Изменение штатного расписания задним числом

Кем проводится утверждение штатного расписания, в каком порядке и когда, происходит ли задним числом?

Штатное расписание – внутренний документ, в котором находится список структурных подразделений, число штатных единиц, закрепленных непосредственно за ними. При этом для любой штатной единицы установлено название должности, специальности, профессии с предписанием квалификации.

Это документ, принадлежащий к унифицированным конфигурациям основной учетной документации, который заполняют по унифицированной форме NoТ-3 и утверждается надлежащим приказом. Читайте далее, как правильно утвердить новый документ и ввести его в действие (в том числе на год).

Кто этим занимается в компании?

Утверждает штатное расписание в начале года начальник компании путем издания указа об его утверждении. Действует принятый документ в течение календарного года.

Руководителям подразделений следуют надлежащие извлечения из штатного расписания.

Порядок проведения

Алгоритм утверждения штатного расписания представляется таким образом:

Издается приказ о непосредственном составлении штатного расписания.
Приказ фиксируется в журнал.
С документом знакомятся заинтересованные работники.
Исследуется общая структура компании.
Оформляется непосредственно штатное расписание.
Выпущенный документ согласовывается с руководством.
Подготавливается ещё один приказ об утверждении расписания.
Документ обязательно регистрируется в журнале.

Прежде чем публиковать приказ на штатное расписание, руководитель должен подобрать ответственного за ведение и сохранение документа. В роли него выступает эксперт кадровой службы. При этом подписывает график управляющий кадрового департамента либо главный бухгалтер, однако в случае, если таковых в компании не имеется, расписывается руководитель либо другое уполномоченное лицо.

Управление компании может вводить в штатное расписание любую информацию, что дает возможность улучшить работу. При этом документ может расширяться как на одно подразделение, также на все предприятие.

Утверждается штатное расписание в начале календарного года, вступает в действие с 1-го числа месяца, чтобы упростить начисление заработной платы, которая меняется с его внедрением. Указом руководителя утверждаются и все изменения, какие в него записываются.

В случае если изменения не записывались либо были небольшими, годичное переутверждение не требуется, в данном случае довольно оформить только список изменений как дополнение к штатному расписанию.

Утвердить новое расписание может только руководство компании. Формируется приказ о необходимости внедрить в действие новый документ с определенного числа. Назначается отвечающий за подготовку нужной документации и контроль по выполнению приказа. «Старое» штатное расписание полностью теряет собственную силу.

Новое расписание имеет свою значимость, если структурное подразделение ликвидируется либо увольняется большое число работников. В случае если изменениям подвергаются ряд должностей, то данный вид уже не подойдет, и целесообразнее принять вспомогательное соглашение.

Необходимые бумаги

Чтобы осуществить утверждение штатного расписания, необходим только образец приказа. Другие документы законодательством не предусмотрены. Помимо этого, понадобится печать компании.

При этом работодатель должен обращать особенное внимание на правильность заполнения указа о внедрении и утверждении штатного расписания, либо применять типовой образец, заменяя в нем наименование компании и индивидуальные данные работников.

Сроки осуществления и время действия документа

Период действия расписания можно не указывать. Если не определить промежуток его действия, то возможно использовать eго на протяжении всей работы компании дo внесения в нeго каких-либо перемен и дополнений.

Когда утверждается для работы учреждения?

Ограничение касательно времени утверждения штатного расписания имеется только лишь для бюджетных учреждений – утверждают штатные расписания в месячный cрок с самого начала года (согласно 1-го абзаца п. 45 постановления КМУ No 228 от 28.02.2002 г. «Oб утверждении порядка формирования, рассмотрения, принятия и основных требований к выполнению смет бюджетных органов»).

Остальные (небюджетные) работодатели пересматривают, проводят утверждение штатного расписания по мере необходимости. Штатное расписание утверждается приказом рукoводителя компании, который составляется в свободной форме.

Утвердить штатное расписание можно с 1 января следующего года.

Можно ли утвердить задним числом?

“Задним числом” внедрение в действие штатного расписания невозможно – это является единственным ограничением. Проект документа необходимо согласовывать не только с вышестоящими руководителями, однако и с менеджерами структурных подразделений либо отдельными работниками.

После этого с расписанием знакомятся под подпись главные бухгалтеры и руководители профессиональных служб. После этого возможно подготавливать приказ о штатном расписании либо применять уже готовый образец.

В случае если в компании учтена практическая деятельность обнуления нумерации с начала последующего года, нумерация штатного расписания должна быть обнулена. Однако данный вопрос может решаться персонально в любой определенной компании руководителями.

Если в документ записывались частые изменения, рациональнее начать новую нумерацию, а не продлевать старую. В целом это облегчит работу профессиональных экспертов, даст возможность избежать недоразумений.

Заключение

Как видим, штатное расписание представляет собой документ, утвержденный высшим руководством. Он может помочь систематизировать информацию относительно профессионального состава компании и определить соответствие между должностями и должностными окладами.

Таким образом, штатное расписание – значимый документ в компании, позволяющий реализовывать квалифицированную профессиональную политику. Теперь вы знаете, как утверждается документ.

Сложные вопросы составления и внесения изменений в штатное расписание

Ш татное расписание – это локальный акт организации 1 , в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.

Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:

прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
содержится перечень структурных подразделений;
приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.

Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?

На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание 2 . На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:

путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.

Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.

Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).

Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?

Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.

Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:

персональная надбавка;
надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
доплата за работу во вредных условиях труда и др.

В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).

Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?

Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.

Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).

4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Подробнее о том, почему делегирование прав и обязанностей работодателя не оформляется доверенностью, см. статью «Доверенности в трудовых отношениях» журнала № 4′ 2011

Изменение штатного расписания задним числом

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Для его подготовки применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Как заполнить форму № Т-3, рассмотрим. В ней 10 граф, к которым можно добавлять новые. А вот исключать какие-либо из них запрещено (постановление Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.

Зачастую возникает путаница с тем, какие даты указать в строке «на период ____ с “____” ______________ 200__» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Графа 1 «Наименование» заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела — финансовый и бухгалтерия. Если код департамента — 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Обратите внимание: по статье 57 ТК РФ в том случае, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

— Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);

— Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания Госкомстата России).

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 «Количество штатных единиц» будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один — на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах — то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан «обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности».

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки — стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать («северные» надбавки, надбавки за ученую степень);

утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например 10% для «северной» надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа смотрите на с. 118.

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник. Например, в ООО «Рассвет» заместителю генерального директора кроме оклада в размере 20 000 руб. положена надбавка 20% за ненормированный рабочий день, то есть 4000 руб. (20 000 руб. х 20%), и 15% за интенсивность работы — 3000 руб.

В организации в этой должности трудятся два сотрудника. Одному руководитель компании предоставляет все надбавки и работник получает сумму вознаграждения в размере 27 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб. + 4000 руб.). А другому — только одну надбавку за интенсивность работы — 3000 руб., поэтому выплата в этом случае составит 23 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб.).

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. Рассмотрим заполнение графы 9 на примере штатного расписания ООО «Рассвет» (образец в приложении 1).

Так, должностной оклад секретаря (две единицы) составляет 9000 руб., по этой должности установлена надбавка за интенсивность работы в размере 10% должностного оклада (900 руб.) и надбавка за знание иностранного языка — 1500 руб. Просуммировав эти значения и умножив результат на количество штатных единиц, получаем:

(9000 руб. + 900 руб. + 1500 руб.) х 2 = 22 800 руб.

Эту сумму и нужно указать в графе 9.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая — если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе «Примечания» нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.

И вторая ситуация — когда в компании есть работники-сдельщики. Что в этом случае нужно отражать по графе 10, рассмотрим в разделе «Особенности составления штатного расписания для сдельщиков».

Итак, графы 1—10 заполнены. В самом конце таблицы есть строка «Итого». Подводить итог нужно по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 — фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую — в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую — когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Штатное расписание — плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого существует два способа.

Первый — издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец смотрите ниже). Такой вариант удобен, если они незначительны.

Второй — более масштабный. Если в организации происходят значительные перемены, лучше издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Обратите внимание: при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Штатный список (Расстановка)

В настоящее время дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список. Его также называют штатной расстановкой. Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

На мой взгляд, за основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу «ФИО сотрудника». Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Скачать форму Т-3 Штатное расписание можно здесь

Можно ли утвердить штатное расписание задним числом?

(Консультация эксперта, Минтруд России, 2019)Ответ: При отсутствии в организации штатного расписания его следует разработать и ввести в действие приказом работодателя текущим периодом. Задним числом утверждать штатное расписание неправомерно.

Когда утверждается новое штатное расписание?

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание? Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Кто вносит изменения в штатное расписание?

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Как утверждается штатное расписание?

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо. При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Что является основанием для изменения штатного расписания?

Переименование должности (профессии, специальности) стало распространенным основанием для изменения штатного расписания после введения в действие профстандартов. Объясним почему. … внести изменения в штатное расписание: добавить должность, соответствующую квалификации работника, либо изменить наименование его должности.

Когда утверждается штатное расписание при сокращении?

При сокращении численности или штата работников организации новое штатное расписание, как правило, утверждается до начала предупреждения работников об увольнении и вводится в действие не позднее того дня, с которого работники подлежат увольнению в связи с сокращением численности или штата работников.

Нужно ли утверждать новое штатное расписание на каждый год?

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Как правильно оформить изменения в штатном расписании?

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно одним из двух способов: утвердить штатное расписание в новой редакции или издать приказ о внесении отдельных изменений в штатное расписание (при этом переделывать сам документ не требуется).

Можно ли в штатном расписании указывать 0 5 ставки?

При заполнении расписания возникает вопрос – можно ли в штатное расписание ввести должность на 0,5 ставки? Да, можно. В штатном расписании компании и ИП могут показывать как сотрудников с полной ставкой, так и на полставки. В типовой форме штатки есть возможность проставить значения, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Как изменить должность в штатном расписании?

Для этого вам необходимо провести следующую процедуру:

внести в штатку должность с другим названием;
заключить с сотрудником допсоглашение к трудовому договору о переводе на новую должность. …
внести в трудовую книжку необходимую запись;
исключить из штатного расписания прежнюю должность.

Как часто формируется штатное расписание?

Кто формирует штатное расписание?

Штатное расписание формирует любой работник, на которого возложена соответствующая обязанность. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел управления персоналом), реже — специалисты бухгалтерского или финансового подразделения.

Кто утверждает штатное расписание в бюджетном учреждении?

Так, в соответствии с п. 19 Единых рекомендаций*(1) штатное расписание учреждения утверждается руководителем учреждения и включает в себя все должности служащих (профессии рабочих) данного учреждения.

Каким приказом утверждается штатное расписание?

Утверждение штатного расписания

Но как бы оно ни было составлено, его утверждают приказом руководителя. … Следует знать, как внести изменения в штатное расписание (ШР), это делается изданием распорядительного акта по предприятию. В этом случае руководитель издает приказ об изменении ШР.

Каким образом могут вноситься изменения в структуру и штатную численность организации?

На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами: путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером; путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Как внести изменения в штатное расписание РК?

Законодательством РК не предусмотрено утвержденных форм штатного расписания, сроков и порядка внесения изменений в штатное расписание для субъектов частного предпринимательства. Таким образом, изменения в штатное расписание вносятся актом (приказом, распоряжением) работодателя по мере необходимости.

Как составить штатное расписание

06 мая 2019 Пригодится для: Предприниматели

Если у вас есть наёмные работники, нужно составить штатное расписание, перечислить в нём должности и оклады.

Зачем нужно штатное расписание

Предприниматели часто думают, что им не обязательно возиться с кадровыми документами, особенно если у них один-два работника, и даже не подозревают, что штатное расписание им тоже нужно.

Минсоцполитики настаивает: штатное расписание составляют все работодатели, и предприниматели тоже (письмо Минсоцполитики № 5907/0/10-16/06). А ещё наличие штатного расписания проверят специалисты Гоструда, если придут с проверкой.

При рассмотрении дел о взыскании среднего заработка, взыскании выплат по больничным листам, матпомощи и других выплат штатное расписание обязательно будет фигурировать в перечне документов для судебного рассмотрения.

В штатном расписании вы не указываете конкретных работников, только должности, их количество и размер зарплат (письмо Минсоцполитики № 162/06/187-07).

Сначала утверждают штатное расписание, а уже потом нанимают работников на должности, прописанные в нём. На его основании разрабатывают должностные инструкции, где перечисляют обязанности работников, их права и ответственность.

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Например, у вас есть офис и магазин. В офисе работают админработники, бухгалтер, менеджеры, обслуживающий персонал, в магазине — торговый персонал, управляющий, продавцы и т. п. Все должности распределяете по структурным подразделениям (офис, магазин), определяете, сколько работников по каждой должности вам надо. Всё это следует прописать в штатном расписании.

Без штатного расписания не обойтись, если решите провести сокращение (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ). Ведь только в нём прописаны все должности, и на его основании решают, какие из них сокращать, и потом оформляют документы.

Форма штатного расписания

Утверждённой формы штатного расписания для предпринимателей и предприятий нет. Но есть форма для бюджетных организаций, можете использовать её (приказ Минфина № 57). Можно разработать свою.

Что указывают в штатном расписании:

Должности нужных вам сотрудников, в том числе внешних совместителей, и даже вакантные должности, на которые вы только планируете принять на работу сотрудников.
Количество штатных единиц по каждой должности. Нужен один работник на полную ставку — установите одну штатную единицу. Можете предусмотреть 0,5 или 0,25 единицы, если нужен работник, который будет трудиться на полставки.
Код профессии — названия должностей и профессий должно соответствовать названиям в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
Должностные оклады.
Доплаты и надбавки к зарплате, если выплачиваете их на постоянной основе. Перечень приведён в пп. 2.2.1 Инструкции (утверждена приказом Госкомстата № 5).

Должность, которую укажете в штатном расписании и на которую возьмёте сотрудника, надо записать в его трудовой книжке (п. 2.14 Инструкции № 58).

Предприниматель утверждает штатное расписание своим приказом, составляют его в произвольной форме. В приказе должна быть дата, с которой штатное расписание вступает в силу, она может отличаться от даты издания приказа.

Например, составили и утвердили штатное расписание в начале декабря, но прописали в приказе, что введёте его в действие с 1 января следующего года.

А вот вводить штатное расписание «задним числом» нельзя .

Размер оклада

Минимальный должностной оклад сотрудника должен быть не меньше прожиточного минимума, который установлен для трудоспособных лиц на 1 января текущего года. В 2019 году — не менее 1921 грн.

При этом по закону зарплата не должна быть меньше минимальной — это 4173 грн, если работник трудился полное рабочее время (ст. 95 КЗоТ).

А это значит, что оклад-то вы можете установить в размере 1921 грн, но платить зарплату надо не меньше 4173 грн в месяц. Другими словами, такой оклад предполагает, что вы будете платить сотруднику премии, надбавки, процент от продаж и пр., чтобы довести зарплату до минималки.

Например, вы установили в штатном расписании оклад для должности продавец 2,5 тыс. грн. В марте он получил премию 2 тыс. грн, всего 4,5 тыс. грн, это больше минималки, значит условие выполнено. В апреле премии не было — придётся доплатить до минзарплаты 1673 грн (4173 грн − 2,5 тыс. грн).

Нельзя установить всем работникам одинаковые оклады. Работа должна оплачиваться с учётом квалификации сотрудника и сложности его работы (ст. 95 КЗоТ, ст. 6 ЗУ № 108/95-ВР). Если решили сэкономить и установить одинаковый оклад продавца и заведующего магазином, так нельзя.

Считается, что рабочий 1-го разряда — это самый неквалифицированный работник, и тарифная ставка у него минимальная.

Дальше формируете оклады от этого размера, применяя квалификационные соотношения.

Вот пример, минимальная тарифная ставка у ФЛП — 2 тыс. грн. Межквалификационный коэффициент 1,2, тогда следующий по квалификации работник будет получать оклад 2,4 тыс. грн (2 тыс. грн × 1,2).

Как утвердить и внести изменения

Обычно штатное расписание утверждают в конце текущего года на следующий, но оно может действовать и в последующих годах. Если период действия не уточнять, его вообще можно применять бессрочно, до внесения в него изменений и дополнений.

Работодатель может пересмотреть и утвердить новое штатное расписание, если считает необходимым, если в течение года ввели или вывели какую-то штатную единицу, изменили размер окладов.

Если по штатному расписанию все должности заняты работниками и вакантной должности нет, ФЛП не может принять на работу новых работников — сначала вносите изменение в штатное расписание, издаёте приказ, в котором прописываете причины, а потом уже заключаете трудовой договор с новым работником.

Как вносить изменения:

издать приказ и перечислить, чего именно касаются эти изменения;
новым приказом утвердить новое штатное расписание с учётом изменений.

Новое штатное расписание обычно вводят, если оклады поменяли всем или хотят поменять организационную структуру (сократить, переместить в другие подразделения и т. п.).

Если изменения в штатном расписании касаются изменений существенных условий труда (например, перевод на полставки, уменьшение оклада и др.), об этом дополнительно надо известить каждого работника не позднее чем за два месяца (ст.ст. 32 и 103 КЗоТ).

Сколько хранить

Хранить штатные расписания, приказы по изменениям, справки, предложения, заключения по их разработке надо три года (пп. «б» п. 37 Перечня № 578).

Если штатного расписания нет

Отсутствие штатного расписания законодательством о труде приравнивается к нарушению других требований трудового законодательства. Штраф за это — 4173 грн, т. е. одна минимальная зарплата (ст. 265 КЗоТ).

Могут применить админштраф от 510 до 1700 гpн (ч. 1 ст. 41 КоАП).

прием на работу в период ожидания изменений по штатному расписанию

Должность работников включала в себя выполнение дополнительных обязанностей, что прописывалось, в т.ч., в должностной инструкции, как внутреннее совмещение не оформлялось (например, как бухгалтер с функциями кассира), соответственно и оплата была несколько выше, чем, обычно, предусматривает данная позиция. Сейчас ситуация меняется, должность делится на 2, соответвенно, в 1,5 раза увеличивается штат. Всех, как положено, предупреждаем за 2 мес. об изменнениях, в том числе снижении оклада (в связи с уменьшение объема). Кто-то остается на своей должности, кто-то идет на вновь образованную вторую.

А вопрос в следующем: новеньких мы должны принимать на оклады, которые будут введены через 2 месяца или как было раньше? Как-то странно, как мне кажется, сказать людям, что вот зарплата у Вас такая, но за первые 16 дней мы будем платить на 3 рубля больше.

«А Вы предлагаете ввести его в действие сразу? Но тогда как же применение 74 статьи ТК РФ? Или для одних одно, для новеньких другое? «.

Штатное расписание утверждается Приказом по организации, в котором работодатель и может прописывать любые, не противоречащие ТК РФ, условия введения его в действие.
В варианте предложенном мною выше статья 74 ТК РФ как раз и не нарушается ни в отношении работающих, ни в отношении вновь принимаемых сотрудников.

Порядок составления штатного расписания согласно абз. 3 Письма Роструда от 21.01.2014 NПГ/13229-6-1в действующем законодательстве РФ не определен.
При этом есть унифицированная форма Штатного расписания — форма N Т-3, утверждённая Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое не зарегистрировано в Минюсте. Соответственно в силу п. 10 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. N 763 данное Постановление не влечёт правовых последствий, как не вступившее в силу, и не может служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанный акт нельзя ссылаться при разрешении споров.

Вопрос: О внесении изменений в штатное расписание;
Ответ:
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
ПИСЬМО от 22 марта 2012 г. N 428-6-1
В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено письмо. Сообщаем следующее.
1. Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.
Как правило, штатное расписание изменяется в случаях переименования структурных подразделений или должностей; изменения окладов, сокращения численности или штата работников.
Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов (в частности, штатного расписания) определяет работодатель.

«»Штатное расписание утверждается Приказом по организации» — ну не только, а и грифом утверждаю на самом ШР с живой подписью гены.»

Вообще-то под грифом «УТВЕРЖДАЮ» нужно указывать дату и номер Приказа, которым Штатное расписание было утверждено.

«т.е. для одних ШР вводится текущей датой, а для нынешних через 2 месяца? Ведь через 2 месяца старых должностей быть не должно, что является основанием изменений в виде оргштатных мероприятий»
— Всё верно. Именно так. Штатное расписание утверждено и вступило в силу сегодня, но для работающих как по наименованиям должностей, так и по окладам будет применяться через два месяца после их предупреждения, а для вновь принимаемых работников — с даты приёма на работу.

И небольшая цитата из материала Системы Кадры:

На какие условия принимать нового сотрудника в период изменения штатного расписания?

Возможны несколько вариантов решения ситуации в зависимости от конкретных условий и интересов работодателя.

Штатное расписание представляет собой локальный акт организации, в котором зафиксирован перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда. Этот документ отражает текущее состояние в организации, и по мере необходимости в него следует вносить изменения (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Причиной изменений чаще всего служат организационные или технологические преобразования в организации. Как правило, такие изменения следует вводить, предварительно уведомив сотрудников, которых коснутся изменения, не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если работодатель желает взять нового сотрудника на должность, по которой запланировано изменение, и никто в организации такую должность больше не занимает, то необходимо внести изменения в штатное расписание в общем порядке. Это можно сделать и одним днем, и в тот же день или позже принять новичка сразу на новые условия.

Если работодатель желает взять нового сотрудника на должность, по которой запланировано изменение, и на этой же должности работают другие сотрудники, то возможны три варианта:

1. принять сотрудника на текущие условия, указав в трудовом договоре, что с определенного числа у сотрудника будут новые условия труда и порядок оплаты в соответствии с запланированными изменениями. Такой вариант полностью соответствует статье 72 Трудового кодекса РФ;
2. дождаться, когда изменения и новое штатное расписание вступят в силу, и принять сотрудника сразу на новые условия с учетом всех изменений;
3. изначально вносить изменения не в текущие должности, а вводить им на замену новые должности с новыми условиями. И, соответственно, принимать на них новичков, а по окончании срока предупреждения переводить на них ранее принятых сотрудников.

Третий вариант является наиболее оптимальным и экономичным, поскольку в отличие от второго варианта не растягивает срок закрытия вакансии и в отличие от первого – позволяет принять новичка сразу на измененные условия, без необходимости обсуждать лишние моменты об изменении условий труда и их причинах. Вместе с тем, третий вариант имеет ограничения. Его не удастся применить, если речь идет о должности, работа по которой связана с предоставлением дополнительных льгот и гарантий: допотпусков, льготной пенсии, надбавок и т. п. Такие должности не могут именоваться в штатном расписании произвольно. Их названия должны четко соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).