Имеет ли юридическую силу факсограмма

Юридическая сила электронного документа

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Факс как средство доказывания

Шубин Н.В., юрисконсульт ООО «СевКавРемСтройПуть», аспирант Всероссийского научно-исследовательского института экономики и нормативов (ВНИИЭиН), г. Ростов-на-Дону.

В современном гражданском обороте передача документов посредством факсимильной связи (факса) получает все большее распространение как при заключении договоров, так и в процессе их реализации. Это обусловливает необходимость адекватной правовой оценки полученных таким образом документов, решения вопроса об их юридической силе и возможности использования в качестве средства доказывания при рассмотрении споров в суде.

Зачастую контрагенты в договоре прописывают условия о придании юридической силы соглашению, заключенному посредством факсимильной связи, либо о совершении таким образом юридически значимых действий в процессе исполнения сделки. Вместе с тем при возникновении спора стороны могут столкнуться с определенными неблагоприятными последствиями.

Статьей 75 АПК РФ установлено, что «документы, полученные посредством факсимильной. связи, допускаются в качестве доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором». Аналогичные положения содержатся в нормах гражданского процессуального законодательства. Данные доказательства относятся к категории письменных.

Собрание законодательства РФ. 2002. N 30. Ст. 3012.

Однако при использовании таких документов, как средства процессуального доказывания, необходимо принимать во внимание положения иных норм процессуального законодательства, а также норм материального гражданского права.

Гражданским законодательством в качестве обязательного критерия допустимости использования средств связи, в т.ч. факсимильной, для заключения, изменения договоров устанавливается возможность «достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (п. 2 ст. 434 ГК РФ ). В частности, в письме ВАС РФ от 7 июня 1995 г. N С1-7/ОЗ-316 разъясняется, что документ (факсограмма) может иметь юридическую силу при условии, что в автоматизированных и телекоммуникационных системах партнеров (предприятий, организаций, фирм) имеются программно-технические средства, обеспечивающие идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования. Аналогичное положение содержала в себе ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ (утратил силу с 09.08.2006 ). Технические возможности используемых сегодня факсимильных аппаратов таковой возможности, как правило, не предоставляют. Полученный факс не позволяет установить, кем он был отправлен, то есть он может быть направлен любым лицом, в том числе и самой стороной, представившей факс в качестве доказательства.

Собрание законодательства РФ. 1994. N 32. Ст. 3301.
СПС «КонсультантПлюс».
Собрание законодательства РФ. 1995. N 8. Ст. 609.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3448.

Судебная практика окружных арбитражных судов в отдельных случаях допускает использование факсимильных сообщений как доказательств. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. по делу N КГ-А40/6516-02 говорится о том, что основным реквизитом в данном случае является строка, которая должна быть расположена в верхней части принятого документа, позволяющая идентифицировать передающий аппарат и содержащиеся реквизиты: наименование передающей организации, дата и время передачи, номер телефона и номера страниц. Подобной позиции придерживается МКАС при ТПП РФ, который в решении от 30 марта 2001 г. N 56/2000 признал доказательственную силу за надписью-отбивкой, содержащей название отправителя — фирмы-ответчика, в верхнем левом углу факсимильных сообщений.

СПС «КонсультантПлюс».
Розенберг М. По материалам решения МКАС при ТПП РФ от 10 июня 1999 г. N 55/1998 // СПС «КонсультантПлюс».

Вместе с тем необходимо отметить, что вся указанная информация, в том числе номер телефона отправителя, его название, относится к программируемой и с точностью может быть воспроизведена на любом факсимильном аппарате аналогичной модели в любое время, что опять-таки не позволяет идентифицировать отправителя. Поэтому подобные судебные доводы представляются необоснованными.

С другой стороны, в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 26 сентября 2002 г. по делу N А56-20991/02, от 3 марта 2004 г. по делу N А56-19065/03 подтверждением отправки/получения документа по факсу выступает выписка из соответствующего журнала записей. Данная позиция также представляется спорной, поскольку журнал записи является документом односторонним и не может с достоверностью подтверждать факт приема (передачи) факсимильного сообщения, кроме того, не позволяет однозначно говорить об истинном содержании переданных данным способом документов. Так, в другом Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2006 г. N А56-45760/05 говорится, что журнал исходящих факсов не гарантирует того, что полученный по факсу текст полностью соответствует отправленному и получен другой стороной.

СПС «КонсультантПлюс».
СПС «КонсультантПлюс».

Таким образом, в случае если сторона утверждает, что не получила (не отправляла) факсимильного сообщения, суд не имеет процессуальной возможности однозначно установить достоверность доказательства, представленного другой стороной для подтверждения факта получения (передачи) юридически значимого документа.

В качестве еще одного, более объективного, на наш взгляд, доказательства отправки факсимильного сообщения судебная практика рассматривает отчеты о передаче факса, выводимые факсимильным аппаратом отправителя. Так, МКАС при ТПП РФ принял аппаратное доказательство отправки письма истца с отметкой факса о дате и времени отправления и отметкой аппарата ответчика о дате и времени получения факса . Этой логике следует ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 20 апреля 2006 г. N Ф04-1426/2006(21698-А02-8) , требуя в качестве доказательства отправки факса указанные отчеты. Однако, как упоминалось, время отправки является программируемой компонентой, что не исключает изготовления отчета об отправке в более поздний срок, поэтому аппаратный отчет, определенно свидетельствующий о факте отправки на указанный в нем номер, все же не позволяет однозначно судить о времени данного события.

Розенберг М. По материалам решения МКАС при ТПП РФ от 30 марта 2001 г. N 56/2000 // СПС «КонсультантПлюс».
СПС «КонсультантПлюс».

Следующей и, пожалуй, основной проблемой, возникающей при использовании факсимильной передачи документов, является их аутентичность документу отправителя. Допустим, стороне удалось доказать (или признано другой стороной) факт получения (отправки) факсимильного сообщения. Однако другая сторона может утверждать, что отправлялся (получался) документ иного содержания. Для разрешения подобной ситуации, следовательно, решения вопроса о возможности использования факсовых документов в процессуальном доказывании необходимо обратиться к технической характеристике данных документов.

Факсограмма не является документом в традиционном смысле этого понятия. Технически документ, полученный по факсу, является только копией документа, переданной посредством телефонной (факсимильной) связи, и не может заменить подлинник в случаях, когда другая сторона оспаривает достоверность данного документа. Применение оргтехники сегодня позволяет даже без особых навыков как угодно компоновать подписи и текст документа, при этом подпись берется из подлинного документа, а текст документа, в который помещается подпись, будет технически единообразным, что не позволяет в ходе судебной экспертизы выявлять факт подделки документа, переданного по факсу, поскольку невозможно установить, передавался ли по факсу оригинал документа или его копия, а подлинность копии в данной ситуации установить практически невозможно. Необходимо отметить, что в практике судебных экспертиз имеют место случаи определения подлинности копии при отсутствии оригинала документа. Однако в приводимых в специальной литературе примерах, в частности работы Северо-Западного регионального центра судебной экспертизы, это стало возможным только в результате установления источника подписи, т.е. после определения оригинала документа, откуда была взята подпись , что, учитывая современный объем коммерческого документооборота, становится если не невозможным, то весьма затруднительным.

Смирнова С.А. Судебная экспертиза на рубеже XXI века. Состояние, развитие, проблемы. 2-е издание, перераб. и доп. СПб.: Питер, 2004. С. 145.

В силу ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или форме надлежаще заверенной копии. Согласно ч. 6 ст. 71 АПК РФ нельзя считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа, если суду не передан оригинал документа. Следовательно, переданный в обычном порядке факс не может являться допустимым письменным доказательством, поскольку не позволяет установить достоверность документа, а значит, не соответствует требованиям ч. 1 ст. 75 АПК РФ.

Проведенный анализ действующего правового регулирования факсового коммерческого документооборота позволяет выработать ряд практических рекомендаций.

Для придания факсимильному документу юридической силы необходимо одновременное соблюдение следующих условий.

Во-первых, использование для совершения сделки факса допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Одновременно возникает вопрос о форме такого соглашения. Поскольку использование факсимильных документов становится возможным только после достижения указанного соглашения, то данное соглашение не может быть заключено иначе как путем собственноручного подписания уполномоченным лицом контрагента. Соглашение может быть оформлено составлением одного документа, в том числе включением данных условий в текст договора, или обменом письмами в оригинале, подтверждающими придание юридической силы факсимильным сообщениям. Встречающиеся в коммерческом обороте при совершении сделок случаи взаимного обмена по факсу договорами, содержащими подписи, печати сторон и включающими условие о придании юридической силы переданным таким образом документам, нельзя признать надлежащим соблюдением письменной формы, так как, еще раз обращаем внимание, любое соглашение, в том числе указанная оговорка в тексте договора, становится юридически значимым лишь при наличии уже заключенного соглашения об использовании факса.

Во-вторых, наличие возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В частности, данное условие достигается при отправке по факсу оригинала документа через почтамт (подобная услуга имеется в большинстве отделений).

Безусловно, факсимильный документооборот имеет существенное значение в современной коммерческой практике, требующей максимальной оперативности. Вместе с тем использование подобного рода документов должно осуществляться с соблюдением предусмотренных законодательством требований, необходимых для придания им юридической силы, либо сопровождаться одновременной почтовой отправкой оригиналов документов. В противном случае стороны рискуют при возникновении спора остаться без надлежащих письменных доказательств.

Факс значит копия?

Случаи, когда у бухгалтера нет документов с оригинальной подписью, не так редки. Например, ваш партнер может использовать факсимиле. Или в целях ускорения документооборота он может вам отправить документы по факсу. Однако будут ли иметь такие документы юридическую силу и примут ли их налоговые инспекторы? Или все же лучше настоять на том, чтобы на документах была живая подпись?

Минфин против клише

Руководители крупных фирм прекрасно знают, как это утомительно подписывать целую кипу документов. Дело принимает еще менее приятный оборот, если подпись «президентская»: длинная и с большим количеством завитушек. Казалось бы, лучший выход из этой ситуации — изготовить факсимиле. Поставил штампик вместо подписи, и дело в кармане. Разберемся, так ли это.

Единственное упоминание о факсимиле в нашем законодательстве мы можем найти в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса. В нем сказано, что использовать при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования можно только «в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Отсюда следует, что использовать клише можно только в том случае, если об этом прямо сказано в договоре с партнером. Таково мнение и налоговых органов (письмо МНС от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@). Кроме того, налоговики в этом письме подчеркнули, что использовать факсимиле на доверенностях, платежных документах и иных документах, имеющих финансовые последствия, недопустимо.

Также Минфин против использования факсимиле на налоговых декларациях (письмо от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404). В том же письме финансисты в который раз подчеркивают, что ставить клише на первичных документах и счетах-фактурах недопустимо.

Свое право на вычет по НДС при получении счета-фактуры, подписанного факсимиле, вы с высокой вероятностью пойдете отстаивать в суд. Причем нельзя с уверенностью сказать, что вас там будет ждать успех. Арбитражная практика на этот счет противоречива. Например, арбитражные суды Московского округа (постановление от 26 апреля 2005 г. № КА-А40/2975-05), Восточно-Сибирского округа (постановление от 6 октября 2005 г. № А19-5465/04-5-Ф02-4848/05-С1), Поволжского округа (постановление от 23 марта 2006 г. № А49-11937/05-521А/17) считают, что налоговое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимиле при составлении счетов-фактур.

Совсем иначе дело обстоит в Дальневосточном округе (постановление от 14 июня 2006 г. № Ф03-А51/06-2/1849). Здесь судьи полностью встали на сторону налоговиков.

Кроме того, имейте в виду, что даже в рамках одного округа суды могут менять свою точку зрения как в одну, так и в другую сторону. Тот же самый ФАС Поволжского округа принял решение о доначислении фирме НДС по счетам-фактурам, оформленным с применением факсимильной подписи (постановление от 2 мая 2006 г. № А72-13055/05-6/738).

Эксперт всегда отличит подделку

Итак, мы выяснили, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур, первичных документов и налоговых деклараций чревато неприятными последствиями. Правда отличить факсимиле от оригинальной подписи невооруженным глазом иногда довольно сложно. Фирмы по изготовлению печатей даже советуют сделать несколько различных клише для того, чтобы лучше имитировать личную подпись: ведь известно, что человек не подписывается каждый раз абсолютно одинаково. Однако имейте в виду, что эксперту (да и просто человеку с наметанным глазом) отличить оригинал от клише не составит никакого труда.

На каких же документах можно с чистой совестью ставить клише? Во-первых, это гражданско-правовые договоры. В соглашении с партнером вы можете прописать возможность использования факсимиле. Правда, многие юристы считают, что само такое соглашение должно быть подписано собственноручно.

Во-вторых, на наш взгляд, можно использовать клише при оформлении счетов на оплату. Ведь счет не является первичным документом. Также не запрещено ставить клише на деловой переписке, а также на других документах, не являющихся первичными и не подразумевающих материальную ответственность.

Факсимиле — правила применения

Если вы решите использовать факсимиле в своей деятельности, необходимо составить инструкцию по его применению. В ней нужно указать лица, ответственные за хранение факсимиле и имеющие право ставить его на документах, а также перечень документов, на которых допустимо ставить факсимиле. Такая инструкция нужна в целях ограничения злоупотреблений при использовании клише. Ведь, как было сказано выше, не каждый сможет с первого взгляда отличить его от оригинальной подписи.

При оформлении же первичных документов и счетов-фактур лучше издать приказ или оформить доверенность на несколько лиц, которые смогут их подписывать (п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., п. 6 ст. 169 НК).

Налоговые декларации теперь также можно подписывать на основании доверенности (п. 5 ст. 80 НК). Для этого к самой декларации нужно приложить копию такой доверенности.

Гражданский кодекс против факса?

В деятельности фирмы нередко возникают ситуации, когда документ от партнера нужно получить немедленно. Иначе сделка может попросту сорваться. В таких случаях компании обычно используют факс. Дело в том, что не так много фирм использует на сегодня электронно-цифровую подпись. А с помощью факса можно получить документ, на котором есть печать и подпись руководителя. Правда всего лишь в копии.

Разберемся, обладает ли факсовая копия документа юридической силой. Для этого еще раз обратимся к пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса. В ней сказано, что договор в письменной форме может быть также заключен путем обмена копиями такого договора по факсу. Однако в этой статье есть оговорка: договор действителен только в том случае, если можно «достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Сказать однозначно, что договор вы получили именно с факса контрагента практически невозможно. Ведь подделать верхнюю строку, на которой указан номер аппарата отправителя, не составляет никакого труда. А значит, можно сделать вывод, что договор, полученный по факсу, не соответствует нормам гражданского законодательства.

Несмотря на это многие суды принимают в качестве доказательства договоры, полученные по факсу. И считают их составленными в рамках закона.

Для этого в договоре необходимо прописать возможность обмена документами посредством факсимильной связи. Вторым необходимым условием для возможного признания договора является верхняя строчка принятого факса. В ней должны быть указаны следующие реквизиты: наименование передающей организации, дата и время передачи, номер телефона и номер страниц (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. № КГ-А40/6516-02).

Имейте в виду, что налоговики нередко отказываются принимать во внимание договор, полученный фирмой по факсу. И на основании этого могут, например, отказать в подтверждении нулевой ставки НДС. Однако суды в большинстве случаев встают на сторону налогоплательщика. Примером может послужить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 марта 2006 года № А56-12718/2005. Арбитражный суд Московского округа также сделал вывод, что «представление факсимильной копии контракта налоговым законодательством не запрещено» (постановление от 26 февраля 2003 г. № КА-А40/685-03). Поволжские судьи тоже не против договоров, полученных по факсу (постановление ФАС Поволжского округа от 20 июля 2006 г. № А12-25353/05-С35).

Однако и отношения налоговых органов к факсовым документам не столь однозначно. Например, московские налоговики считают возможным обмен приложениями к договору по факсу (письмо Управления МНС по г. Москве от 15 декабря 2003 г. № 11-14/69018).

Оригинал всегда лучше копии

Теперь рассмотрим отношение судов к счетам-фактурам, полученным по факсу. Шанс, что налоговики примут такой счет-фактуру как достаточное основание для вычета по НДС близок к нулю. Однако в суде отстоять вычет скорее всего удастся.

Например, ФАС Западно-Сибирского округа постановил: «Запрета на предъявление счета-фактуры покупателю путем использования факсимильной связи или какого-либо ограничения ее использования при оформлении счетов-фактур действующим законодательством, в том числе статьей 169 Налогового кодекса Российской Федерации, не предусмотрено» (постановление от 27 февраля 2006 г. № Ф04-599/2006(19980-А27-6)).

Шансы на успешный исход дела увеличатся, если к моменту судебного разбирательства у вас на руках будут оригиналы. А также, если в ходе встречной проверки ваш поставщик предъявит счет-фактуру, аналогичный той, что вы получили по факсу (постановление ФАС Московского округа от 3 марта 2006 г. № КА-А40/853-06).

Теперь рассмотрим, будут ли действительными первичные документы, переданные по факсу. Одним из основных реквизитов первичного документа являются личные подписи должностных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Очевидно, что на факсовом документе оригинальных подписей не будет. Ведь он всего лишь копия.

А значит, законодательство по бухучету на сегодняшний день не приравнивает факсовый документ к подлиннику. Однако, возможно, так будет не всегда. Например, в проекте положения по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации, подготовленного НСФО, установлено, что «к отражению в бухгалтерском учете могут приниматься также первичные документы, поступившие по факсимильным и электронным каналам связи».

Имейте также в виду, что Налоговый кодекс позволяет учесть расходы по документам, которые не только прямо, но и косвенно могут подтвердить ваши затраты (ст. 252 НК). Однако налоговики вряд ли примут расходы без надлежаще оформленных первичных документов. А судебная практика по этому вопросу, к сожалению, еще не сформировалась.

Итак, делаем вывод. В законодательстве на сегодня четко не прописано использование документов, переданных по факсу. А значит, живая подпись все же гораздо предпочтительней копии. И дабы избежать придирок налоговиков, а также обезопасить себя в суде, лучше обменяться документами с оригинальной подписью. Тем более сделать это можно не только при личной встрече, но и посредством почтового отправления.

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС Консультант-Плюс.

Обратимся к словарям

Толково-словообразовательный словарь дает следующее определение факсимиле. Это точное воспроизведение каким-либо способом — при помощи фотографии, гравирования и тому подобного — рукописи, документа. Либо результат такого воспроизведения. Прилагательное «факсимиле» означает «точно воспроизведенный».

Клише — это печатная форма из металла, дерева с рельефной копией рисунка, чертежа, плана для воспроизведения их в печати (в полиграфии).

Чаще всего под словом факсимиле мы подразумеваем клише с подписью должностного лица.

Как использовать факсимильную подпись

В условиях возросшего объема документооборота, для упрощения работы многие организации заказывают факсимильную печать, которая позволяет подписывать большое количество бумаг. Но не все знают, в каких случаях можно ставить подобную клише-печать, а когда она не имеет юридическую силу. Рассмотрим основные особенности использования факсимильной печати.

Содержание статьи:

• 1. Что такое клише-печать?
• 2. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?
• 3. Когда нельзя использовать печать?
• 4. Как создать оттиск подписи руководителя

Что такое клише-печать?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

• на страховых и медицинских полисах;
• почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
• служебных удостоверениях;
• приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
• патентах;
• свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

• на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
• на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
• на трудовых книжках, договорах, приказах;
• в кассовой книге и на расходных ордерах.

Также недопустимо применение штампа факсимильной печати в федеральных законах и других нормативных актах правового характера.

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Как безопасно для компании обмениваться сканами договоров

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

Что говорит закон

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

• нотариально заверенные сделки;
• договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

Для бухгалтерских документов нужны оригиналы

Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.

Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.

Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.

Как сделать скан законным документом

Есть два условия, чтобы обмен сканами договоров был законным.

• Об условиях заключения сделок в электронной форме — ст. 160 ГК РФ
• ст. 434 ГК РФ

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

Предприниматель хотел получить деньги за аренду, но суд ему отказал

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту [email protected].

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть [email protected]. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты [email protected] мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Договор в электронном виде должен храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем

Есть три способа:

1. Использовать КЭП.
2. Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
3. Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

Как правильно работать по сканам договоров

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

А можно обмениваться сканами через мессенджеры?

В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

Суд не принял переписку, которую не заверил нотариус, и отказал компании в иске

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

Предпринимательница утверждала, что не подписывала договор, а суд признал сделку совершенной и заставил выплатить деньги

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

Письмо со сканом пришло не с согласованного адреса, но его все равно признали законным

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты [email protected], которая была прописана в договоре, а с почты [email protected]. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

Компания не хотела платить неустойку, потому что документы отправили по электронке. Суд с ней не согласился

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.

Главное

По сканам договоров можно безопасно работать, если:

1. В договоре прописаны адреса электронной почты, с которой ведется официальная переписка. Идеально, если почта находится на домене компании.
2. У человека, который подписывает договор, есть на это право. Например, доверенность.
3. Электронные копии документов хранятся на жестком диске или сервере.

По сканам нельзя:

1. Подписывать договоры, которые по закону должны быть удостоверены нотариусом или пройти регистрацию.
2. Подписывать бухгалтерские документы.