Как в письме выразить согласие на участие

Письмо-согласие – образцы 2021 года

Письмо-согласие представляет собой деловой документ и оформляется тогда, когда одно учреждение выдает предварительное согласие другому на то или иное действие (сотрудничество, участие в торгах, заключение договора, использование товарного знака и т. д.) для формирования последующих отношений.

Такой документ оформляется в свободном стиле, кроме тех ситуаций, когда на предприятии разработан шаблон, являющимся обязательным к применению. Готовый бланк, разработанный на предприятии удобен тем, что не требует задумываться над формулировками. Для его заполнения достаточно вставить нужные реквизиты учреждения и подписать такой документ.

В каких случаях используется?

Письмо-согласие о взаимодействии, обычно, является реакцией на какое-либо предложение и направляется тогда, когда одно учреждение соглашается с предложением другого, на создание долговременного сотрудничества, на партнерские отношения или оформление какого-либо контракта.

Примерами писем-согласий могут быть:

1. Заключение контракта.
2. Использование бренда.
3. Участие в торгах.
4. Организация аудита.

На имя кого писать?

Деловые письма, в большинстве своем, составляются в секретариате, по заданию руководителя предприятия. Также, такой документ может быть оформлен по заданию директора начальником структурного отдела или юристом (при наличии такой штатной единицы).

При этом, письмо-согласие желательно составлять на имя должностного лица, приславшего письмо-предложение. Работник, которому поручено составление такого документа обязан владеть навыками деловой переписки, быть грамотным в отношении грамматики, стилистики и использовать при обращении деловой тон.

К оформлению письма нужно относиться ответственно, соблюдая, как свои интересы, так и интересы потенциального партнера.

Оформление письма

Утвержденного унифицированного шаблона письма-согласия законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, его формирование может осуществляться в свободном стиле, с соблюдением установленных правил, при составлении служебных писем в делопроизводстве.

Шаблон может быть применен, если руководством учреждения разработан образец такого письма, являющийся обязательным к использованию внутри данного учреждения. Такой бланк является более удобным документом, так как его проще составлять, не утруждая себя формулировками, а всего лишь проставляя нужные реквизиты учреждения и подпись руководителя.

Документ может быть заполнен на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия. Второй вариант предпочтительней, так как придает документу более солидный и значимый статус.

Также, данное письмо можно оформить вручную или набрать на ПК с последующей распечаткой на принтере. Рукописный ответ будет более привлекательным, свидетельствуя о доброжелательном отношении контрагента, согласившегося на сотрудничество.

Письмо оформляется в одном экземпляре, с непременным присвоением ему исходящего номера, который регистрируется в журнале исходящих писем, с краткой информацией о его содержании.

Как правильно написать письменное согласие?

Правила по оформлению письма-согласия, практически, не отличаются от правил составления деловых служебных писем. При оформлении такого послания необходимо придерживаться делового тона, с вежливым приветствием партнера и изложением лаконичной акцентированной сути.

В данном письме не допускается фамильярность и панибратство, использование грубого сленга и ненормативной лексики. Рекомендуется не использовать через-чур длинные предложения и сложную терминологию.

При оформлении письма непременно потребуется обозначить реквизиты учреждения-отправителя, с указанием его наименования, ссылку на письмо-предложение, а также подпись руководителя компании, согласившегося на предложение.

Структура таких писем предполагает содержание следующих сведений в документе:

«Шапка» где отображаются:

1) Наименование учреждения-отправителя, с обозначением его реквизитов:

• Юридического адреса нахождения.
• Контактных данных.

2) Название адресата, приславшего предложение, с обозначением Ф.И.О. руководителя, которому направляется ответ.

3) Отображение исходящего номера ответа и входящего номера письма, полученного от адресата.

4) Заголовок документа.

В основном тексте, рекомендуется заполнить уважительное обращение к адресату по имени и отчеству и далее перейти к сути ответа на присланное предложение согласием и надеждой на дальнейшее развитие взаимных отношений.

В завершение, можно прикрепить нужные документы (при необходимости), отразив их содержание в приложении и подписать бланк с указанием должности лица, подписавшего согласие, и его Ф.И.О.

Примечание. Нужно понимать, что, вежливое официальное согласие, не обеспечивает гарантию того, что контракт будет подписан. Такое письмо всего лишь является согласием о намерении партнерства между контрагентами.

Образцы

Общие правила переписки между партнерами предполагают взаимно вежливое и деловое общение между ними, с соблюдением служебного этикета и обязательного реагирования на те или иные предложения.

При заполнении таких писем требуется обязательно указывать:

1. Реквизиты отправителя и адресата.
2. Ссылку на присланное письмо-предложение.
3. Выражение согласия на предложение.
4. Подписать составленный документ.

Ниже предлагается несколько примеров таких писем.

Письмо-согласие на заключение договора

Письмо-согласие на предложение о заключении контакта называется акцептом. Таким образом принято называть положительный ответ. Его главной чертой является то, что оно, обычно, отправляется в качестве ответа на запрос.

При этом, особенностью документа является ссылка в нем на присланную заявку, ставшей причиной отправки ответа, с обозначением входящего номера и даты предложения. Рекомендуется такое согласие оформлять на фирменном бланке компании.

Завершение письма на подписание соглашения о взаимосотрудничестве оформляется подписью директора предприятия. При наличии печати, подпись можно скрепить ею.

Ниже представлен пример письма о готовности заключения договора аренды.

Регистрация схожего товарного знака

Регистрация товарных знаков осуществляется в Роспатенте. При подаче заявки на регистрацию товарного знака осуществляется экспертиза на наличие подобных знаков для однотипных товаров и услуг. Если другое предприятие направляет для регистрирования товарный знак, схожий на уже зарегистрированный, государственное ведомство не вправе принять такую заявку. Однако, если предприятие-правообладатель знака, по просьбе учреждения, желающего зарегистрировать похожий товарный знак, направит в Роспатент письмо-согласие, то в его регистрировании не будет отказано.

Письмо-согласие на использование товарного знака

Форма и структура письмо-согласия на регистрирование товарного бренда не отличается от подобных писем и выдается правообладателем торгового бренда. В данном послании обязано подтверждаться согласие на регистрирование подобного знака с указанием сферы деятельности. Лучше, если письмо будет написано на фирменном бланке учреждения.

В письме требуется отобразить данные:

1. О схожем знаке и предлагаемом к регистрации.
2. О товаре и услугах, подлежащих маркировке предлагаемым обозначением.
3. О вознаграждении правообладателя.

Письмо-согласие на участие в тендере

Тендер относится к мероприятию, которое организовано для участия нескольких предприятий в торгах по заключению той или иной сделки, организованной предприятием-заказчиком. Для участия в таком тендере фирмы, желающие принять участие в конкурсе, направляют пакет документов. При этом, направляя заявку на участие в тендере, необходимо отметить о каком согласии идет речь и на какой тендер. Такая заявка считается документальным подтверждением согласия на участие в конкурсе.

Требования к форме и структуре заявки определены Федеральными законами № 44 и № 223 в зависимости от вида проводимой закупки. Также в зависимости от избранного способа организации тендера, заявки можно разделить на аукционные и конкурсные. К такой заявке предъявляется требование, чтобы документ был составлен в 2-х экземплярах. Один – для регистрирования участником конкурса, второй – для дополнения тендерной заявки.

В бланке должны быть отображены:

1. E-mail потенциального подрядчика.
2. Контактные реквизиты куратора по заявке в конкурсе (телефон и E-mail).

Для более полного представления о содержании письма для участия в торгах приведен пример такой заявки.

Письмо-согласие на проведение аудита

Данное письмо, обычно, направляется аудиторским учреждением на ранее полученное им предложение от фирмы на осуществление аудиторской проверки. Оформление такого документа регулируется Правилами аудиторской деятельности, разработанными Комиссией по аудиту при Президенте РФ (Протокол № 6 25.12.1996). Требования к заполнению такого письма – едины и обязательны для всех аудиторских учреждений. Не осуществлять подобную переписку между заказчиком и аудитором допускается, если ранее уже был оформлен долговременный контракт на осуществление аудиторской деятельности.

Примечание. Игнорировать требования Стандарта в письме допускается при условии, что это говорено в аудиторском договоре.

Существенными элементами согласительного документа на аудит являются:

1. Уточнение условий аудиторской ревизии.
2. Цель и объекты аудита (Ревизия лишь головного филиала или также бух. отчетности подразделений).
3. Ссылки на законодательные нормы РФ.
4. Уточнение аудиторской отчетности.
5. Уровень ответственности работников аудиторской компании.
6. Соблюдение коммерческой тайны.
7. Обязательства проверяемого предприятия, в том числе:

• Ответственность за достоверность информации, выдаваемой для ревизии.
• Обеспечение свободного доступа к проверяемым объектам.
• Допустимость аудиторских запросов другим партнерам.
• Исключение давления на аудиторов для искажения итогов аудита.

Также в таком документе могут быть включены дополнительные элементы:

• Перечень аудиторских услуг.
• Отражение способов ревизии.
• Состав ревизионной комиссии.
• Выделение вознаграждения.
• Согласие проверяемой компании на использование итогов предыдущего аудита.
• Рекомендации относительно итогов аудита.
• Предложения о продолжении сотрудничества и т.д.

Пример письма-обязательства аудиторской компании.

Кто должен подписать письмо-согласие?

Письмо-согласие, как и любой деловой документ, обязан подписать представитель учреждения-отправителя. Обычно такой документ подписывает директор предприятия или его заместитель в случае отсутствия директора.

В крупных компаниях с огромной численностью структурных филиалов, допускается подписание таких писем начальниками филиалов. Если письмо составлено на фирменном бланке, то скреплять подпись печатью не обязательно.

Образец согласия на аукцион

Согласие на аукцион — это выраженная в письменном виде готовность поставщика выполнить все условия контракта, предусмотренные документацией. С 2022 года правила работы с ним сильно изменятся.

Что изменится в 2022 году

С 01.01.2022 вступает в силу новая редакция № 44-ФЗ в соответствии с изменениями, которые привнес № 360-ФЗ от 02.07.2021. В ч. 5 ст. 43 № 44-ФЗ пропишут, что подача заявки на участие в закупке означает, что участник закупки, который подал такую заявку, соглашается поставить продукцию, выполнить работы, оказать услуги на условиях из извещения о закупке, в соответствии с документацией о закупке (в случае если настоящим Федеральным законом предусмотрена документация о закупке) и заявкой такого участника.

Получается, что отдельного оформления согласия на участие в аукционе в виде «галочки» на электронной площадке или отдельного документа больше не будет.

Эксперты КонсультантПлюс пошагово разобрали, как участвовать в электронном аукционе. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

Что такое согласие на участие в аукционе

Готовность участвовать всегда прописывают в первой части заявки. На практике согласие с аукционной документацией оформляют самостоятельным документом вместе с конкретными показателями продукции (при необходимости) и прикрепляют вместе со второй частью к форме, составляемой на ЭТП. Более того, ч. 8 ст. 66 закона № 44 требует подавать заявку в виде двух электронных документов (первой и второй части), направляемых заказчику одновременно. А в соответствии со ст. 60 все документы, которыми обмениваются стороны закупочной процедуры, подписываются электронной подписью.

Однако функционал ЭТП позволяет поставщику принять условия заказчика, просто поставив галочку в готовое утверждение в окне формы. Затем прикрепляют вторую часть заявки и подписывают все документы электронной подписью. Следовательно, если речь не идет о конкретных показателях продукции, то такой подписанной формулировки достаточно для участия. Отдельного файла не требуется.

Вот образец согласия на поставку товара по № 44-ФЗ на электронной площадке Сбербанк-АСТ:

Когда требуется только согласиться с условиями аукциона

Через тендеры заказчики приобретают:

1. Товар или услуги (работы), в рамках которых поставляется товар.
2. Услуги или работы без поставляемого товара или с его использованием.

В первом случае в документации прописывают товарный знак, фирменное наименование, знак обслуживания, патенты, полезные модели, промышленные образцы и страну происхождения товара. Если участник готов поставить эту продукцию, то в составе первой части заявки он выражает только готовность выполнить условия документации.

Что касается работ и услуг с поставляемым товаром, то ситуация аналогичная: в документации указаны такие же сведения, а поставщик вправе в точности выполнить все условия. Но тут от участника требуется не только согласиться оказать услуги, но и готовность поставить запрашиваемый товар. То есть более расширенный документ по сравнению с первым случаем.

Конкретные показатели в вышеуказанных ситуациях будут необходимы, если участник предложит эквивалент продукции в рамках, допускаемых документацией, либо если заказчик не укажет отличительные знаки товара (торговую марку и т. п.).

Требования к документу

Четких требований к этому документу Законом о контрактной системе не предусмотрено. Поставщики составляют его самостоятельно, если потребуется разместить его в отдельном файле. Необязательно составлять его на фирменном бланке, так как в первой части нет необходимости публиковать наименование участника. Сошлитесь на то, что сведения о поставщике содержатся во второй части заявки.

В бумаге, подтверждающей готовность участвовать в конкурсе, поставщик выражает готовность выполнить действия, которых требует документация (пп. 1–3 ч. 3 ст. 66). Из-за этого часто в таком тексте уточняют наименование объекта закупки и номер процедуры.

Вот образец согласия к первой части заявки по № 44-ФЗ в 2021 году.

Согласие на участие в открытом аукционе

в электронной форме № 0343276535921000249

В ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСПИТАЛЬ № 1»

Настоящим организация, сведения о которой указаны во второй части заявки на участие в аукционе в электронной форме, соглашается с требованиями Заказчика, установленными к Участникам закупки, и выражает своё согласие на поставку товара на условиях, предусмотренных указанной документацией аукциона в электронной форме.

Как создавать работающие приветственные письма: примеры и рекомендации

Время чтения: 18 минут Нет времени читать? Нет времени?

Материал подготовила Дарья Савицкая,
идеолог и руководитель отдела поддержки сервиса DashaMail

Расскажем о том, что такое welcome-серии, почему важно грамотно их настраивать и как можно их оптимизировать для улучшения результатов. Покажем примеры писем для разных сфер бизнеса и разберем работающую приветственную цепочку на примере интернет-магазина.

Welcome-письма, или приветственные письма, отправляются подписчику автоматически сразу после подписки/регистрации. Это может быть одно и более писем (цепочка или серия писем), цель которых превратить подписчика в покупателя или читателя рассылки.

Для достижения этой глобальной цели приветственные письма призваны помочь:

1. наладить отношения с потенциальным клиентом;
2. узнать больше о его интересах и предпочтениях;
3. ответить на наиболее популярные вопросы и возражения;
4. отстроиться от конкурентов;
5. мотивировать подписчика быть активным читателем рассылки и по возможности покупателем.

Согласно статистике email-сервиса Soundtest, приветственные письма демонстрируют следующие показатели (средние значения):

• Открываемость 45,7 % в сравнении с 18,8 % для промо-писем.
• Кликабельность 9,7 % в сравнении с 3,8 % для промо-писем.
• Конверсия 1 % в сравнении с 0,17 % для промо-писем.
• Выручка 0,61 доллара США с письма в сравнении с 0,1 долларом США для промо-письма. Выручка может доходить до 3,36 доллара США, если письма оптимизировать.

Таким образом, открываемость и кликабельность примерно в 2,5 раза выше, чем у маркетинговых писем. А выручка — в 6 раз выше. За это стоит побороться!

Грамотно составленные приветственные письма предоставляют подписчику то, что было обещано во время регистрации (например, скидку или бонус); подсказывают ему, что он может сделать дальше (например, посетить определенный раздел сайта, скачать руководство), вовлекают подписчика, чтобы видеть и поддерживать его интерес к бренду, а также узнать больше о предпочтениях подписчика, – то есть обеспечивают нужное бизнесу движение по воронке продаж.

Что стоит писать в welcome-цепочке, чтобы приветственные письма выполняли свои задачи:

• подтвердить факт подписки и поблагодарить за подписку,
• рассказать, как можно изменить параметры подписки,
• вручить подарок за подписку,
• попросить добавить адрес в адресную книгу (для доставки во «Входящие»),
• познакомить с сайтом и компанией,
• ответить на возможные возражения,
• познакомить с автором рассылок, если он есть,
• рассказать о конкурентных преимуществах,
• показать примеры работ, отзывы клиентов,
• попросить рекомендации,
• пригласить в социальные сети,
• пригласить в партнерскую программу,
• вовлечь в интерактив.

Сколько писем может быть в welcome-цепочке?

Если у вас настроено хотя бы одно письмо, это уже большой плюс. Далее вы сможете двигаться небольшими шажками, добавляя последующие письма в приветственную цепочку. В них вы сможете проверять различные маркетинговые гипотезы, стараясь повысить показатели.

Базовое правило — серия должна быть немного длиннее цикла сделки. Интернет-магазины чаще всего отправляют короткие welcome-цепочки из 2-3 писем, но компенсируют это большим количеством регулярных рассылок.

Если же времени писать регулярные рассылки нет, то лучше настроить длинную welcome-цепочку. Ведь после этого она будет работать, не требуя вмешательства с вашей стороны.

Примеры писем приветственной цепочки

Пример № 1

Подтверждение электронного адреса. Поможет создавать базу из тех, кто осознанно и целенаправленно подписался, используя механизм двойного подтверждения подписки (double opt-in).

Подтверждающее письмо креативной студии «История Будущего» при подписке на рассылку их проекта 1968.Digital:

Пример № 2

Благодарность за подписку и, возможно, бонус. Можно разместить кнопку для перехода на сайт с каталогом товаров и услуг, но переходить к продажам в лоб не стоит.

Evrosumka.com с подарком за подписку:

Пример № 3

Магнитом в форме подписки может случить не только скидка при первой покупке, но и например, доступ к полезным материалам, вебинарам, буклетам и т. п.

Письмо сервиса DashaMail:

Пример № 4

В первых письмах уместно рассказать о компании, услугах и товарах, возможностях сайта, а также о пользе подписки. Не хочется, чтобы подписчик после получения первого бонуса сразу же отписался от вас.

Компания Completo в первом письме рассказывают о пользе подписки:

Пример № 5

Кроме того, вы можете провести краткую экскурсию по рассылке. Рассказать о структуре и частоте отправки писем, о чем будет следующее письмо.

Пример № 6

Для удобства подписчика можете пронумеровать письма как 1/6, 2/6, 3/6 и т. д., чтобы получатель мог ориентироваться в письмах и знал, сколько еще впереди.

Письма компании Carrot Quest A. В конце письма с первым уроком размещен анонс последующих рассылок в обучающей серии. Самую «горячую» тему лучше всего оставить напоследок, чтобы у подписчика был стимул получить всю цепочку писем.

Пример № 7

Как один из интересных вариантов — письмо, в котором представлена команда компании или бренда. Хорошо работает это в b2b сфере, где важно партнерство, или сфере услуг, где важно показать экспертность. После такого письма сразу создаётся ощущение личного знакомства.

Письмо из рассылки Светланы Деминой, Zigmund Smile:

Пример № 8

Путеводитель по продуктам и услугам компании. А также можно использовать это письмо, чтобы лучше узнать свою аудиторию. Для этого подготовьте письмо, по кликам в котором вы идентифицируете основные сегменты в базе.

Письмо интернет-магазина товаров для дома posudacenter.ru:

Пример полной велкам-цепочки интернет-магазина

Письмо № 1: Благодарность за регистрацию и 500 рублей на первую покупку, так как в форме подписки используется соответствующий магнит.

Письмо № 2: знакомство поближе + сегментация базы по интересам (по кликам) – как в описанном ранее примере письма № 8.

Письмо № 3: тур по интернет-магазину.

Письмо № 4: участие в маркетинговой программе «Клуб Покупателей».

Приветственная цепочка «Посуда Центр» призвана зацепить посетителя сайта и для этого используется магнит 500 рублей. Далее компания пытается узнать больше о подписчике, вовлечь его в покупки, рассказав про удобство интернет-магазина, и построить долгосрочные отношения при помощи маркетинговой программы.

6 советов для оптимизации велкам-писем

1. Не затягивать с отправкой.

Как гласит пословица, куй железо, пока горячо. Отправьте первое приветственное письмо в течение пары минут после того, как подписчик оставил свой e-mail. Второе лучше всего отправить на следующий день, а последующие — с перерывом в 2-3 дня.

1. Использовать фирменный стиль.

Если вы отправляете письма в формате «Подписка подтверждена» или «Аккаунт создан и активен», решающие ровно одну задачу сообщить факт действия, то это вовсе не велкам-письма, а письма-подтверждения. Используйте возможности приветственного письма, чтобы подписчик запомнил бренд, визуально идентифицировал ваше письмо с сайтом, где он только что оставил свой email, да и вообще остался с вами надолго.

1. Сподвигнуть подписчика выполнить несложное действие. Например, просмотреть определенные товары на сайте, ответить на 1-2 вопроса, но не более.
2. Отслеживать поведение подписчиков и реагировать на него. Интерес подписчика может слишком быстро «стухнуть», если упустить момент. Сегментируйте новых подписчиков, чтобы понимать, кто открывает письма и кликает, а кто нет. Отправляйте приветственные письма снова тем, кто их игнорирует, но с измененной темой. Можете отправлять приветственные письма в формате follow-up с вопросом, вдруг у подписчика проблемы с отображением вашего сайта или рассылки.
3. Использовать тему письма, которая соответствует задаче письма. Конечно, приветствие в знак благодарности за подписку лежит в основе велкам-письма, но это далеко не единственная цель и задача. Возможные расширенные темы приветственных писем: «Добро пожаловать! Что дальше?», «Спасибо за подписку + скидка 10 % на покупку», «Добро пожаловать! Скидка внутри».
4. Добавить поощрение/бонус. Если предлагаете скидку или бонус в обмен на подписку, то не забудьте об этом в приветственном письме. Чтобы избежать халявщиков и тех, кто дает фейковые адреса, можно придумать двухходовку: после того, как пользователь указал свой адрес для подписки, переводить его на следующую страницу благодарности за подписку и переход возможен только, если верификация адреса успешна. Далее на странице благодарности сообщать, что все «плюшки» ловите в письме.

Чек-лист по созданию работающего велкам-письма или серии писем

1. Понятный подписчику отправитель. Это может быть конкретный человек, автор рассылки, или бренд, на чьи новости подписался подписчик.
2. Привлекательные тема и прехедер, не вводящие в заблуждение, но помогающие решить бизнес-задачи компании (увеличение продаж и т. д.). В приветственном письме хорошо отрабатывает выражение благодарности.
3. Грамотный контент в соответствии с тематикой письма: приветствие, благодарность за регистрацию.
4. Явно обозначенная польза рассылки для подписчика. Формирование правильных ожиданий.
5. Приятности для подписчика: промокод, бонус, скидка.
6. Призыв к действию, сподвигающий на конкретные действия.
7. Кнопки соцсетей. Задействуя как можно больше каналов, вы увеличиваете вероятность зацепить подписчика.
8. Ссылка на отписку.
9. Последовательность в ожиданиях от подписчика, если отправляется серия писем. Продуманность серии писем.

Поскольку 3 из 4 подписчиков ожидают приветственные письма, то это невероятная возможность плотно и качественно работать с аудиторией на пользу бизнесу. Именно поэтому они требуют тщательной подготовки. Но и результат не заставит себя ждать!

Примеры фраз делового письма. Деловой словарик полезные фразы для деловых писем.

В этой статье представлены примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами поможет вам освоить навыки составления письма.

Общая особенность языка деловых писем — это соблюдение не только этики общения. Но и употребление в письме клишированных слов и оборотов. Каждый вид деловых писем идентичен по способу составления текста и содержит стандартные речевые обороты.
В зависимости от того, какой вид письма необходимо написать используются однотипные повторяющиеся слова и фразы. Чтобы написать письмо надо всего лишь знать часто используемые слова и обороты, подходящие для конкретной цели письма. Например, в письме просьбе часто используются слова «просим», «прошу Вас сообщить». Если это сопроводительное письмо, то употребляются слова «направляем Вам пакет оригиналов счет-фактур», «прилагаем к письму опись имущества». Читайте также статьи Особенности языка деловых писем , а также вышла новая полезная статья ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА: ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ПОЧЕМУ В ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ ВАЖНО СОБЛЮДАТЬ ЯЗЫК ДЕЛОВОГО ПИСЬМА?
Вот примеры фраз делового письма, которые рекомендуется запомнить. Или деловой словарик, чтобы легче и быстрее составить деловое письмо:

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-ответах:

«В ответ на Ваше письмо сообщаем …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», «Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приносим извинения за временные неудобства. Мы не можем точно ответить, когда на сайте будет размещена Ваша информация …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена»,
«По вопросу переноса экзаменов на другую дату, сообщаем, что Вы вправе решать этот вопрос по Вашему усмотрению.», «Настоящим сообщаем, что согласны принять Ваше предложение. Просим Вас отправить проект соглашения о сотрудничестве.» и т.д.

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-напоминаниях:

«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-подтверждениях:

Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, «Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12000 рублей …», Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем, Подтверждаем получение Вашего заказа, Настоящим сообщаем, что Ваш заказ принят, Подтверждаем оплату за товар и т.п.

Примеры фраз для писем поздравлений:

«ТОО «НГ» выражает Вам искреннее уважение и поздравляет Вас с…», «Искренне желаем Вам и всем сотрудникам Вашей компании благополучия и успехов во всех делах и начинаниях.», «Выражаем Вам глубочайшее уважение и поздравляем Вас с… «, «Сердечно поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом! Выражаем Вам искреннюю благодарность за плодотворную совместную работу и за приятное профессиональное общение.», «ТОО «НГ» искренне благодарит Вас за поздравление с Новым годом и Рождеством! Мы искренне признательны Вам за добрые слова и теплые пожелания. Мы также от всего сердца поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом и Рождеством! Благодарим Вас за лояльность к нашей компании на протяжении многих лет…».

Примеры фраз для письма просьбы:

«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…», «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.

Примеры фраз для благодарственных писем:

«АО «М» выражает Вам уважение и сердечно благодарит Вас за …», «Выражаем Вам признательность и искреннюю благодарность …», «В связи с этим, наша компания обязана поблагодарить весь Ваш коллектив …», «АО «М» спешит поблагодарить Вас за поздравление с праздником …», «Выражаю Вам огромную благодарность за многолетний добросовестный труд …», «Выражаем признательность и благодарность АО «М» за качественную и своевременную поставку …» и другие.

Фразы, используемые в письмах приглашениях:

«ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.

Фразы, используемые в коммерческих предложениях:

«Представляем Вашему вниманию уникальное предложение …», «Предлагаем Вам уникальное предложение …», «Предлагаем Вам встретиться и обсудить условия договора …», «ТОО «Бизнес Этикет» предлагает Вам оказание услуг по обучению персонала Банка корпоративной этике …», «Хотим заинтересовать Вас следующим предложением …», «Возможно Вы заинтересуетесь нашим предложением о …», «В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по телефону 7ХХХХХХХХХХХ0», и т.д.

Слова и фразы, часто используемые в гарантийных письмах:

«ТОО «С» гарантирует своевременную оплату по выставленному Вами счету …», «Настоящим гарантируем замену бракованного товара …», «Подтверждаем и гарантируем отгрузку продукции 12.12.2018 года ….» и т.д.»

Фразы, используемые в письмах уведомлениях:

«Настоящим письмом уведомляем Вас о …», «Информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «П» …», «АО «М» сообщает Вам об изменении юридического адреса …»,
«В связи с окончанием срока действия Договора сотрудничества информируем Вас о прекращении дальнейшего сотрудничества …», «Настоящим уведомляем Вас о …», «Настоящим письмом сообщаем Вам о смене юридического адреса …» и т.д.

Фразы, используемые в сопроводительных письмах:

Настоящим направляем Вам пакет документов …», «Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера …», «Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что … В связи с этим предлагаю рассмотреть свою кандидатуру …», «Прилагаемое резюме даст представление о моем опыте …», «Буду рад получить от Вас приглашение на собеседование …», «Благодарю за внимание к моей кандидатуре и надеюсь на …».

Фразы, используемые в письмах заявлениях:

«В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место…», «Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями…», «Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия…», «Исходя из долговременных интересов корпорации…», «Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами…», «Руководствуясь высшими целями… …официально заявляю (заявляем) следующее…», «…считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить…», «…уполномочен (уполномочены) заявить…», «…исходим из необходимости решительно заявить о… …намерении руководства…, …планах предприятия…, …стремлении нашей организации…, …желании дирекции учреждения…», «…это побуждает меня (нас) обратиться к широкой общественности со следующим заявлением…», «…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…», «…относительно …», «…в связи с …», «…касающееся …», «…по поводу …», «…в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о…», «…настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия…».

Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____.

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».

Можно: «Дорогие дети!». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки!».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

• Вы являетесь специалистом в области ____.
• Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
• Только Ваш отдел работает без ____.

Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

• Вы в свое время блестяще завершили ____.
• Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
• Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.

• Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
• В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

• До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
• Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
• Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).

• В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
• В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

• От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
• На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
• Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.

№8. Контакты

«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!