Как закрыть журнал учета приказов неиспользованные номера

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

См. более свежую публикацию по этой теме – «Исправляем ошибку в журнале путевых листов»

П ожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.

Регистрировать документы в принципе могут:

• информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
• специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
  • в электронном журнале (обычно в Excel) или
  • в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже — для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).

Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:

• стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
• но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен.

Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа, например, приказа, то надо:

• сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
• а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от. №. » с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).

В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).

Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то (но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:

• «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
• «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).

В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место — это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».

Закрываем регистрационный журнал

Кроме журнальной формы возможна регистрация с помощью регистрационных карточек документов (РКД). Стоит отметить, что большинство программ автоматизации документооборота строятся именно на карточном учете: реквизиты документа заносятся в отдельные экранные карточки и попадают в базу данных, из которой формируется журнал. При закрытии года многие СЭД просто блокируют возможность дальнейших изменений и «накопленное за год богатство» в виде журнала в файле неизменного формата позволяют записать на внешний носитель. Одновременно обнуляются счетчики порядковых номеров документов внутри большинства регистрируемых документопотоков, чтобы с нового года начать отсчет заново.

Если мы вели журнал учета в Excel, то в конце года его можем распечатать, прошить и оформить итоговую запись о количестве внесенных записей в течение года (по образцу, показанному в Примере 2). Распечатывать надо далеко не все журналы регистрации, а только тех документов, которые потом подлежат длительному или постоянному хранению (причем электронная форма журнала в архиве тоже пригодится как удобный справочный аппарат; кроме того, на ее основе проще будет создавать внутренние описи документов дел). Если журнал нет надобности распечатывать в конце года, то итоговая запись вносится в его последние строки в электронном виде (без рукописного росчерка и печати), далее файл можно конвертировать в неизменный формат (например, .pdf), запаролить, подписать электронной подписью (руководителя службы делопроизводства), чтобы исключить внесение исправлений задним числом.

Если велся бумажный журнал регистрации, то просто оформляем в нем запись по итогам года. Она подписывается руководителем делопроизводственной службы и заверяется печатью.

Перед ее оформлением как раз и проверяют правильность ведения регистрационного журнала. Пропущенные номера лучше отразить в примечании в соответствующей строке и в записи по итогам года (отмечено цифрой 1 в Примерах 1 и 2).

Архивно-техническая обработка дела

Закрытие журналов регистрации документов вручную обычно производят в конце последнего рабочего дня уходящего года либо в первый рабочий день следующего года. В СЭД это может производиться автоматически по заранее настроенному алгоритму 1 января каждого года. А архивно-техническую обработку дел, закрытых в делопроизводстве, производят не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после их закрытия.

Полному оформлению подлежат дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу. Остальные подлежат частичному оформлению, которое не подразумевает:

• нумерацию всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (если попадаются многостраничные документы, то на каждой их странице);
• оформление листа-заверителя дела и
• внутренней описи документов дела;
• полного оформления титульных листов.

Итак, если дело, в котором есть пропущенные регистрационные номера документов, все-таки подлежит полной архивно-технической обработке, то наличие пропущенного регистрационного номера лучше отразить:

• не только в журнале регистрации (см. цифру 1 в Примерах 1 и 2),
• но и во внутренней описи документов дела: только в итоговой записи (цифра 1 в Примере 4), а в табличной части будут перечислены лишь имеющиеся документы обычным способом.

Тогда сразу будет ясно, что это «техническая» проблема пропущенного порядкового номера, а не более серьезная — утрата документа.

При этом не пытайтесь вписать данную информацию в лист-заверитель — там это сделать просто негде (см. «!» в Примере 3):

• пропущенным номером листа это не является (т.к. здесь указываются ошибки в нумерации карандашом физически присутствующих в деле листов);
• а в табличной части первая графа называется «Особенности. формирования дела», но вторая требует вписать, какого номера листа это касается (чего мы сделать опять же не сможем).

Правила ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.

1. Для чего нужен журнал регистрации приказов
2. Правила ведения журнала
3. Какие сведения отражать
4. Ответственный за ведение

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

• учет изданных документов;
• контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
• поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

• порядковый номер позиции;
• номер и дата издания приказа;
• тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
• основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
• краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
• Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
• подпись об ознакомлении;
• отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Ответственный за ведение

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

По истечении срока хранения регистр уничтожают.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Для чего предназначается журнал по личному составу

Кадровые сотрудники обязаны вести журнал по личному составу, где должны отображаться любые изданные руководством предприятия приказы по отдельному сотруднику.

Единой установленной формы журнала нет, и организация вправе сама разработать свою форму. К обязательной регистрации приказов относят:

• Законодательная база ↓
• Сроки хранения ↓
• Требования ↓
• Регистрация приказов ↓
• Правила заполнения ↓
• Ведение журнала ↓
• Оформление ↓

• Приказ о зачислении в штат сотрудников.
• О совмещении сотрудником другой работы во время основной.
• О переводе на другую должность на основании приказа: с повышением в должности или с понижением.
• О наложенных на сотрудника взысканиях, поощрениях, награждениях.
• О повышении квалификации сотрудника на основании успешного прохождения курса повышения.
• В случае изменения личных данных издается приказ о смене фамилии с указанием оснований.
• О выплате премиальных или поощрительной суммы, не относящихся к основным заработанным средствам.
• О выходе в отпуск с содержанием или без содержания, например, в учебный отпуск.
• Приказ о командировке сотрудника.
• И другие важные приказы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.

Законодательная база

Записи в журнале ведутся на основании ряда Законов и подзаконных актов:

• Ст. 86 ТК РФ определяет позицию по внесению персональных данных сотрудника.
• В соответствии раздела VI ТК РФ определены положения о заработной плате, которые указываются в приказе о приеме на работу.
• Статьей 123 ТК РФ регулируется трудовой отпуск.
• Статьи 15, 56, 67 ТК РФ регулируют заключение трудового договора, на основании которого издается приказ о зачислении на работу.
• Ст. 68 ТК РФ определяет порядок издания приказа о зачислении.
• Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске сотрудника.
• Ст. 358 Приказа Росархива определяет порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Сроки хранения

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

• Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
• До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Требования

Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.

Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:

1. Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
2. Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
3. Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
4. Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу, в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или бессрочному договору был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
5. Листы журнала должны быть пронумерованы, это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.

Регистрация приказов

Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.

Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.

Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:

• Порядковый номер проведенной записи.
• Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
• ФИО сотрудника.
• Подразделение, где будет работать сотрудник.
• Его штатная должность.
• Присвоенный табельный номер сотрудника.
• Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
• Дополнительная информация.

Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.

Каждый приказ может иметь свой уникальный код, по которому затем будет легче отыскать нужную информацию, например, кодируются приказы на отпуск буквой «О», для взысканий – «В», для командировок сотрудников – « КМ».

Правила заполнения

Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.

Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.

Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»

Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.

Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.

Ведение журнала

Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.

Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.

В журнале присутствуют 9 граф:

1. Порядковая нумерация приказа.
2. Дата выхода.
3. Нумерация приказа.
4. Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
5. Данные сотрудника.
6. Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
7. Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
8. Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
9. Подпись ответственного исполнителя.

Оформление

Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала. В конце указывают количество пронумерованных страниц.

Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.

Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой. Затем нужно проставить печать компании так, чтобы она покрывала подпись ответственного и на узлах нитей. Нити следует залить клеящим веществом для того, чтобы не была нарушена книга.

Порядок и правила регистрации входящих документов в делопроизводстве — образец журнала учета

Согласно современным правилам делопроизводства, вся документация, в том числе корреспонденция, должны регистрироваться при поступлении на предприятие.

При регистрации входящих документов присваивается уникальный номер, и эти сведения должны находиться в базе данных организации, а также отмечаются в специальном журнале учета.

Данные могут понадобиться во многих ситуациях, например, при расследовании несчастных случаев, прохождении государственных инспекций от различных структур, проведении общественных и государственных экспертиз, судебных разбирательствах и прочее.

1. Порядок регистрации входящих документов в делопроизводстве
2. Как вести журнал учета документации при поступлении на предприятие
3. Скачать образец
4. Выводы

Порядок регистрации входящих документов в делопроизводстве

Условия регистрации документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Норматив определяет понятие регистрации как процесс присвоения документу уникального номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (это может быть карточка, база данных, электронный или бумажный журнал).

Регистрировать нужно все документы: как созданные на предприятии, так и поступившие в него извне.

Из входящей документации подлежат регистрации только та, которая незаменима в работе организации, имеет информативную и побудительную ценность.

Не регистрируют корреспонденцию рекламного, сопроводительного характера (в том числе справочники, печатные издания) и нерабочие письма (приглашения, поздравления, соболезнования и другие, связанные с проявлением деловой и общечеловеческой этики).

Также не обязательно регистрировать формы статистической отчетности и бухгалтерскую документацию (чеки, накладные, счета, платежные поручения), если они приходят без сопроводительного письма.

Регистрация документов входит в обязанности офис-менеджеров, канцелярии, секретарей, службы делопроизводства или делопроизводителей отделов, при этом полномочия четко разграничиваются, а в должностной инструкции указывается, в каком формате (журнале или карточке) нужно регистрировать документацию. Разрешено проводить процедуру в системе электронного документооборота (СЭД), если ее работа налажена на предприятии.

Входящим документам присваиваются номера в порядке поступления. Но экземпляры, имеющие пометки о срочности, регистрируются незамедлительно.

Как вести журнал учета документации при поступлении на предприятие

Вид учета должен устанавливаться локальными нормативами организации. Например, на одних предприятиях достаточно вести карточки, на других – каждому документу присваивается уникальная учетная запись в системе электронного документооборота. В большинстве случаев используются журналы учета на бумажных носителях.

Для каждой категории документов необходимо создавать отдельный журнал: для входящих, исходящих, протоколов, договоров, распоряжений, служебных записок, приказов, докладных, обращений граждан и прочего.

При этом все сведения должны отражаться максимально подробно, чтобы облегчить последующие этапы делопроизводства.

Журнал может быть типовым (изготовленным на заказ по форме, утвержденной правилами организации) или обычной тетрадью. В любом случае он состоит из двух частей: титульного листа и основной части, представленной в виде таблицы.

На титульном листе указывается:

• наименование организации с указанием юридически-правового статуса и кодов деятельности;
• название самого журнала;
• ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.

Остальные листы представляют собой таблицы с 10 столбцами, каждая графа которого должна быть заполнена.

Назначение колонок таблицы:

• порядковый номер пункта;
• дата регистрации;
• наименование документа;
• адресант (от кого поступил);
• краткое содержание;
• кому передали входящий документ;
• дата передачи;
• подпись (с расшифровкой) лица, получившего документ;
• номер дела и другие отметки;
• графа для дополнительных сведений.

Цель ведения журнала – не только регистрация, но и дальнейшая работа: например, реакция на письма (подготовка запросов, составление ответных писем), выдача справок по входящей документации.

Номера страниц проставляются вручную. Предпочтительные цвета чернил для заполнения: синие, темно-голубые, фиолетовые и черные. После того, как журнал заканчивается, и необходимо заводить новый, руководитель предприятия должен заверить старый журнал, поставив подпись и печать. Затем журнал сшивается, опечатывается и отправляется на хранение в архив.

Скачать образец

Выводы

Вся входящая документация, несущая информацию или имеющая коммуникативный и побудительный характер, должна быть зарегистрирована по ГОСТ Р 7.0.8-2013. Для этого каждому документу присваивается уникальный номер, и все данные вносятся в форму (карточки, журнал, СЭД). Как привило, используется бумажный журнал.

Его ведение входит в обязанности работников канцелярии, делопроизводителей или секретарей. Журнал состоит из титульного листа и табличной части. Когда свободные страницы заканчиваются, он заверяется, сшивается, опечатывается и направляется в архив.

Правила заполнения журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических и психотропных веществ

Минздрав РФ разъяснил изменения, внесенные в порядок заполнения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Приводим положения письма Минздрава РФ от 26.01.2018 г. № 25-4/10/2-425.

Министерство здравоохранения Российской Федерации в связи с поступающими обращениями по применению норм постановления Правительства Российской Федерации от 4 ноября 2006 г. N 644 «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ» (далее — постановление N 644) сообщает следующее.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2017 г. N 1353 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации по вопросам, связанным с оборотом наркотических средств и психотропных веществ» внесены изменения в Правила ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденные постановлением N 644 (далее — Правила).

1. Правилами определена необходимость нумерации записей о приходных и расходных операциях в специальном журнале регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее — журнал). Для этого в форму журнала внесены новые графы «номер операции по приходу» и «номер операции по расходу».

При этом нумерация по приходу и расходу должна быть сплошная (сквозная), в хронологическом порядке, что подразумевает последовательность регистрации приходных или расходных операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

2. В соответствии с пунктом 14 Правил юридические лица проводят в установленном порядке инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ путем сопоставления их фактического наличия (фактические остатки) с данными учета (книжными остатками). При этом Правилами не предусмотрена норма о ежедневном заполнении в журнале графы «фактический остаток».

Таким образом, отметка о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества должна проставляться только во время проведения инвентаризации.

Для этого на день проведения инвентаризации в журнале в графе «отметка об инвентаризации» следует указать дату проведения инвентаризации и номер сличительной ведомости, а в графе «фактический остаток» — отметку о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества на момент инвентаризации.

3. В новой форме журнала уточнены названия граф «приход за месяц — всего», «приход с остатком за месяц — всего», «расход за месяц — всего».

В связи с этим следует заполнять указанные графы в конце месяца одной цифрой суммарно для последующего снятия книжных и фактических остатков наркотических средств и психотропных веществ при проведении инвентаризации.

Вместе с тем, по мнению Минздрава России, возможно внесение в журнал дополнительных граф, связанных со спецификой работы организации (структурного подразделения организации), требующей более детального оформления записей в журнале. Однако при этом форма такого журнала должна быть утверждена приказом руководителя организации.

4. Для организаций, имеющих круглосуточный режим работы, для заполнения необходимых граф журнала первым и последним рабочими днями месяца целесообразно считать первый и последний календарные дни каждого месяца.

При этом данные сверки остатков наркотических средств и психотропных веществ в журнале и данные об указанных средствах (веществах) в инвентаризационных описях должны совпадать. Данное условие, а также условия проведения ежемесячной инвентаризации должны быть определены в приказе руководителя организации.

Министерство здравоохранения Российской Федерации предлагает довести данную информацию до сведения всех руководителей территориальных органов государственной власти в сфере охраны здоровья, медицинских, аптечных и иных организаций, осуществляющих оборот наркотических средств и психотропных веществ.