Как в платежной ведомости форма 49 отобразить отпуск и больничный

Расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49

Когда применяется форма Т-49
Как заполнять форму Т-49
Где найти форму Т-49
Итоги

Когда применяется форма Т-49

Форму Т-49, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, применяют для расчета зарплаты в организациях, имеющих небольшую численность персонала и выплачивающих зарплату наличными. Она включает в себя графы для подписи, поэтому одновременно является и платежной ведомостью. При использовании формы Т-49 другие документы (расчетная ведомость по форме Т-51 или платежная ведомость по форме Т-53) не составляются.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы выплаты зарплаты из кассы:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для применения форма Т-49, относящаяся к унифицированным, обязательной не является и может заменяться иным самостоятельно разработанным документом аналогичного назначения. Однако она привычна в использовании и содержит все поля, которые могут оказаться необходимыми для заполнения. Это обусловливает ее востребованность, несмотря на необязательность применения.

Бухгалтерия работодателя, принявшего решение о применении формы Т-49, делает расчет заработной платы на ее бланке ежемесячно в обычном порядке на основании исходных данных, необходимых для начисления зарплаты:

тарифной ставки, оклада;
табеля учета рабочего времени;
документов, подтверждающих причину отсутствия в оплачиваемые периоды (больничного листа, приказа на отпуск, командировку);
распорядительных документов на дополнительные выплаты;
документов, подтверждающих выдачу денег в счет произведенных начислений.

Как заполнять форму Т-49

Заполнение формы Т-49 начинается с основной таблицы, содержащей расчет зарплаты. После подведения и проверки итогов расчета заполняется заголовочная часть, в которой указываются:

сведения о работодателе: наименование фирмы или ИП, код ОКПО для фирмы и наименование подразделения (при наличии);
сроки, в течение которых должна быть осуществлена выплата из кассы (не более 5 рабочих дней);
общая сумма к выплате (прописью и цифрами), соответствующая начисленной в основной таблице формы;
подписи (с расшифровками) руководителя и главного бухгалтера (при наличии);
дата и номер составления расчетно-платежной ведомости, период, за который она составлена.

Заполненная и подписанная руководителем и главным бухгалтером форма Т-49 передается в кассу для выдачи денег. По завершении выдачи напротив фамилий лиц, не получивших деньги в отведенный для выплаты срок, кассир ставит запись или штамп «Депонировано». Сюда же можно внести запись о реквизитах доверенности, если выплата осуществлена по ней.

Затем заполняются строки под основной таблицей формы Т-49, в которых раздельно записываются суммы выданных и депонированных средств, реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму и ставятся подписи (с расшифровками) кассира, выдавшего деньги, и бухгалтера, проверившего правильность оформления документа.

Форма Т-49, по которой завершена выдача денег, хранится в бухгалтерии.

На нашем сайте вы можете скачать образец заполнения формы Т-49.

Где найти форму Т-49

Форму Т-49 можно скачать на нашем сайте.

Итоги

Форма Т-49 совмещает в себе расчетную ведомость и ведомость на выплату денег работникам. Она удобна и не сложна в заполнении, поэтому многие работодатели в качестве первичного документа по зарплате используют именно ее.

Первичные документы по учету заработной платы

Документы по зарплате требуются для документального подтверждения соответствующих расходов, поэтому оформляются они с особой тщательностью. Какие документы обязательно оформлять при расчете заработной платы? Можно ли использовать электронные документы при расчете с сотрудниками и какие именно? Ответим на эти вопросы в статье.

Нормативная база по первичным документам

унифицированными формами;
самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
комбинацией первых двух вариантов.

Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.

Правила составления первичных документов

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной деятельности;
величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление.

Первичные документы по заработной плате могут быть составлены как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Во втором случае они должны быть подписаны электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

В форму Т-12 вносятся данные о фактически отработанном и неотработанном времени на основании больничных, справок, заявлений, приказов.

На титульном листе указывается наименование организации, дата составления и номер документа, отчетный период и коды для обозначения отработанного и неотработанного времени в таблице учета.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» состоит из 17 столбцов и предназначен для отражения информации о явках и неявках на работу за один календарный месяц. Заполняется по каждому работнику: его Ф. И. О., табельный номер, далее по числам месяца в столбцах 4 и 6 в верхней строке указывается код, обозначающий явку на работу или причину неявки, в нижней строке — количество отработанных часов в этот день, сверхурочные часы отмечаются через дробь. Столбцы 5 и 7 предназначены для отражения суммы дней посещений и фактически отработанных часов за каждые полмесяца. В графах отсутствующих чисел месяца проставляют знак «Х».

По правилам можно заполнять клетки как всех дней месяца, так и только дней, отличных от обычного рабочего дня (отпуск, больничный), оставляя клетки обычного рабочего дня пустыми.

Раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» состоит из двух страниц. Третья страница табеля предназначена для отражения каждого вида выплат за месяц по каждому работнику.

Четвертая страница табеля обобщает информацию о явках на работу по организации в целом на каждый день месяца. Скачайте пример заполнения формы Т-12.

Форма Т-13 представляет собой только титульный лист и раздел 1 по учету рабочего времени формы Т-12. Тогда предполагается, что бухгалтер ведет учет зарплаты в других регистрах.

Платежно-расчетная ведомость

расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
расчетная ведомость (форма Т-51);
платежная ведомость (форма Т-53).

ВАЖНО! Отражать суммы начисленной зарплаты необходимо только в унифицированных формах.

Как видно из названий, форма Т-49 является объединением форм Т-51 и Т-53, поэтому бухгалтер составляет или одну расчетно-платежную ведомость, или расчетную ведомость и платежную ведомость.

Расчетно-платежная ведомость применяется для расчета и выплаты заработной платы наличными из кассы предприятия. Она содержит номер и дату составления, подписи руководителя и главного бухгалтера, общую сумму выплаты всем работникам, а также начальную и конечную даты выдачи заработной платы из кассы — этот срок равен пяти рабочим дням.

Ведомость содержит сведения о табельном номере, должности, тарифной ставке и отработанных часах каждого работника. Бухгалтер вносит в нее все начисленные суммы по всем видам оплат, а также все удержания за тот период, за которой выплачиваются денежные средства работнику. Это может быть либо аванс, либо заработная плата, либо отпускные и так далее.

В конец ведомости вносят сведения о выплаченной и депонированной (если такая есть) сумме, подпись ответственного лица и номер расходного кассового ордера, по которому была произведена выплата.

Крайняя правая колонка заполняется работниками организации, где они ставят свою подпись в подтверждение получения денежных средств из кассы. Неполученные в пятидневный срок суммы депонируются.

Платежная и расчетная ведомости

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке.

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.

Лицевые счета работников

Ежемесячно бухгалтер вносит в лицевой счет данные о количестве отработанного сотрудником времени, о начисленных ему суммах по всем видам выплат, обо всех удержаниях из заработной платы, данные о больничных листах.

В последних столбцах содержатся сведения о конечной сумме к выплате за каждый месяц, а также о задолженности перед работодателем или наоборот, перед работником.

Расчетные листки

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.

Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.

Зарплатный проект

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Прочие первичные документы

трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
приказы на выплату премий и бонусов;
листки нетрудоспособности;
заявления и приказы на командировки;
заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Инструкция: как вести ведомость по зарплате в бюджетной организации

Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухгалтерский учет по специальным нормам, которые существенно отличаются от общеустановленных требований. Данные бухучета в таких госучреждениях отражают в специальных формах первичной и учетной документации. Документы для отражения расчетов по оплате труда не исключение.

Бланки для бюджетников

Для государственных и муниципальных учреждений чиновники предусмотрели специальные формы первичной документации. Бланки и порядок их составления закреплены в Приказе Минфина России № 52н от 30.03.2015 (с изменениями и дополнениями от 2017 г.).

Так, для отражения расчетов по оплате труда учреждения бюджетной сферы используют:

расчетную, в которой отражают начисленные суммы;
платежную — для регистрации факта выдачи заработной платы;
расчетно-платежную — бланк, объединяющий информацию о начислениях и выплатах в пользу работников.

Расчетная ведомость по зарплате

Унифицированная форма бланка утверждена Приказом Минфина РФ № 52. Имеет специальный код по ОКУД 0504402.

Форма составляется ежемесячно, содержит информацию обо всех начислениях в пользу работников за расчетный месяц. В образце расчетной ведомости по зарплате отражается не только должностной оклад, исчисленный исходя из фактически отработанного времени, но и все доплаты, компенсации и выплаты, положенные в качестве вознаграждений за труд. Например, премиальные, доплаты за ночные, оплата совмещений и прочие виды выплат.

Для начисления заработной платы и отражения ее в РВ используют данные следующих бухгалтерских документов:

Приказы руководства (о зачислении, увольнении, переводе, отпусках, замещениях и прочем).
Табели учета рабочего времени.
Тарифные ставки, должностные оклады, ЕТС согласно штатному расписанию.
Больничные листки, справки из медицинских учреждений, записки-расчеты на предоставление отпусков или при увольнении.
Иные аналогичные документы.

Если говорить простыми словами, РВ используется для начисления заработной платы. Бухгалтер отражает суммы, причитающиеся конкретному работнику в расчетном периоде, за фактически отработанное время с учетом должностного оклада или тарифной ставки.

Платежная ведомость

Бланк имеет унифицированную форму по ОКУД 0504403. Документация предусмотрена для отражения выдачи заработной платы и авансовых расчетов из кассы учреждения. Если в госучреждении зарплату выдают наличными, то составляется ПВ. Актуальный бланк в 2020 году выглядит так:

Информация вносится на основании расчетных документов за отчетный месяц. Также к учету следует принимать информацию о выплаченных авансах и о суммах задолженностей по расчетам по оплате труда.

Итоговые данные платежной и расчетной форм должны совпадать. Исключением станут только суммы депонированной зарплаты, которую работники не смогли получить в день выдачи по уважительным причинам.

Каждый сотрудник учреждения при получении обязан пересчитать деньги, полученные в кассе, и поставить подпись в ПВ.

Отметим, что если организация переводит зарплаты своих сотрудников сразу на банковские карты, например, на зарплатную карту «МИР», то составлять ПВ не требуется.

Заполненный образец документа выглядит так:

Расчетно-платежная ведомость

Единая форма РПВ представляет собой унифицированный документ, который объединяет в себе сразу информацию о начислениях и выплатах работникам. По сути это РВ И ПВ в одном большом документе.

Бухгалтер регистрирует информацию о начислениях аналогичным образом. Учитывает данные бухгалтерской первичной и учетной документации, приказов, табелей, больничных и прочего. Регистрирует сведения об удержаниях и произведенных выплатах авансов за первую половину рабочего месяца. Сумма к выплате исчисляется как разница общих сумм начислений и произведенных выплат и удержаний.

При получении денежных средств в кассе работник расписывается возле своей фамилии. Бланк РПВ позволяет работнику сразу ознакомиться с информацией о зарплате. Если зарплату перечисляют на банковские счета сотрудников, то составлять РПВ не нужно.

Образец расчетно-платежной ведомости по зарплате выглядит так:

Иные формы и бланки

Некоммерческие организации, отнесенные к бюджетной сфере, вправе использовать другие формы документации для отражения расчетов по заработной плате. Данные бланки утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бесплатно скачать образец для НКО и ознакомиться с особенностями заполнения документа можно в отдельном материале «Инструкция: как правильно составить ведомость по зарплате».

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Форма T-53: как правильно заполнить платежную ведомость

Несмотря на бурное распространение пластиковых карт, многие компании все же выдают заработную плату наличными. Бухгалтер производит начисление и передает эту информацию в кассу организации, где кассир выдает деньги работникам. При этом составляется документ, называемый платежной ведомостью. В нем отражается информация о начисленной плате за труд, которая в отчетном периоде подлежит выдаче наличными денежными средствами.

Форма T-53

Для платежной ведомости разработана форма T-53, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С начала 2013 года этот бланк, как и многие другие, перестал быть обязательным — работодатели могут разработать собственные формы первичных документов. На практике же зачастую применяется унифицированная форма, поскольку она уже готова и отвечает всем требованиям закона и потребностям компаний.

Форму T-53 чаще всего применяют организации, где количество сотрудников исчисляется десятками и более. Она удобна тем, что позволяет упорядочить процесс выдачы заработной платы и исключает путаницу.

Этот небольшой бланк состоит из двух листов и отражает информацию о заработной плате каждого сотрудника, а также по организации или подразделению в целом. Рассмотрим, как следует его заполнять.

Первая страница

Первый лист является титульным — на нем отражается основная информация о работодателе, периоде выплаты заработной платы и ее общей сумме.

Платежная ведомость, первая страница

Здесь следует указать такие реквизиты:

Наименование организации, а также структурного подразделения, если бланк заполняется только в отношении его сотрудников. Указывается согласно учредительным документам, можно добавить сокращенную форму.
Код ОКПО. Номер присвоен Росстатом и содержится в информационном письме.
Корреспондирующий счет. Обычно это счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
В кассу для оплаты в срок. Здесь следует указать две даты — текущую и крайнюю для произведения выплаты ЗП.
Сумма. Указывается общая сумма, которая передается для выплаты заработной платы. Сумма пишется сначала прописью, а затем цифрами.
Номер документа и дата его составления.
Расчетный период. Это первый и последний дни периода, за который начислена заработная плата.

Также на первом листе ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера, если он есть в организации.

Оборотная сторона

На второй странице формы содержится таблица с такой информацией:

порядковый номер работника;
табельный номер работника (по данным внутреннего учета);
фамилия и инициалы;
сумма заработной платы;
графа для проставления подписи при получении денежных средств;
графа для примечания (например, можно указать номер удостоверения личности).

Форма Т-53, вторая страница

Под таблицей дается итоговая информация по всей ведомости. Здесь нужно указать:

количество листов формы;
общую сумму, которая выплачена по ведомости — прописью и цифрами;
общую сумму, которая депонирована (не выдана), также прописью и цифрами.

Далее указывается должность лица, выдавшего заработную плату, его фамилия и инициалы; это специалист должен поставить свою подпись. Тут же следует указать реквизиты расходного кассового ордера — его номер и дату. Последней строкой идет подпись бухгалтера, проверившего платежную ведомость, а также ставится дата.

После получения денег каждый работник ставит в соответствующей графе свою подпись. Если по какой-то причине причитающуюся сумму он не получил, в графе указывается «депонирована»и ставится подпись кассира.

Когда расчеты произведены, подсчитывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы — именно она указывается на первом листе.

Форма Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»

forma_t-49_raschetno-platezhnaya_vedomost.jpg

Когда надо применять данную форму?

Расчетно-платежную форму Т-49 надо составлять, если выплата зарплаты осуществляется через кассу. Помимо ведомости кассир должен оформить расходный кассовый ордер. Если зарплата перечисляется персоналу сразу на банковскую карточку – составлять эту ведомость не нужно. Но даже если зарплату через кассу получает только один сотрудник, а всем остальным она выплачивается на банковскую карту – на такого сотрудника в обязательном порядке оформляется ведомость.

Следует отметить, что форма Т-49 является важным документом в работе любого юрлица и ИП. Поэтому к ее оформлению надо отнестись очень серьезно. Когда в организации заработная плата сотрудников составляет коммерческую тайну – по каждому из них можно вести индивидуальные ведомости.

Кто отвечает за заполнение формы?

Эта обязанность возложена на бухгалтера и кассира. Бухгалтер заполняет титульную часть, затем вносит в таблицу данные на основании табеля и расписывается в ведомости. После этого он подает документ на подпись главному бухгалтеру и руководителю организации. Затем ведомость поступает в кассу.

После выдачи денег сотрудникам кассир снова передает документ в бухгалтерию. Здесь его проверяют и вносят запись в соответствующий регистр. Форма Т-49, образец заполнения которой будет представлен далее, оформляется в одном экземпляре в день выплаты заплаты.

Правила оформления ведомости

Организации имеют право выбора: применять ли им унифицированную форму Т-49 или разработанный своими силами бланк документа (его надо зафиксировать в локальных нормативных актах). Но все же многие субъекты предпринимательской деятельности применяют унифицированную форму, так как она имеет удобную структуру.

Ведомость можно составлять в печатном и рукописном виде. Ее обязательно должны подписать:

бухгалтер, составивший ведомость;

работники, получающие зарплату.

Если некоторые сотрудники не получили зарплату по каким-либо причинам, в расчетной ведомости по форме Т-49 напротив их фамилий ставится отметка «депонировано». В конце ведомости следует отобразить общую сумму депонированной зарплаты.

Как заполнить ведомость?

В верхней части платежной ведомости по форме Т-49 указывают такие сведения:

наименование структурного подразделения, по которому была начислена зарплата (цех, отдел и т.п.);

общую сумму денежных средств;

период, за который выдается заработная плата;

Ф.И.О. и подписи главного бухгалтера и руководителя.

В нижней части листа расположена таблица, в ней указывают:

1-й столбец – порядковый номер записи;

2-й – табельный номер сотрудника;

3-й – должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием;

4-й – тарифная ставка или оклад, руб.;

с 5-го по 7-й столбец – количество отработанных дней или часов (в том числе по выходным и праздничным дням).

Столбцы с 8-го по 14-й отображают суммы, которые были начислены каждому сотруднику за отчетный период, например:

8-й – оплата за отработанные дни;

9-й – начисленная премия;

10-й – оплата больничного листа;

с 11-го по 13-й столбец – другие выплаты;

14-й столбец – общая сумма начислений.

С 15-го по 18-й — удержанные и зачтенные суммы (аванс, налог на доходы и пр.).

В 19-м столбце отображают сумму задолженности по зарплате, которая числится за организацией, в 20-м – размер задолженности за работником.

В 21-й столбец вписывают сумму, которую сотрудник должен получить на руки.

В 22-м указывают фамилии и инициалы всех сотрудников, которые будут получать зарплату, в столбце 23 сотрудники ставят свои подписи, подтверждая тем самым факт получения денежных средств.

Под таблицей надо указать:

должность и Ф.И.О. сотрудника, который произвел выплаты;

№ и дату РКО, составленного к ведомости;

выплаченную и депонированную сумму;

Ф.И.О. и подпись бухгалтера.

Ведомости должны храниться в организации не менее 5 лет после окончания отчетного года (при отсутствии лицевых счетов – 75 лет), их следует подшить в отдельную папку в строгой последовательности. Скачать бланк формы Т-49 можно ниже.