Заполнение карты фотографии рабочего времени делопроизводителя

Бланк фотографии рабочего дня. Нюансы составления

Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена. Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием. И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

Что такое «фотография рабочего времени»?

Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием. Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения. Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

Фотография и хронометраж: в чём разница?

Использование хронометража обычно отдано самому специалисту. Он сам определяет, где и как будет фиксировать полученную информацию.

Проведение фотографии рабочего времени инициируется руководством. Полученная информация вносится в специальный бланк, форма которого утверждается внутри компании. Фотография формируется на основе документов, согласованными и подписанными руководителем организации.

Какие цели и задачи решает

Фотография рабочего времени помогает:

• при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
• проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
• точно установить структуру рабочего времени;
• своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
• выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
• своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
• установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
• оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
• проанализировать трату времени у передовиков производства.

Способ помогает достигнуть следующих целей:

• выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
• провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
• создать временные нормативы;
• изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
• организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

Кому доступны сведения из фотографии рабочего времени?

Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

• руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
• сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
• сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

Разновидность фотографий

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
2. Анализируемое время делится на интервалы.
3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Бригадная

Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

Фотография рабочего времени — образец

• 1 Определение и классификация фотографии рабочего времени
• 2 Порядок проведения фотографии рабочего времени
• 3 Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки
• 4 Особенности наблюдения за группой работников
• 5 Подводим итоги

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

• определение обстоятельств и продолжительности непроизводительных действий работника и разработка мероприятий по их устранению;
• сбор статистических данных для расчета норм подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, периодов отдыха и перерывов на личные нужды;
• накопление информации об изменениях производительности сотрудника в течение смены и причинах невыполнения плана;
• получение данных для усовершенствования технологических процессов и определения норм обслуживания и численности персонала.

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

• Бригада техников должна произвести осмотр и профилактику 20 станков за смену
• Терапевт в поликлинике должен принять 30 пациентов в день.

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

• Подготовительный этап.

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

• Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

• • наименование организации и подразделения;
  • данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
  • названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
  • общая длительность временных затрат определенного вида.
• Проведение наблюдений и запись результатов.

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

• Обработка полученных данных и их анализ.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

• ОВ — Основное рабочее время;
• ПВ — Подготовительно-заключительное время;
• ОТ — Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности;
• НР — Перерыв непроизводительный;
• ТП — Потери времени по независящим от работника причинам.

Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

Лист фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времени

Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

Особенности наблюдения за группой работников

При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

Пример

Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

• 1-я команда: № № 1, 2, 3
• 2-я команда: № № 4, 5, 6
• 3-я команда: № № 7, 8, 9

За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

• 1-я команда: все быстро переоделись (ПВ), приступили к работе (ОВ) и продолжали работу по состоянию на 8:30 утра (в примере рассмотрим небольшой интервал рабочей смены).
• 2-я команда: № 6 долго переодевался. № 5 в это время пошел за документами на первые погрузки, а № 4 ушел покурить (НР). Затем они собрали свой первый груз и переместили в зону погрузки, но машина для их груза вовремя не пришла (ТП) и команда все еще ждала ее по состоянию на 8:30 утра.
• 3-я команда: долго переодевалась и получала задание, но затем работала без простоев и перерывов.

Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:

• внедрять нормы и нормативы, ориентируясь на работу группы 1;
• разрабатывать мероприятия по исключению не продуктивных затрат рабочего времени, исходя из данных группы 2 и т. д.

Подводим итоги

• Фотография рабочего времени — универсальный способ исследований, подходящий как для ручного труда, так и для автоматизированных процессов.
• Полученные после проведения фото рабочего времени результаты могут быть использованы для принятия обширной группы управленческих решений.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

• Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.
• Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
• Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
• Точное установление структуры рабочего времени.
• Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
• Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
• Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
• Установление работающих методов повышения эффективности.
• Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
• Анализ траты времени у производственных передовиков.

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

• Выявление «утечек» времени в течение дня.
• Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
• Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
• Создание временных нормативов.
• Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
• Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

• Руководителями и управленцами. С помощью фотографии они могут установить степень загруженности своих сотрудников, их производительность.
• Менеджеры по персоналу и представители отдела кадров. Фотография рабочего времени позволит им формировать должностные инструкции, определять оптимальное количество сотрудников в штате. Информация также позволит проводить различные исследования.
• Сами сотрудники. Они смогут повысить свою производительность, оптимизировать свое время.

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

• Наблюдатель выбирает определенные рабочие задачи для анализа, так как наблюдение над всем процессом труда – это трудоемкая задача.
• Анализируемое время подразделяется на интервалы.
• Интервалы при их занесении в специальный бланк обозначаются кратко: буквой или цифрой.

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадная

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

• Рядовые инженеры и главный инженер.
• Менеджеры, представители отдела кадров.
• Представители бухгалтерского отдела.
• Сотрудники, ответственные за охрану труда.

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

• Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
• Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
• Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

• Название документа.
• Наименование компании или ее структурного подразделения.
• Инициалы работника, за которым наблюдали.
• Образование сотрудника, степень его подготовки.
• Занимаемая должность.
• Название исполняемой работы.
• Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

• Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
• Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
• Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
• Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

• Увеличение или уменьшение зарплаты. К примеру, использовался групповой метод фотографии. По его итогам стало понятно, что один сотрудник отличается высокой производительностью, а второй – постоянно отвлекается. Первому назначается премия, а второму снижают зарплату. Такая система позволяет правильно мотивировать сотрудников.
• Увеличение штата сотрудников. В процессе анализа может обнаружиться, что усилий всех сотрудников не хватает на выполнение поставленного объема задач. В этом случае могут нанять дополнительных сотрудников.
• Изменение обязанностей. Время может тратиться нерационально из-за того, что сотрудник не соответствует своей должности. К примеру, у него может быть недостаточно опыта. В этом случае имеет смысл снять его с должности. Альтернативная мера – проведение обучающих мероприятий.
• Правильное распределение нагрузки. На одно подразделение может падать слишком большая нагрузка, на другое – совсем малое. В этом случае задачи перераспределяются.

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Как сделать фотографию рабочего времени (пример)

• Карта фотографии рабочего времени: сущность метода
• Оформление карты фотографии рабочего времени
• Какие сведения необходимы для составления шаблона карты фотографии рабочего дня?
• Самофотография рабочего времени (пример заполнения)

Карта фотографии рабочего времени: сущность метода

На основании зафиксированных в карте фотографии рабочего времени данных можно сделать вывод:

• об эффективности использования рабочего времени самим сотрудником;
• о существовании проблем (в т. ч. технических) в организации труда отдельного сотрудника или группы трудящихся, выливающихся в потери рабочего времени;
• о затратности по времени той или иной работы или операции и т. д.

Карта фотографии рабочего времени представляет собой таблицу (самый распространенный вариант представления информации), в которую сотрудник записывает проводимые в течение заданного периода действия, указывая затраченное на каждое из них время.

Карта фотографии рабочего времени может быть учтена в качестве доказательства при определении права трудящегося на ту или иную льготу, компенсацию или гарантию (например, решение Калининградского облсуда от 03.04.2015 по делу № 33-1071/2015).

Обратите внимание! Такой порядок наблюдения руководитель организации должен утвердить приказом и ознакомить с ним затронутых данным актом сотрудников. Это позволит при необходимости доказать правомерность действий работодателя при назначении фотографии рабочего времени (например, решение Бокситогорского горсуда Ленинградской области от 29.06.2010 по делу № 2-366/2010).

Еще больше судебной практики вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Оформление карты фотографии рабочего времени

Важно! Требования к правилам оформления карты фотографии рабочего дня не установлены ни трудовым, ни иным законодательством РФ и разрабатываются каждым работодателем самостоятельно.

Процедура не является обязательной для использования организацией и применяется лишь в случаях, когда тот или иной работодатель сочтет это необходимым. На усмотрение работодателя оставлена и судьба полученных результатов исследования, их дальнейшее использование.

Представление информации обычно производится посредством заполнения специальной таблицы, разработанной работодателем, хотя возможны и иные способы.

Обратите внимание! Главное условие — это последовательное внесение абсолютно всех производимых в течение рабочего времени действий (в т. ч. имеющих лишь опосредованное отношение к работе или вообще не относящихся к ней) с указанием точного времени, затраченного на их осуществление. Другой вариант — указание конкретного времени начала операции и времени ее окончания, в зависимости от выбранной формы отчета.

К такой карте фотографии рабочего времени могут также прилагаться фото- и видеоматериалы.

Какие сведения необходимы для составления шаблона карты фотографии рабочего дня?

Для того чтобы начать названное исследование и составить бланк отчета, надлежит определиться со следующими параметрами:

1. Кто будет проводить наблюдение за сотрудником:
   • сам сотрудник (в этом случае речь идет о т. н. самофотографии);
   • сторонний наблюдатель;
   • видеорегистратор.
2. На какой период будет организовано наблюдение:
   • в продолжение определенной части 1 рабочего дня / смены;
   • в продолжение 1 рабочего дня / смены;
   • в продолжение нескольких рабочих дней / смен;
   • в продолжение 1 рабочей недели и т. д.
3. Какова систематичность проведения исследования:
   • разовое наблюдение (имеется в виду 1 определенный период исследования);
   • с установленной периодичностью (1 раз в несколько дней или недель, месяцев и т. д.).
4. На какое количество сотрудников будет составлена карта фотографии рабочего времени:
   • на 1 конкретного специалиста;
   • на несколько сотрудников 1 структурного подразделения;
   • на целый отдел / структурное подразделение;
   • на несколько сотрудников из разных отделов;
   • на всех сотрудников данной организации и т. д.
5. Какая форма организации наблюдения будет выбрана:
   • сплошное — в продолжение 1 рабочего дня / смены;
   • выборочное — наблюдаться будет лишь выполнение отдельных операций или процедур;
   • моментное — наблюдатель будет фиксировать данные по установленному графику.

С учетом названных и иных необходимых, по мнению проводящего исследование, данных следует составить бланк карты фотографии рабочего времени для заполнения.

Самофотография рабочего времени (пример заполнения)

Самофотография рабочего времени осуществляется самим работником. Перечень необходимых для фиксации в отчете сведений определяется работодателем. Это может быть:

• последовательное описание каждой из процедур, выполняемых сотрудником в течение дня (включая перерывы в работе), если работодатель желает оценить, каким образом специалист строит рабочий день;
• указание только тех временных потерь, которые влекут за собой снижение эффективности работы в продолжение рабочего дня/смены;
• описание затрат времени, относящихся к выполнению конкретного вида работы.

Метод самофотографии наименее затратен как материально, так и эргономически, однако имеет недостаток — сомнительную объективность проверяемого сотрудника. Поэтому рекомендуется использовать такой способ проведения наблюдений с определенной систематичностью (а не разово) и в течение нескольких дней подряд.

Пример заполнения карты по результатам самофотографии представлен ниже:

Итак, фотография рабочего времени — это один из весьма распространенных методов наблюдений за временными затратами исполнителя на определенном отрезке трудовой деятельности. В процессе осуществления такого наблюдения заполняется специальный отчет — карта фотографии рабочего времени, форма и содержание которого определяются работодателем самостоятельно с учетом целей проведения наблюдения.

Как провести фотографию рабочего времени

рабочее время

Нина Слепнева, Москва

Сущность метода

Фотография рабочего времени (ФРВ) – метод, позволяющий изучить все виды затрат рабочего времени сотрудников путем наблюдения и замеров длительности производимых операций в течение определенного периода работы. ФРВ активно используется при нормировании труда рабочих специальностей, однако его можно успешно применять и для оценки эффективности сотрудников других профессий, в том числе творческих работников, менеджеров и др.

Использование ФРВ позволяет руководству организации:

• определить структуру рабочего времени сотрудников;
• выявить, на каких этапах трудового процесса происходят потери рабочего времени и установить их причины;
• выявить недостатки в организации труда;
• установить непроизводительные затраты рабочего времени;
• оценить эффективность труда каждого работника и изучить опыт использования рабочего времени лучших сотрудников;
• установить необходимые нормы или подтвердить достоверность ранее разработанных норм.

Виды ФРВ различаются в зависимости от форм организации труда и изучаемых объектов. Выделяются индивидуальная (наблюдение проводится за деятельностью одного работника) и групповая, или бригадная, фотография (наблюдение за деятельностью нескольких работников, объединенных в бригаду или не связанных между собой производственным процессом).

Как правило, ФРВ выполняют особые отделы по нормированию, существующие на предприятиях, либо для ее проведения привлекаются внешние эксперты.

ФРВ – длительный и кропотливый процесс. Для получения объективных данных рекомендуется проводить наблюдение одного рабочего места в течение не менее чем пяти дней. В некоторых случаях срок сокращают до трех дней. А иногда, ввиду сложности технологического процесса и в зависимости от вида оцениваемых работ, процедура затягивается и на месяц. ФРВ может проводиться и в течение нескольких дней в начале, в середине и в конце месяца или квартала.

Порядок проведения ФРВ

Основная цель ФРВ – определение величины потерь рабочего времени и выявление причин их возникновения

Проведение ФРВ включает в себя несколько обязательных этапов.

1. Изучение производственного процесса на участке работы, где планируется проведение ФРВ.

2. Подготовка бланков фотокарт (наблюдательных листов) для регистрации замеров и наблюдений.

3. Согласование времени проведения исследований с руководителями подразделений и информирование персонала о предстоящей работе.

4. Разработка классификации затрат рабочего времени (см. рубрику «Подсказка»). Классификация может изменяться в процессе проведения аналитических работ (изучение технической документации, ознакомление с технологией производства, беседы с исполнителями и руководителями и т.д.)

5. Определение вида и метода проведения ФРВ.

6. Непосредственное проведение необходимых измерений и наблюдений и заполнение фотокарт.

7. Обработка результатов замеров и наблюдений (подготовка сводки одноименных затрат рабочего времени и построение балансов затрат рабочего времени).

8. Анализ полученных результатов.

9. Подготовка рекомендаций по совершенствованию организации труда, сокращению потерь рабочего времени и повышению производительности труда на основании полученных результатов анализа.

Методы фотографирования

подсказка

КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

• Все рабочее время подразделяется на время работы и время перерывов.
• Время работы подразделяется на время выполнения производственных заданий и на время выполнения непроизводственных заданий.
• Время выполнения производственного задания = подготовительно-заключительное время + оперативное время + время обслуживания рабочего места.

– Подготовительно-заключительное время – подготовка рабочего места к выполнению производственного задания, получение задания, необходимых материалов, прохождение инструктажа, сдача изготовленной продукции, сдача инструментов, уборка рабочего места.

– Оперативное время = основное время (то есть время работы оборудования) + вспомогательное время (время работ, связанных с выполнением работ по загрузке оборудования). Например, при работе на компьютере набор текста относится к основному времени, а форматирование и проверка текста – к вспомогательному.

– Время обслуживания рабочего места – уход за рабочим местом и поддержание оборудования в рабочем состоянии.

• Время выполнения непроизводственного задания = случайная работа + непроизводительная работа.
• Время перерывов = регламентированные перерывы + нерегламентированные перерывы.

– Регламентированные перерывы – перерывы для приема пищи, на личные надобности в соответствии с САНиП (Санитарными нормами и правилами).

– Нерегламентированные перерывы – время на личные разговоры, опоздания, нарушения производственного процесса, ожидание необходимых деталей и т.д.

• Нормируемые затраты рабочего времени – подготовительно-заключительное время, оперативное время, время обслуживания рабочего места, время регламентированных перерывов.
• Ненормированные затраты рабочего времени – потери времени по организационно-техническим причинам, из-за нарушений трудовой дисциплины.

К серверу потребуется установить межсетевой экран для организации удаленного доступа пользователей (порядка 30 тыс. руб.).

Обычно ФРВ проводится методом моментных наблюдений и непосредственных замеров времени.

Чаще всего на практике применяется метод непосредственных измерений, в ходе которого замеряется длительность выполнения каждого элемента рабочей операции и перерывов в работе. «Плюс» данного метода в том, что он позволяет наиболее полно изучить трудовой процесс. «Минус» – при непосредственном измерении один специалист-наблюдатель может «фотографировать» только одного исполнителя; применять данный метод для одновременного наблюдения за несколькими работниками невозможно, что приводит к увеличению времени проведения ФРВ на предприятии.

Метод моментных наблюдений, позволяет учитывать затраты рабочего времени группы работников. С его помощью реально также установить степень загруженности исполнителей различными видами работ, определить время использования оборудования. Данный метод применяется для разработки норм времени на подготовительно-заключительные работы, неизбежные производственно-технологические потери времени и при нормировании операций, длительность которых нельзя измерить с помощью хронометража. В зависимости от поставленных задач наблюдатель может внести в фотокарту и учесть временные затраты на отдельные виды работ.

Например, от рабочих поступили жалобы, что они часто простаивают из-за остановки оборудования, ожидания наладчика, несвоевременной подачи необходимых деталей и т.д. В данном случае необходимо выяснить, какое время исполнитель теряет по причине плохо организованного обслуживания рабочего места. Для этого в наблюдательном листе фиксируются и учитываются только виды потерь рабочего времени.

В ряде случаев (в основном, при применении метода моментных наблюдений) для изучения использования рабочего времени возможно проведение видеосъемки, четко фиксирующей все элементы трудового процесса с последующим анализом записей.

Одновременно с ФРВ для некоторых операций, проводимых в течение рабочего дня, применяется метод хронометража рабочего времени. Совмещение ФРВ и хронометражных работ называется фотохронометражем. Расчеты при проведении фотохронометража более укрупнены, при хронометраже – более детализированы.

При изучении затрат рабочего времени иногда используют все указанные методы одновременно.

ФРВ на практике

Рассмотрим технологию и порядок проведения ФРВ путем непосредственных замеров на примере исследования одного рабочего дня фрезеровщика машиностроительного завода.

Чтобы получить точные расчеты использования рабочего времени, при проведении ФРВ наблюдатели должны обязательно установить причины отлучек, бездействия исполнителя, остановки оборудования и т.д. В фотокарте (приложение 1) фиксируются все действия работника в той последовательности, в которой они происходят. Кроме того, в ней следует отразить порядок организации рабочего места, ведь величина внутрисистемных потерь времени напрямую зависит от организации трудового процесса.

По итогам ФРВ, проведенной в течение нескольких дней, составляется сводка затрат рабочего времени (приложение 2) и баланс затрат рабочего времени (приложение 3).

В результате анализа полученных данных разрабатывается план мероприятий по сокращению трудовых затрат при выпуске продукции и повышению производительности труда. В данном случае, исходя из результатов ФРВ одного рабочего дня фрезеровщика, начальнику цеха следует:

1. Обратить внимание на трудовую дисциплину.

2. Организовать своевременную доставку инструмента к рабочим местам.

3. Провести профилактический ремонт оборудования.

Ликвидация указанных причин потерь рабочего времени позволит увеличить время оперативной работы одного рабочего на 47 минут или на 9,8% за смену.

Таким образом, ФРВ можно признать эффективным инструментом по учету использования рабочего времени, организации труда и его нормирования.

Вы здесь:

Для целей планирования количества штатных единиц, а также изучения степени занятости и производительности труда определенных работников, используется фотография времени работы персонала с оформлением одноименного документа. Она позволяет руководству компании принимать правильное решение при формировании штата компании, должностных инструкций, установления нормативов и планов.

Цели и задачи фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня – это сплошное наблюдение ответственного должностного лица за работой сотрудников с фиксацией точного времени каждого процесса.

Главная цель этого метода является повышение результативности труда персонала и выявление имеющихся резервов при использовании данных ресурсов в компании, а также снижение затрат как на единицу изделия так и в целом по предприятию.

К задачам фотографии можно отнести расчет общей величины времени, затрачиваемого всеми работниками, количества продукции, изготовленной в конкретный промежуток времени, учет возможных его потерь, рациональное построение рабочего процесса, а также выявление источников для увеличения производительности труда.

Изучая полученные данные, экономисты и руководители разрабатывают нормативы и составляют планы и бюджет компании, а также корректирует ее штатное расписание. Фотографию также могут проводить после ввода нового автоматизированного оборудования, в результате которого будет осуществляться высвобождение рабочих.

В основном обязанность по изучению времени работы возлагается на специалистов кадровой службы или экономического отдела. Фотография может проводиться как всего рабочего процесса, так и определенной стадии, бригады или конкретного специалиста.

На подготовительном этапе, перед исследованием, определяются цели данного мероприятия, изучаются действующие нормы, должностные обязанности и рассматриваются кандидаты, деятельность которых в организации будет обследоваться. Для получения высоких результатов целесообразней выбирать для наблюдения профессиональных работников со значительным стажем работы или лучшей производительности труда.

В процессе наблюдения составляется отчет, который называется карта фотографии рабочего дня. Не существует его стандартизированной формы. Оформляемый бланк должен содержать определенные реквизиты. Как правило, в компаниях разрабатывается формуляр, которой при необходимости заполняется ответственным лицом.

Затем проводится анализ полученных сведений, по результатам которого выявляются отклонения, и в дальнейшем принимаются решения.

Фотография рабочего дня пример заполнения

В карте фотографии времени работы записываются Ф.И.О. выбранного сотрудника, профессия по образованию, занимаемая должность и наименование выполняемой работы.

Затем нужно кратко охарактеризовать выполняемую человеком работу.

В табличной части документа заполняется информация по каждой стадии рабочего процесса с указанием наименования и кода (если применяется система кодирования). В следующих графах указывается начало и окончание каждого этапа, а также продолжительность. В столбце «Примечание» можно отражать количество вырабатываемой продукции и другие пояснительные сведения.

Под таблицей подводится итог фотографии работы, в котором необходимо подсчитать и отдельно записать:

• Подготовительно-заключительное время.
• Время обслуживание рабочего места.
• Оперативное время.
• Время перерывов.

Документ подписывается начальником структурного подразделения, в котором происходило наблюдение, а также ответственным должностным лицом, проводившим его. При этом указываются их должности и расшифровываются Ф.И.О.

Примерно так осуществляется отражение всех этапов рабочего процесса на производстве:

Фотография рабочего дня образец

Скачать образец составленной фотографии рабочего дня бухгалтера.