужно делать заглавными печатными буквами с использованием печатающих устройств или с помощью гелевой, капиллярной, либо перьевой ручки с чернилами чёрного цвета. Пользоваться шариковой ручкой нельзя.

2. Допускается комбинированный вариант, когда часть информации в больничный внесена с помощью печатающего устройства, а часть — вписана авторучкой (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).

3. Все записи должны начинаться с первой ячейки и не выходить за границы полей.

4. Печати медицинской организации и работодателя могут выходить за границы отведённых мест, но не должны перекрывать поля с информацией.

5. Если работодатель допустит ошибку при заполнении больничного листа, то её можно исправить без замены бланка (п. 72 приказа № 925н). Для этого следует:

• зачеркнуть ошибочную запись;
• внести правильную запись на оборотной стороне бланка;
• заверить правильную запись подписью работодателя и печатью.

При исправлении нельзя использовать корректор и другие аналогичные средства.

Работодатель заносит в раздел больничного листа «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ» следующие данные.

1. Сведения о месте работы:

• наименование — здесь лучше указывать краткое, так как для полного может не хватить ячеек;
• статус места работы для сотрудника — основное или совместительство. Это важно, так как совместитель оформляет больничные для каждого места работы;
• регистрационный номер работодателя в ФСС;
• код подчинённости — номер отделения ФСС, где зарегистрирован работодатель.

2. Идентификационные коды работника: ИНН и СНИЛС.

3. Специальные условия расчёта больничного:

• коды различных особых условий, при которых больничный рассчитывается по отдельным правилам. Например, инвалиды, пострадавшие от радиации и т.п.;
• дата составления акта по форме Н-1, если больничный выдан по причине производственной травмы.

Если ни одного из перечисленных особых условий нет, все эти поля нужно оставить пустыми.

4. Сведения для начисления пособия:

• страховой стаж;
• нестраховые периоды, которые вычитаются из страхового стажа;
• период, за который нужно считать пособие — даты открытия и закрытия больничного листа;
• средний заработок за два предыдущих года и за день;
• сумма пособия за счет работодателя;
• сумма пособия за счет средств ФСС;
• итого начислено.

При оплате пособия напрямую через ФСС две последние строки заполнять не нужно (п. 73 приказа № 925н).

Работодатель заверяет больничный подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью, если она имеется.

Как заполнить электронный больничный лист

Для того, чтобы работать с электронным больничным листом, медицинское учреждение и работодатель должны быть подключены к информационной системе ФСС . Также для обмена информацией с фондом нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Работодатель вносит в электронный больничный лист те же сведения, что и в бумажный бланк. Информацию нужно передать в базу ФСС через личный кабинет работодателя. После того, как данные внесены, их в общем случае следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера, либо индивидуального предпринимателя.

Работодатель может передать полномочия по заверению больничных листов специалисту, который занимается их оформлением. Для этого нужно издать приказ и оформить доверенность. Тогда для заверения электронных больничных листов необходимо будет использовать УКЭП уполномоченного лица (п. 74 приказа № 925н).

Если данные электронного больничного заполнены работодателем неверно, то ошибку можно исправить. Для этого нужно повторно заполнить сведения и передать их в ФСС с указанием причин исправления. Исправленные данные следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера (п. 72 приказа № 925н).

Особые случаи: декретные выплаты и карантин

В период эпидемии допускается оформление больничного листа в рамках дистанционного приёма с использованием телемедицинских технологий. Это относится, в том числе, и к начислению пособий по беременности и родам (п. 50 приказа № 925н). Таким образом снижаются риски распространения опасных заболеваний.

Также для уменьшения количества контактов между врачами и пациентами, в условиях эпидемии предусмотрено особое правило заполнения больничных при карантине. В этом случае врач должен оформить больничный лист сразу на весь период изоляции пациента (п. 48 приказа № 925н).

В остальном порядок заполнения работодателем больничных листов при беременности или в случае карантина не отличается от описанного выше.

Как подключить электронный больничный

Первый больничный лист в нашей стране был оформлен в 1937 году, спустя почти 80 лет, он впервые обрёл электронную форму.

Электронные больничные начали оформлять в 2015 году, эксперимент действовал в нескольких регионах страны. С 1 июля 2017 года электронный больничный может оформить каждый, при условии, что медицинская организация и организация работодателя подключены к информационной системе электронных больничных Фонда Социального Страхования. Работа с электронными больничными проста и понятна, в этом уже смогли убедиться тысячи компаний по всей стране.

На сегодняшний день электронные больничные листы выдают более 70 % всех медицинских организаций. За время пандемии популярность такого формата больничных листов выросла вдвое. Попробуем разобраться в преимуществах электронного больничного для сотрудника, и расскажем, как выстроить работу с электронным больничным листом кадровым и бухгалтерским службам.

Электронный больничный лист. Инструкция для работника

Как оформить электронный больничный лист. В большинстве поликлиник и медицинских центров врач или диспетчер, оформляющий вызов на дом, уточняют какой вид больничного, электронный или бумажный, нужен больному. Если выбор не был предложен, то человек может сам попросить оформить ему именно электронный больничный.

Если электронный листок нетрудоспособности оформляется человеком впервые, то нужно заполнить простое бумажное заявление. Такая форма в обязательном порядке должна содержать ФИО и СНИЛС человека, а также его согласие на обработку этих данных. В каждом конкретном медицинском учреждении достаточно один раз заполнить типовую форму согласия, чтобы в дальнейшем без проблем получать больничный в электронном виде.

Как выглядит электронный больничный. Сам больничный лист и содержащуюся в нём информацию нельзя увидеть без специальных программ. Не удастся и подержать его в руках. Информацию об основании для больничного и его сроках сообщает врач, на руки же можно получить только номер больничного листа. Иногда это выглядит как распечатка со штрихкодом и основными данными: номер и дата документа, наименование медицинского учреждения, ФИО и СНИЛС пациента, статус больничного. Иногда врач сообщает только номер, который нужно запомнить или записать.

Как посмотреть информацию о своём больничном. С недавнего времени портал Госуслуги уведомляет пользователей об открытых и закрытых электронных листах нетрудоспособности (ЭЛН). В информационном сообщении виден номер больничного, его статус, даты действия, фамилия врача и наименование медицинской организации.

Если же нужна информация о сумме пособия, начисленного за время больничного, то эти данные можно увидеть в личном кабинете застрахованного на сайте ФСС. Там же можно посмотреть, сколько дней в сумме вы провели на больничном в этом году. Обратите внимание, что вся информация, представленная на сайте Фонда Социального Страхования, относится только к электронным больничным, данные с бумажных аналогов посмотреть таким образом не получится. Войти в личный кабинет можно также с помощью учётной записи на портале Госуслуги.

Преимущества электронного больничного. Электронный больничный нельзя повредить. Все знают, как неудобно было пользоваться бумажным больничным. Его нельзя складывать, легко было порвать или помять. С ЭЛН всё гораздо проще.

Электронный больничный можно оформить удалённо. Право выписывать электронный больничный есть у врачей, оказывающих лечение дистанционно с помощью технологий телемедицины. Такая практика начнёт действовать с уже 14 декабря 2020 года.

Если сотрудник работает по совместительству в нескольких организациях, то не нужно оформлять три отдельных больничных, достаточно сообщить каждому работодателю номер одного электронного листа нетрудоспособности.

В этом году появилось ещё одно новое понятие – «карантинные» больничные. Такой документ в электронной форме оформляют, например, если человек приехал из другой страны или другого региона и вынужден провести две недели в обсерваторе или на самоизоляции. Больничные для работников старше 65 лет в период ограничений также оформляются дистанционно и в электронном виде, для этого существует отдельный код «03», обозначающий карантин. Такие больничные оформляются автоматически, без посещения работодателя или врача.

Электронный больничный. Действия бухгалтера или кадровика

Большинство работодателей уже давно и успешно работают с электронными больничными. Кроме того, Минтруд планирует в ближайшее время подключить к электронным больничным абсолютно всех, запретив использовать бумажный формат. Бумажные листки нетрудоспособности скоро станут историей, и чтобы научиться работать с цифровыми формами листков нетрудоспособности осталось совсем немного времени.

Что нужно, чтобы начать работать с ЭЛН. Для работы с электронными больничными необходимо, чтобы компания заключила письменное соглашение с Фондом Социального Страхования и была зарегистрирована в информационной системе электронных больничных. Для этого понадобится электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром.

После заключения соглашения нужно определиться, в какой программе вы планируете работать с электронными больничными. Такой функционал есть в большинстве популярных бухгалтерских и кадровых системах, а также в сервисах сдачи отчётности. Но можно работать и напрямую с ФСС с помощью личного кабинета страхователя или специализированного программного обеспечения, разработанного фондом.

Работник принёс номер больничного, что дальше? По номеру больничного и СНИЛС сотрудника работодатель запрашивает данные электронного больничного из системы социального страхования. Затем нужно заполнить данные. В электронном больничном часть данных (данные сотрудника и данные компании) генерируются автоматически. По сути, работодателю остаётся заполнить только данные о стаже и среднем заработке. После заполнения документ подписывается электронной подписью и загружается обратно в систему. Если при заполнении данных закралась ошибка, документ можно отредактировать. Действия, которые необходимо в этом случае предпринять, зависят от системы, в которой вы работаете.

Как исправить электронный больничный лист. Ошибки в электронных больничных встречаются гораздо реже, так как большинство данных подтягиваются автоматически из разных систем и проходят дополнительную формально-логическую проверку на стороне ФСС. Но иногда представитель работодателя может неправильно внести данные, необходимые для расчёта и выплаты пособий по временной нетрудоспособности. В этом случае внести исправления можно в личном кабинете страхователя на сайте ФСС или вашей привычной системе, нажав кнопку «редактировать».

«Карантинные» больничные. Из-за пандемии весной и осенью в разных регионах страны действовал режим самоизоляции для людей старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями. Если работники, попадающие в эту категорию, не имеют возможности работать удалённо, им дистанционно оформляют электронный больничный. В такой ситуации действуют временные правила оформления больничных, утверждённые Правительством РФ.

Оформление ЭЛН происходит дистанционно. Работодатель подаёт в ФСС реестр сведений о застрахованных сотрудниках старше 65 лет и сотрудниках, страдающих хроническими заболеваниями. Сведения состоят из ФИО, даты рождения, номера СНИЛС, адреса места жительства и данных для расчёта пособия. ФСС проверят сведения и передаёт их в медицинскую организацию, там формируются больничные листы на каждого работника. Дальнейший расчёт и выплата пособий по карантинным больничным листам зависят от региона – либо это будет традиционная зачетная система, либо прямые выплаты от ФСС, если проект уже действует в регионе.

Оценить работу с электронными больничными, заполнять, оправлять их в ФСС, отслеживать статус документа и формировать реестры ЭЛН в рамках проекта «Прямые выплаты» легко и удобно в сервисе Онлайн-Спринтер компании Такском. Убедится в этом можно, оценив работу системы в демо-версии или с помощью акции «Тест-драйв».