История докладной записки

Что такое докладная записка? Её отличие от служебной и объяснительной записок. Образцы докладных записок, особенности составления. Функции такой записки.

История докладной записки

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    • короткая суть докладной;
    • содержание тремя обособленными блоками;
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • присвоенный документу номер;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Реакция адресата

    Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

    Конкретные образцы докладных записок

    Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»
    Н.В. Грощенко

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

    В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

    Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

    Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

    Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

    Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Отдел метрологии
    Генеральному директору
    ООО «Росмашинстрой»
    Радковскому К.Л.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

    О невыполнении должностных обязанностей

    Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

    Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

    Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

    Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

    Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

    Административно-хозяйственный отдел
    Генеральному директору
    ООО «Просперити»
    Гиацинтовой А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

    Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

    Докладная. Образец написания записки

    Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.

    На выбор три образца бланков здесь

    Отображение в законе

    В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.

    Особенности докладных записок

    Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.

    Разница между докладной запиской и служебной

    Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.

    Разница между докладной запиской и объяснительной

    Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.

    ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

    Функции докладной записки

    Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:

    1. Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
    2. Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
    3. Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
    4. Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
    5. Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
    6. Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
    7. Направить отчёт о проделанной работе.
    8. Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
    9. Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
    10. Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
    11. Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).

    Классификация докладных записок

    При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.

    По содержанию:

    • информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
    • отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
    • инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.

    По адресату:

    • внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
    • внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.

    СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.

    По фактам:

    • о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
    • о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
    • о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
    • об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).

    Как правильно составить докладную

    Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

    Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

    Структура записки

    Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

    1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
    2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
    3. Выводы и рекомендации автора.

    Оформление

    Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

    Оформление внутренней докладной

    Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

    1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
    2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
    3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
    4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
    5. Далее коротко излагается суть записки.
    6. Содержание составляется тремя обособленными блоками.
    7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

    Оформление внешней докладной

    Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

    1. Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
    2. Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
    3. Обязательно указание города, где был составлен документ.
    4. Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
    5. Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
    6. Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

    Реакция адресата

    Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.

    Виды докладных записок. Скачать готовые бланки

    На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.

    Докладная записка о нарушении рабочих правил

    Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному. В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.

    Скачать бланк – образец докладной записки о нарушении рабочих правил

    Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

    Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.

    Докладная записка о некорректном поведении

    Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.

    Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных.

    Докладная записка образец: скачать форму 2021

    Виды и формы докладных записок

    Докладная записка может быть двух видов:

    • внутренняя;
    • внешняя.

    Первая — адресуется лицам в пределах предприятий и составляется на обычном листе формата А4. Ее подписывает составитель. Вторая адресуется организациям высшего уровня и составляется на фирменном бланке предприятия, а подписывает ее руководитель.

    По формам они могут быть 3 видов:

    • информационные;
    • инициативные;
    • отчетные.

    Первые пишут для того, чтобы сообщить об изменениях в работоспособности самой организации или ее отдельных структурных подразделений. Вторые для выдвижения предложений касательно оптимизации и рационализации рабочих процессов. Третьи для ведения отчетности проделанной работы.

    Отличия от служебной записки

    Служебная записка внутренний документ организации. Однако, служебная записка отличается тем, что в ней отсутствуют вопросы с выводами и предложениями составителей. При помощи нее излагают информацию о выполнении какой-либо работы. Она направляется от одного должностного лица к другому.

    Отличия от объяснительной записки

    Объяснительная — также разновидность внутренней документации. В ней составитель объясняет причины совершения какого-либо действия, объясняет факт или случай, происшествие. Она предоставляется высшему должностному лицу.

    Особенности составления докладной записки

    У любого сотрудника может возникнуть потребность в написании докладной записки. Для этого необходимо знать особенности составления.

    • заголовка;
    • текста;
    • отметку о приложении, при его наличии;
    • подпись составителя;
    • подпись руководителя;
    • дата составления.

    Как правильно составить

    Существуют определенные требования к оформлению документов такого типа. В правильно оформленной докладной должны быть указаны необходимые реквизиты, содержаться наименование организации, перечисление должностных лиц.. Только с их наличием такие формы документов будут иметь юридическую силу.

    Рекомендации к оформлению

    Требования к оформлению включают наличие шапки. Она располагаются в верхнем правом углу. Следующая особенность состоит в том, что первые 2 строчки содержат: должность фамилию и инициалы руководителя (имя, отчество). Затем пишутся должность, фамилия и инициалы составителя, заголовок и сам текст, подписи и дата составления. Это общие рекомендации к оформлению документов Российской Федерации.

    Правильный образец докладной записки

    Обратите внимание на то, что докладная образец, как и отдельные правовые документы не имеет строгой постановки текста, он пишется в произвольной форме. Для такого документа важно его содержание, ведь он служит обычным описанием для руководства и передается в отдел кадров. При их наличии документ считается правильно оформленным. Докладной записки образец бывает 3 видов, но все они начинаются со слов «Довожу до вашего сведения:

    О нарушении трудовой дисциплины

    Чаще всего нарушение трудовой дисциплины или распорядка рабочего дня, штатного расписания является причиной написания такого документа. Она содержит фамилию и инициалы нарушителя, суть нарушения и предложение о проведении служебного расследования. Начинается со слов: «Довожу до вашего сведения, что», «Довожу до вашего сведения», «Предлагаю вашему вниманию».

    О невыполнении должностных обязанностей

    Вторая причина написания при невыполнении должностных обязанностей или внесении изменений в их ход. К нарушению должностных обязанностей относятся и простые ошибки в работе. О невыполнении должностных обязанностей также сообщают в произвольной форме.

    О некорректном поведении сотрудника

    Как правило нарушение какого-либо трудового распорядка является одной из причин. При этом нарушении трудовой дисциплины работник также может составить докладную про некорректное поведение, написав записку со словами довожу до вашего сведения. Она составляет при некорректном поведении для принятия мер со стороны руководства.

    Как должен реагировать руководитель на докладную

    При необходимости составляет докладная и передается руководителю. В этом случае он получает необходимые сведения что позволяет ему таким образом у него есть основания для принятия мер, например, урезания заработной платы. Приказ об изменении выдается руководством. Для принятия решения проводится расследование. А после принятия решения она передается в архив организации. После этого ее можно найти в списке номенклатурных дел организации или ее структурных подразделений.

    Пишем докладную записку

    Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

    Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.

    Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

    в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

    во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,

    в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

    Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.

    Виды докладных записок по содержанию:

    Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

    Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

    Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

    В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:

    Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

    наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

    заголовок к тексту;

    Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

    фамилию исполнителя, номер его телефона.

    Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

    К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

    наименование структурного подразделения;

    наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

    заголовок к тексту;

    Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).

    отметка о наличии приложения (если есть);

    Отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 1 экз.

    Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

    Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

    подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

    Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

    Обратите внимание! Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

    Образец внутренней докладной записки

    о прогуле, совершенном дежурным.

    Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2015, дежурный по школе Петрова Валентина отсутствовала на дежурстве в столовой на второй перемене. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В., предоставлено не было. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Петровой В. выговор.

    Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

    Виды служебных записок

    Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».

    Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

    Классификация возможна по нескольким признакам:

    • в зависимости от содержания:
      • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
      • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
      • инициативными — с предложениями работника;
    • в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);
    • в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.

    Особенности составления докладной записки

    Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.

    Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

    Обычно пишется в случаях:

    • наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
    • проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
    • при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
    • при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
    • создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
    • нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
    • неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
    • происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
    • достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

    Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

    У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

    В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

    Как пишется докладная записка на сотрудника

    Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

    Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

    Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

    • по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
    • справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
    • в середине — название документа;
    • информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
    • в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

    Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    о нарушении должностных обязанностей

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Образец 2: нарушение дисциплины

    При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.

    Докладная: образец при нарушении дисциплины

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    о нарушении трудовой дисциплины

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Образец 3: о некорректном поведении

    Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования.

    Григорьевой Ольге Петровне

    от администратора магазина

    Давыдовой Ирины Викторовны

    о некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И. Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики. Хочу добавить, что Иванов Д.Г. и раньше допускал грубые выражения в отношении коллег, о чем ему неоднократно делались замечания. Такое поведение нервирует коллег и мешает работе.

    Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

    Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

    Действия руководителя

    Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.

    Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником). Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.

    Докладная записка: виды и составление

    Руководить, то есть принимать решения о распределении ресурсов, можно только на основе достоверной и своевременной информации. Эта информация должна быть корректной и поступать достаточно оперативно. Именно для этого и служит официальный документ под названием «докладная записка», о которой вы узнаете далее.

    Что это за записка?

    Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству. В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды.

    Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства. Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме.

    Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:

    • Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
    • Объяснительная записка, в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.

    Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками:

    Следует учитывать, что докладная записка является серьезным юридическим документом. Возможно, что в будущем вам придется ссылаться на нее при судебных разбирательствах, поэтому относитесь к ее содержимому внимательно.

    Виды докладной записки

    Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:

    • Отчетные. Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
    • Инициативные. Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
    • Информативные. Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.

    Вне зависимости от тематики, документ может быть:

    • Внутренним. Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
    • Внешним. Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.

    Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.

    Как написать внутреннюю докладную?

    Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

    1. Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
    2. Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
    3. Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
    4. Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
    5. Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
    6. С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
    7. С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
    8. С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
    9. Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

    Пустой бланк документа можно загрузить здесь.

    Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

    О нарушении трудовой дисциплины

    Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

    • вынесено дисциплинарное взыскание (выговор);
    • понижение сотрудника в должности;
    • запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
    • открыто судебное разбирательство.

    Само собой, такая информация является внутренней, так что нежелательно ее проникновение за пределы учреждения.

    В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

    В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

    Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать тут.

    О невыполнении должностных обязанностей

    Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

    • невыплата премии;
    • штраф;
    • выговор;
    • понижение в занимаемой должности.

    Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить здесь.

    Сотрудник вправе подать в суд на работодателя, если посчитает наказание несправедливым или чрезмерным, поэтому при составлении докладной необходима точность формулировок и выверенность предъявляемых требований, например, со ссылкой на внутренний распорядок работ.

    О премировании

    Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно тут.

    Как составить внешнюю докладную?

    Такие документы оформляются на фирменном бланке с обязательным указанием реквизитов и контактных данных компании. Эмблема на бланке поможет получателю быстрее понять, с кем он имеет дело. Для подтверждения достоверности документа должна быть поставлена синяя печать предприятия.

    Так как деловая бумага будет отправляться во внешний мир, то требования к ее наполнению такие:

    1. Название организации-получателя. Сокращения и пропуски не допускаются (справа вверху).
    2. Должностное лицо, которому направляется документ (обычно «Генеральному директору» или нечто подобное) – под предыдущей частью.
    3. Название организации-отправителя, также без сокращений и пропусков (слева вверху).
    4. Полное официальное название документа (докладная записка о командировании сотрудника, например) – в центре документа.
    5. Суть дела, что излагается в деловой форме кратко и ясно.
    6. Должность, сигнатура и инициалы руководителя организации-отправителя (в центре нижней части).
    7. Данные об исполнителе – должность, инициалы, номер контактного (служебного) телефона (ниже предыдущей части).

    Вот образец такой записки:

    5 требований к форме докладной

    Докладная записка не имеет строго обязательной формы, однако она является канцелярским сообщением, поэтому пишется в негласном формате, который имеет следующие обязательные элементы:

    1. Необходимая информация должна быть обязательно четко прописана.
    2. Грубые ошибки и пропуск важных данных недопустимы, иначе в дальнейшем докладная может быть признана недействительной.
    3. Эмоциональные оценки и личное отношение к описываемой ситуации обычно не приветствуется, так как не способствует принятию административного решения.
    4. При описании обстоятельств необходимо указывать все существенные детали ситуации. Несущественные мелочи можно не упоминать.
    5. В конце документа обязательно прописывается должность составителя и его ФИО.

    Выше вы ознакомились с различными видами докладных, так что теперь намного лучше понимаете, как их составлять и что в них должно быть написано. Особенно это полезно знать служащим государственных учреждений, начальники которых обязываются писать докладные записки.

    Елена Фомина/ автор статьи

    Приветствую! Я являюсь руководителем данного проекта и занимаюсь его наполнением. Здесь я стараюсь собирать и публиковать максимально полный и интересный контент на темы связанные с юридическим оформлением документов. Уверена вы найдете для себя немало полезной информации. С уважением, Елена Фомина.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    News-nnovgorod.ru
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: