Как вычислить аренду за проведение мероприятия образец

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

С целью проведения мероприятия продолжительностью два дня бюджетное учреждение заключило с контрагентом счет-договор. Предмет договора — «оказание услуг по предоставлению во временное пользование (далее — аренда) товарно-материальных ценностей (далее — оборудование/мебель), а также монтажу, сборке, расстановке, демонтажу и разборке оборудования/мебели силами Арендодателя согласно требованиям Арендатора. «. Согласно данному счету-договору были поставлены столы, кресла и проспектодержатель. Поставка была оформлена актом с назначением «аренда оборудования по счету-договору».
1. Распространяются ли требования СГС «Аренда» на данные условия договора?
2. Какие проводки необходимо оформить бюджетному учреждению (Арендатор) в данном случае, если данный договор подпадает под СГС «Аренда»?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В соответствии с гражданским законодательством в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации у учреждения есть основания для применения СГС «Аренда» независимо от срока, на который имущество получено в пользование.

Обоснование вывода:
Классификация объекта учета аренды относится к сфере профессионального суждения должностных лиц учреждения (раздел III.1, раздел IV.1 письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83464). Для этих целей целесообразно создать комиссию, состоящую из компетентных специалистов учреждения. Например, в комиссии могут состоять сотрудники юридического, экономического, хозяйственного отделов (служб). Согласно положениям п. 37 Стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности» информация о профессиональных суждениях, выработанных в процессе применения учетной политики и оказывающих существенное влияние на показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности (например, профессиональные суждения о том, являются ли договоры соглашениями об аренде), подлежит раскрытию в пояснительной записке к отчетности.
Заключаемые договоры могут включать в себя элементы как договора аренды, так и возмездного оказания услуг или других видов договоров. Это — смешанные договоры. В целях отражения факта хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета по таким договорам бухгалтеру необходимо сделать выбор: учитывать операции по СГС «Аренда» или отразить как факт оказанной услуги (письмо Минфина России от 26.07.2018 N 02-06-10/52547).
Чтобы сформировать профессиональное суждение по данной проблеме, на основании положений договора и с помощью юристов дайте ответы на три вопроса.
1. Конкретизирован ли в договоре объект пользования как объект имущества?
Согласно п.п. 2, 18.1, 20 СГС «Аренда» в учете арендатора должен быть отражен конкретный актив: при операционной аренде — право пользования определенным имуществом, при финансовой — основное средство.
2. Сможет ли учреждение получать практически все выгоды от объекта пользования?
Согласно п. 36 СГС «Концептуальные основы» контроль над имуществом является обязательным условием признания актива.
3. Может ли учреждение определять способ использования объекта?
Положительные ответы дают возможность констатировать, что учреждение получило контроль над объектом пользования. При этом срок, на который имущество передано/получено в пользование, не является основанием для неприменения Стандарта «Аренда», положениями которого не установлено каких-либо исключений для краткосрочных договор пользования имуществом.
Если на перечисленные выше вопросы можно дать преимущественно положительные ответы, значит, объект пользования соответствует понятию «актив» и надо применять Стандарт «Аренда». В противном случае в учете должен найти отражение факт оказания услуг.
В случае классификации указанных в вопросе операций в качестве объектов учета операционной аренды в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
1. Дебет 0 111 42 351 Кредит 0 302 24 73Х
— отражено принятие к учету права пользования активом;
2. Дебет 0 506 10 224 Кредит 0 502 11 224
— отражено принятие обязательств перед арендодателем в размере арендных платежей, предусмотренных договором;
3. Дебет 0 109 ХХ 224 Кредит 0 104 42 451
— отражено начисление амортизации права пользования активом;
4. Дебет 0 502 11 224 Кредит 0 502 12 224
— отражено принятие денежного обязательства в размере арендного платежа;
5. Дебет 0 302 24 83Х Кредит 0 201 11 610,
увеличение забалансового счета 18 (КВР 244 КОСГУ 224)
— отражено перечисление арендной платы;
6. Дебет 0 104 42 451 Кредит 0 111 42 451
— отражено прекращение права пользования активом.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет у арендодателя по стандарту «Аренда» (для бюджетной сферы);
— Энциклопедия решений. Как организовать учет по СГС «Аренда» (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Еременко Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

18 марта 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Учет расходов на конференции

Компании часто проводят профессиональные конференции, на которых делятся опытом, обсуждают стратегическое развитие, открытие новых направлений. Такие мероприятия преследуют сразу несколько целей: обучить персонал, обменяться мнениями, сплотить команду. Елизавета Сейтбекова, управляющая ООО «Корн-Аудит», рассказала «Расчету», как признать траты на такое мероприятие.

Вопрос признания расходов на конференцию во многом зависит от того, каким образом компания организует мероприятия, какие договоры она заключает, какая смета расходов у нее запланирована. Конечно, проще признать траты, если заключить договор со специализированной организацией. Вместе с тем, если проводить данное мероприятие самостоятельно, то можно сэкономить. Однако в последнем случае есть шанс возникновения рисков признания расходов. Рассмотрим оба варианта и решим, какой подходит лучше.

Вариант 1: заключение договора со сторонней компанией

Если компания хочет провести конференцию на должном уровне, при этом не тратить силы и время на ее организацию, можно пригласить специализированную компанию, которая организует мероприятие.

Сегодня на рынке существует множество фирм, предлагающих такие услуги. Они имеют в собственности или в аренде залы, оборудование, а также предоставляют дополнительные услуги: встреча гостей в аэропорту, предоставление переводчиков, ведущих мероприятия, организуют питание. Также такие компании приглашают на конференции преподавателей, консультантов, экспертов, которые могут обучить сотрудников новым дисциплинам и навыкам.

Важно правильно выбрать фирму, организующую конференции. Она должна иметь опыт проведения подобных мероприятий, помещения и оборудование, соответствующие требованиям заказчика. Для того, чтобы выбрать компанию, которая предлагает наилучшие условия, целесообразно провести конкурс.

После того, как вы нашли организатора, нужно заключить с ним контракт. Чаще всего это договор оказания услуг. По такому соглашению исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги, а последний обязуется оплатить их (ст. 779 ГК РФ).

Существенными будут условия, определяющие конкретный вид оказываемой услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ), и цена.

Обратите внимание, виды предлагаемых услуг могут различаться. Тогда отличаться будут и отчетные документы. Если речь идет о консультационных услугах, подтверждающим документом будет акт приемки-передачи с выделением видов оказываемых услуг. Вместе с тем, в постановлении ФАС Московского округа от 10 октября 2011 года по делу № А40- 30370/10-127-132 суд указал, что отсутствие в актах оказания услуг информации о конкретных консультациях и рекомендациях налогоплательщику не является обстоятельством, исключающим его право учесть затраты на оплату консультационных услуг.

Если проводить корпоративное мероприятие самостоятельно, то можно сэкономить. Однако в последнем случае есть шанс возникновения рисков признания расходов.

Предметом договора могут быть образовательные услуги, если проведение конференции сопряжено с обучением сотрудников. В этом случае в соглашении нужно указать: условия, определяющие конкретный вид образовательной услуги, то есть то, чему обучают сотрудника, и стоимость. Необходимо документально подтвердить, что обучение проводится в интересах фирмы, то есть подобные затраты экономически оправданы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, в соответствии с законодательством об образовании подобные услуги являются лицензируемыми, то есть необходимо запросить у проводящей мероприятие компании копию разрешительного документа.

Бумагами, подтверждающими, что сотрудники прошли курс обучения, будут дипломы (свидетельства, аттестаты), сертификаты и удостоверения, выданные образовательным учреждением, или другие документы (договор, акт об оказании услуг и т. д.) с указанием программы обучения.

Если компания заключает договор оказания консультационных услуг, то такие расходы признаются на основании подпунктов 14 и 15 пункта 1 статьи 264, пункта 1 статьи 252 НК РФ. Обязательным условием для признания этих трат является документальное подтверждение оказания услуги.

Если компания заключает договор на обучение, то стоимость признается в расходах на дату подписания акта или получения иного документа, подтверждающего, что работник окончил образование либо завершил его этап (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Стоимость любого обучения не облагается НДФЛ, если оно проводится российской организацией, имеющей лицензию на такую деятельность, или иностранной организацией с соответствующим статусом (п. 21 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина от 11.11.2013 г. № 03-04-06/48063, от 22.04.2010 г. № 03-03-06/1/291 (п. 2), от 15.10.2007 г. № 03-04-06- 01/357). Имейте в виду, такие услуги не облагаются страховыми взносами.

Вариант 2: сам себе организатор

Если компания хочет сэкономить и провести конференцию самостоятельно, то необходимо будет самим искать помещение, заключать договоры на банкетное обслуживание и многое другое. Поскольку траты на мероприятие могут значительно различаться, то необходимо придерживаться следующего алгоритма действий.

Для начала нужно составить смету расходов. Для того, чтобы понять, какие затраты придется понести, необходимо, прежде всего, рассчитать траты и утвердить приказом руководителя. Среди различных видов расходов можно выделить следующие: на размещение информации о проведении конференции в СМИ; на рекламу мероприятия; на рассылку приглашений, брошюр или каталогов рекламного характера; на обеспечение приглашенных раздаточным материалом; на аренду зала, аудио- и видеооборудование; на оплату услуг лекторов, их проезда к месту проведения семинара и обратно, а также на проживание в гостинице и на оплату услуг переводчика. Помимо этого, фирме нужно быть готовой и к другим расходам. Например, затратам на: изготовление сувенирной продукции для участников семинара; приобретение расходных материалов, проектора, флипчарта; организацию кофе-паузы, обедов или фуршетов; расходы на проезд сотрудников, гостиницу.

Смета будет больше или меньше в зависимости от того, имеется ли в компании помещение, в котором можно провести подобное мероприятие, или же необходимо его арендовать.

Еще одной особенностью в случае самостоятельной организации мероприятия будет нормируемый характер траты. Представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих в размере, не превышающем 4 процента от трат фирмы на оплату труда за этот налоговый период.

После этого можно заключить договоры с компаниями, которые предоставляют все эти услуги. При самостоятельной организации фирме придется заключить несколько контрактов. Так, если компания проводит рекламу, то необходимо заключить договор оказания рекламных услуг.

Информирование должно быть обращено неограниченному числу лиц. А подтверждающим документом будет акт приемки-передачи.

При аренде зала будет также заключен соответствующий договор. Единственным существенным условием такого соглашения, вытекающим из закона, является условие о предмете аренды. Согласно пункту 3 статьи 607 ГК, в контракте должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче компании в качестве объекта аренды. При их отсутствии условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается несогласованным, а само соглашение – незаключенным.

Если говорить об изготовлении сувенирной продукции, обеспечении участников раздаточным материалом, то фирме-заказчику нужно подписать соглашение подряда с компанией-исполнителем. Основным условием, которое необходимо согласовать сторонам в договоре подряда, является его предмет. Это – существенное условие (п. 1 ст. 432 ГК РФ). В соответствии с пунктом 1 статьи 702, пунктом 1 статьи 703, статьей 726 ГК РФ предметом договора подряда признается работа и ее результат. Начальный и конечный сроки также признаются судами существенными условиями исходя из положений пункта 1 статьи 708 ГК РФ. Стороны могут установить в контракте следующие формы расчетов: денежными средствами или с помощью встречных договоров (поставка, подряд, возмездное оказание услуг, аренда). Приемка-передача будут осуществляться по соответствующему акту.

При организации конференции какие-то товары (например, бумагу, ручки, флипчарт, проектор) компании необходимо будет приобрести, и тогда нужно заключить договор купли-продажи.

Необходимым условием контракта будет наименование, количество товара и его цена.

Теперь перейдем к признанию расходов. С ними при самостоятельной организации мероприятия не все так просто, как в первом случае.

Признание расходов

Компании, которые организуют мероприятия самостоятельно, признают расходы различными способами. Первый вариант – признать все траты в качестве представительских.

Правомерность такого подхода подтверждена в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 15 октября 2007 года № Ф08-6877/2007- 2552А по делу № А63-2652/2007-С4. Суд тогда указал, что расходы на проведение конференций, совещаний, приемов, годового общего собрания акционеров являются представительскими.

Однако нужно помнить, что перечень подобных трат ограничен. К представительским относятся: расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах; транспортное обеспечение доставки деловых партнеров к месту проведения мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; буфетное обслуживание; оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Еще одной особенностью в данном случае будет нормируемый характер расходов. Представительские траты в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от трат фирмы на оплату труда за этот налоговый период.

Второй вариант – признание каждого вида затрат отдельно. Так, расходы на аренду конференц-зала относятся к представительским и учитываются в составе прочих (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Часть расходов можно признать тратами на рекламу. К ним относятся в том числе издержки на: участие в выставках, ярмарках, экспозициях; оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов; изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации и другие (п. 4 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 09.08.2013 г. № 03-03-06/1/32239).

Если проведение конференции связано с доставкой работников из других регионов, то у компании возникнут командировочные расходы. Напомню, что в соответствии со статьей 166 ТК командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. При направлении специалиста фирмы обязана возместить ему (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные траты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно пункту 1 статьи 264 НК РФ, затраты на эту поездку признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. Признание отдельных видов расходов позволит избежать превышения норм по представительским расходам компании.

Елизавета Сейтбекова, для журнала «Расчет»

Неудобно читать с монитора?

Обо всем полезном для работы бухгалтера читайте в профессиональной бухгалтерской прессе! Выбрать журнал >>

Как правильно оформить представительские расходы — пример?

Для чего осуществляется оформление представительских расходов
Как оформить представительские расходы в 2020-2021 годах
Перечень подтверждающих документов
Оформляем представительские расходы: отчет
Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2020-2021 годах
Требования к первичке
Итоги

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2020-2021 годах

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

приказ о проведении представительского мероприятия;
смета фирмы по ПР;
отчет по ПР;
первичка, дополняющая отчет.

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

отчета;
первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

Если деньги на оплату представительских получал сотрудник, то от него потребуется также авансовый отчет. Оформить его правильно вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:

Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
смета ПР;
отчет о расходах;
акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

отчет о бизнес-мероприятии;
первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

о цели проведения бизнес-мероприятия;
фактическом количестве посетителей;
фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Готовый образец отчета о представительских расходах вы можете скачать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2020-2021 годах

В документе могут отражаться:

сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
дата, место его проведения;
сведения о количестве организаторов и гостей;
перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

наименование;
дату составления документа;
название фирмы;
сведения об учитываемом хозяйственном факте;
сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики

Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:

проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

Официальный прием и обслуживание

Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

Место и время проведения переговоров

Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Транспорт

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Проживание

Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль

Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.

Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.

Особенности документального оформления представительских расходов

При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:

приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
смета представительских расходов;
отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:

в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные этому лицу соответствующими организациями. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм;
при заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Приказ на проведение расходов

Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»

Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.

О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей

Провести официальный прием представителей компании «Алмаз» в период с ноября по декабрь 2018 года.
Ответственным за организацию встречи и приема назначить заместителя директора Иванова П. И.
Главному бухгалтеру Петровой О. П. разработать и представить на утверждение смету предстоящих расходов.
Коммерческому директору Сидорову Н. К. подготовить проекты дополнительных соглашений с ООО «Алмаз».
Ответственным за составление финансового отчета о произведенных затратах назначить Иванова П. И. Срок предоставления — 3 рабочих дня со дня окончания приема.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев

Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.

В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.

Смета на представительские расходы

Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.

Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям

Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

Директор ООО «Профит»

Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»

20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:

— от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.

— от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.

В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.

Расходы на проведение переговоров составили:

транспортные расходы (проезд от гостиницы, где остановился представитель ООО «Алмаз», до ресторана и обратно) — 1 000 руб.;
ужин — 5 000 руб.;
выдана сувенирная продукция (плакат — 1 шт., ручки — 10 шт., календари — 3 шт.) на общую сумму 4 000 руб.

Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.

Ответственный за организацию

и проведение переговоров Петров И.А.

На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:

Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;

Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;

Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;

Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.

При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.

Владельцам прокатов: правила работы с клиентами + пример договора

Справочная / Права потребителей

Владельцам прокатов: правила работы с клиентами + пример договора

Помогаем сезонным и постоянным прокатам не нарушить закон. Рассказываем, какие правила обязан соблюдать бытовой прокат и как заключать договор с клиентами без лишних бумаг.

Статья полезна, если сдаёте в прокат:

🛴 велосипеды, самокаты, горнолыжку, скейты;

👗 платья на свадьбу, вечер и фотосессию;

🐯 детские новогодние костюмы;

🚗 автомобили, квадроциклы, катамараны;

📺 холодильники, пылесосы, телевизоры;

Если ассортимент проката предназначен для бизнеса, правила из нашей статьи не работают. Например, условия проката стенда для выставки предприниматели определяют сами.

Правила работы проката с физлицами

Бытовые прокаты обязаны соблюдать:

— § 2 Прокат Главы 34 ГК РФ;

— Закон о правах потребителей;

— Правила бытового обслуживания населения N 1514 — их требования мы объяснили простым языком.

Ещё для бытовых прокатов есть ГОСТ Р 57616-2017 Услуги проката. В нём прописаны стандарты качества для отдельных видов.

Вот основное из законов.

Как заключают договор проката

Прокат за плату сдаёт клиенту имущество для временного пользования. Договор оформляют письменно. Прокат в нём — арендодатель, а клиент — арендатор — ст. 626 ГК РФ.

Прокату необязательно с каждым клиентом подписывать договор на бумаге. Достаточно составить один документ — условия проката. Условия вешают в пункте выдачи или публикуют на сайте. В офлайне клиента знакомят с условиями под подпись. А на сайте — «под галочку».

Условия проката зависят от самих вещей — их назначения и стоимости. Мы составили пример для квадроциклов. Возьмите их за образец и переделайте под свои правила.

Условия проката — оферта, а подпись клиента — согласие с ней. Вместе получается договор, так можно — ст. 426, 437 ГК РФ

Вещь клиенту выдают по квитанции или акту приёма-передачи. В документе ставят отметку, что клиент знаком с условиями проката. Один экземпляр остаётся в прокате. Если клиент не вернёт вещь, прокат докажет, что именно он унёс. Отдавать вещи совсем без бумаг ненадёжно.

В квитанции и акте важно описать вещь так, чтобы не осталось сомнений, что именно выдали. Если вещь царапанная, потёртая или на ней не все аксессуары, это тоже записывают. Описание и отметка о недостатках нужны на случай спора, если клиент не вернёт или повредит вещь — ст. 607 ГК РФ.

Пример описания пылесоса:

Пылесос моющий Karcher SE 5.10, потёртости на задних колёсах, скол на ручке

Прокат может выдавать квитанции и акты в свободной форме. Для квитанций есть унифицированная форма, но использовать именно её необязательно.

Клиент не может сдать вещь из проката в субаренду — ст. 631 ГК РФ.

Срок проката

Прокат может быть почасовым, посуточным или на более длительный срок. Максимальный срок — один год по ст. 627 ГК РФ.

Клиент может сдать вещь досрочно. Есть правило, что он письменно предупреждает прокат за десять дней. Но если срок проката короче, десять дней не соблюдаются.

Клиент продлевает прокат, если на вещь нет брони нового клиента. Тут не работает преимущественное право арендатора на продление автоматом.

Проверка вещи и инструктаж клиента

Работник проката должен:

— при клиенте проверить исправность вещи;

— рассказать, как пользоваться вещью или выдать инструкцию по эксплуатации — не обязательно «родную» от вещи;

— рассказать о технике безопасности — ст. 628 ГК РФ.

На травмоопасные вещи стоит хорошенько расписать технику безопасности. И не подходить к инструктажу формально. Если безопасность зависит от экипировки, прокат должен ее выдать — ст. 7 Закона о правах потребителей.

При нарушении инструктажа и отказе от экипировки виноват в травме будет клиент.

Рекомендуем завести в пункте выдачи журнал инструктажа безопасности. Клиенты будут расписываться в нём. Если клиент травмируется и обвинит прокат, подпись в журнале очень поможет.

Недостатки вещи могут всплыть уже после проверки в пункте выдачи. К примеру, электросамокат разряжается каждые полчаса. Прокат обязан сразу отремонтировать вещь или выдать новую без доплаты. При долгосрочной аренде на такие случаи в договоре с клиентом прописывают срок, в течение которого прокат ремонтирует или заменяет вещь — ст. 629 ГК РФ.

Если клиент сломал или потерял вещь

Клиент платит за ремонт сломанной вещи, если нарушил инструкцию по эксплуатации и технику безопасности — ст. 629 ГК РФ.

Клиент возмещает стоимость потерянной вещи — ст. 1064 ГК РФ.

На поломки и утерю составляют акт.

Дальше возникнет вопрос о сумме компенсации. Если клиент согласен с прайсом, проблем нет. Но клиент может не согласиться. Если спор дойдёт до суда, придётся заказывать экспертизу стоимости ремонта или аналогичной вещи, которую клиент проворонил. Если прокат выиграет, стоимость экспертизы тоже оплатит клиент.

Клиент проката забил на инструктаж и дал управлять ребёнку сигвеем Ninebot Elite. Ребёнок не справился с управлением, сигвей улетел в водоём и сломался. По сумме возмещения не договорились, дело дошло до суда. Прокат заказал экспертизу за 5 000 ₽, эксперты оценили ремонт в 90 000 ₽. Эти деньги суд взыскал с клиента — дело № 33-13867/2020.

Арендная плата

Арендную плату устанавливают в твёрдой сумме. Прайс может зависеть от длительности проката.

При досрочном возврате плату пересчитывают и возвращают. В почасовом прокате можно установить минимальные часы, за которые деньги не возвращают. В посуточном и выше так сделать нельзя. Прокат возвращает предоплату, исчисленную со следующего после возврата дня — ст. 630 ГК РФ.

Если клиент просрочил возврат, плату доначисляют по прайсу — 622 ГК РФ.

В помещении проката вешают прейскурант. Если прокат работает без офлайн-точки бумажный прейскурант держать необязательно. Достаточно выложить его на сайте или в мобильном приложении.

Доставка клиенту

У проката нет обязанности привозить клиенту вещь. Доставку до дома и обратно можно продавать как отдельную услугу. Это актуально для крупногабарита — холодильников или пианино. Главное, предупредить клиента, что доставка за деньги.

Ремонт прокатных вещей

Капитальный и текущий ремонт вещи полностью лежит на прокате. Переложить замену лампочки в холодильнике на клиента нельзя — ст. 631 ГК РФ.

Денежный депозит за вещь

Прокат может взять с клиента денежный депозит. Из депозита вычитают деньги за поломку, просрочку возврата и потерю вещи. Если клиент сдал вещь целую и вовремя, депозит возвращают — ст. 381.1 ГК РФ.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Запрет брать паспорт в залог

Брать в залог паспорта людей нельзя. За такое можно получить штраф по ст. 19.17 КоАП РФ. Правда, штраф 100 ₽ и можно вообще отделаться предупреждением.