Информация о больничном в фсс

Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн в 2021 году

ФСС-проверка больничного листа по номеру онлайн становится общедоступной процедурой и позволяет заинтересованным лицам получить на сайте ведомства полезную информацию по листкам нетрудоспособности. Рассмотрим, каким образом и кем она может быть запрошена.

Кому может понадобиться проверка больничного

Речь может идти о проверке:

• обычного бумажного больничного листа. Проверка здесь будет осуществляться, прежде всего, на предмет подлинности документа. Основные заинтересованные лица в этом — работодатель и сотрудник, на которого оформлен больничный;
• инновационного электронного больничного.

Самый крутой бухгалтерский канал в Телеге. Ведут редакторы «Клерка». Главные новости, мануалы для бухгалтеров, без воды и рекламы. Плюс сливаем регистрации на бесплатные вебинары. Присоединяйтесь.

С июля 2017 года на федеральном уровне (до того — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются на руки пациентам, они хранятся на серверах ФСС. Доступ к ним при необходимости могут получить:

• ФСС;
• медицинская организация, выдавшая документ;
• работодатель;
• сотрудник-пациент.

Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.

Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.

Как проверить электронный больничный на сайте ФСС работодателю

Чтобы проверить больничный на сайте ФСС (и одновременно добавить в него необходимые сведения для последующей отправки в ведомство), работодателю нужно:

1. Предварительно получить ЭЦП для документооборота с ФСС и создать учетную запись предприятия на сайте «Госуслуги». Подпись оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре на руководителя организации. Создание профиля фирмы — на портале «Госуслуги».
2. Получить от работника уникальный номер электронного больничного, который сообщается ему медицинской организацией после приема у врача.
3. Войти в «Кабинет страхователя» на странице http://cabinets.fss.ru.
4. Выбрать вкладку «Электронные листки», затем — «Запросить листок».
5. Ввести номер листка нетрудоспособности и СНИЛС работника.
6. При необходимости выбрать сертификат, удостоверяющий права организации на осуществление запроса в ФСС.
7. Дождаться появления найденного листка в «Списке листков».
8. При необходимости — выбрать пункт «Заполняется работодателем».
9. Заполнить соответствующую область больничного, нажать «Сохранить».

После этих действий заполненный больничный будет отправлен в ФСС на оформление компенсации по выплате пособий по нетрудоспособности.

С 01.01.2021 года к прямым выплатам ФСС присоединились все регионы.

Для удобства поиска больничного листка работодатель может воспользоваться фильтрами, предусмотренными веб-интерфейсом. Например, больничный может быть найден:

• по Ф.И.О. пациента;
• СНИЛС;
• номеру больничного;
• статусу документа;
• дате оформления.

При необходимости можно сформировать файл больничного в формате XML, чтобы впоследствии обработать его в криптографической программе, если она используется работодателем для электронного документооборота с государственными органами.

Проверка больничного листа по номеру онлайн может потребоваться и представителю медучреждения, которое выдало листок нетрудоспособности.

Получите доступ к 35 онлайн-курсам для кадровиков и бухгалтеров. Подключите «Клерк.Премиум». Вы сможете не только проходить курсы, получать сертификаты ИПБ России, но и задавать экспертам «Клерка» неограниченное количество вопросов. Мы ответим в течение дня. Это точно дешевле, чем иметь сторонних консультантов. Сможете собирать вопросы со всех коллег и даже давать им свой логин и пароль, и они тоже смогут задавать вопросы.

Как проверить больничный врачу

Чтобы проверить интересующий больничный лист, представитель медицинской организации также задействует знакомый нам ресурс http://cabinets.fss.ru. При этом он выбирает пункт «Кабинет МСЭ» и пользуется ЭЦП, оформленной в установленном законом порядке на медицинское учреждение.

Для проверки больничного врачу нужно:

1. Войти в «Кабинет МСЭ».
2. Выбрать нужный больничный по списку, который откроется сразу же после входа.
3. Нужный листок можно найти с помощью различных фильтров — как и в случае, когда веб-интерфейсом пользуется работодатель.

Личный кабинет учреждения на сайте ФСС обладает широким спектром функций и, в частности, предусматривает:

• дополнение выписанного больничного различными данными, корректировку сведений в листке нетрудоспособности — в установленном порядке;
• удаление больничного — на определенных основаниях.

При применении веб-интерфейсов на сайте ФСС проверить больничный по номеру онлайн может быть интересно и пациенту — получателю пособия по нетрудоспособности.

Как проверить больничный работнику

Для проверки больничного самим работником используется тот же веб-интерфейс http://cabinets.fss.ru. Но в данном случае заинтересованное лицо выбирает опцию «Кабинет застрахованного».

К тому моменту у человека, как и в случае с работодателем, должен быть профиль на «Госуслугах». При этом оформлять квалифицированную ЭЦП от удостоверяющего центра необязательно. Достаточно лишь пройти процедуру подтверждения личности в уполномоченном центре по регистрации на «Госуслугах». Самые доступные из них — это отделения «Почты России», городские МФЦ, офисы Ростелекома, СбербанкОнлайн. Их услуги бесплатны.

Функционал «Кабинета застрахованного» позволяет, в частности:

• просматривать выданные работнику листки нетрудоспособности;
• распечатывать данные листки;
• просматривать данные по начисленным и выплаченным больничным;
• распечатывать справки по расчетам.

При необходимости пользователь может:

• просмотреть и уточнить сведения о себе;
• просмотреть и уточнить контактные данные.

И это лишь малая доля доступных для застрахованного лица функций.

Что касается просмотра данных о больничном листке, то они приведены во всей полноте и соответствуют тем данным, что отражены в обычном больничном. Для поиска нужного листка человек может, как и работодатель или врач медучреждения, воспользоваться специальными фильтрами по различным реквизитам листка нетрудоспособности.

Рассмотрим теперь, как проверить подлинность больничного листа в обычном бумажном виде.

Как проверить подлинность бумажного больничного

Проверка, о которой идет речь, может включать следующие процедуры:

1. Проверку элементов защиты документа. К таким элементам относятся:

• водяные знаки — с логотипом ФСС;
• надписи, просвечиваемые ультрафиолетом.

2. Визуальную проверку документа на предмет:

• качества бумаги (она не должна отличаться на ощупь от той, из которой сделаны достоверно подлинные листки);

Если провести по номеру рукой, то вы должны почувствовать неровный рельеф.

• наличия микротекстов (хорошо различимых только с использованием увеличительного стекла) со словосочетанием «Листок нетрудоспособности», которые располагаются под подписями врача, директора и бухгалтера фирмы-работодателя;
• корректности заполнения (с точки зрения отражения сведений о медучреждении).

3. Сверку номера больничного с базой данных недействительных листков, которую ФСС формирует и выкладывает на сайте.

Для этого скачайте реестр недействительных больничных и сверьте с номером бумажного больничного, который находится сразу под штрихкодом. Если совпадения будут, значит, больничный на момент его предъявления работником недействителен.

Данный реестр обновляется один раз в месяц, поэтому данные могут быть не актуальны. Более надежный способ — отправить запрос в территориальное отделение ФСС по месту учета, приложив копию больничного листа. Соцстрах отправит запрос в медучреждение, которое подтвердит или опровергнет подлинность бланка. Минус такого способа — проверка занимает очень много времени.

Поддельный больничный может повлечь за собой негативные последствия.

Больничные могут быть бумажными и электронными. Во всех случаях может потребоваться их проверка. Бумажные, как правило, проверяются на предмет подлинности, электронные — на предмет корректности оформления и в иных целях, предусмотренных спецификой электронного документооборота основных пользователей листка нетрудоспособности — работодателя и медучреждения. Доступ к электронным больничным вправе получить и сам пациент.

Что нужно знать работодателю про электронные больничные и как с ними работать

Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя. Работодатель должен этот листок принять и заполнить свою часть.

Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в фонд соцстрахования.

Что такое электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.

Ваш работник может оформить электронный больничный лист, если:

• ваша компания готова к работе с ЭЛН: для этого нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с отделением фонда соцстрахования о работе с ЭЛН;
• у медучреждения есть возможность оформления ЭЛН: это сотрудник должен узнать и проверить сам;
• сотрудник дал письменное согласие медучреждению на оформление электронного больничного.

Если ваша компания не работает с ЭЛН и не собирается, работник должен оформлять обычный больничный на бумаге. Вы не обязаны принимать электронные больничные до 2022 года. С 1 января 2022 года все больничные будут только электронными.

Зачем нужны электронные больничные

Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и фонду социального страхования. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.

Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз потратить время на подключение к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывает с бумажными листками.

Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.

Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности

Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни оплачиваются ФСС. Поэтому, если сотрудник болеет меньше трех дней, больничный в фонд можно не подавать. Но если болезнь затягивается, номер листка и дату нужно внести в электронный реестр для фонда социального страхования, ФСС перечислит пособие работнику.

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и фонд социального страхования работают с больничным.

Сотрудник. Он обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист. Чтобы больничный лист открыли в электронной форме, сотрудник должен подписать согласие на открытие ЭЛН в медорганизации. Если работник не согласен, до 2022 года ему откроют обычный больничный на бумаге.

Врач. Открывает больничный лист в день обращения. Он заполняет свою часть листка в электронной системе ФСС: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.

Талон с датой и номером ЭЛН выдают сотруднику, номер листка сотрудник должен передать работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе. По окончании лечения больничный закрывают.

Работодатель. Сотрудник сообщает работодателю о болезни, травме или декрете и сразу передает номер электронного больничного листка. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности: указывает данные о страховом стаже и среднем дневном заработке. Потом подписывает листок квалифицированной электронной подписью и отправляет сведения в ФСС.

Подробнее о заполнении листка расскажем дальше.

Фонд социального страхования. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.

Схема работы с электронным листком нетрудоспособности

Как начать работу с электронными больничными

Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.

Заключить соглашение об информационном обмене с фондом страхования. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте ФСС.

Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте ФСС.

Взять номер больничного у сотрудника. Врач сообщит номер электронного больничного сотруднику, он должен передать его вам. Если он забыл или потерял номер, посмотреть его сотрудник может в своем личном кабинете застрахованного на сайте ФСС по логину и паролю от портала госуслуг.

Если вы подписали с сотрудником соглашение об обработке персональных данных, вы можете узнать этот номер самостоятельно — достаточно ввести СНИЛС сотрудника.

Заполнить часть работодателя. Работодателю нужно указать сведения о доходах и страховом стаже работника. Электронные больничный выглядит как на бумаге — графы и поля такие же, только теперь их заполняют на компьютере.

Проверьте листок нетрудоспособности, подпишите его квалифицированной электронной подписью и сохраните. После этого передайте в ФСС электронный реестр с датой и номером больничного для начисления пособия за счет фонда. Если увидели, что ошиблись, после того как сохранили листок, можно заполнить и отправить листок заново.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете ФСС. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе ФСС.

Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам?

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как найти электронный больничный лист

Сегодня в ходу и бумажный больничный лист, и электронный (ЭЛН). При этом число листков нетрудоспособности в электроне растет. Медицинские учреждения оснащаются специальными компьютерными программами, начинают пользоваться электронной подписью, налаживают информационный обмен с Фондом социального страхования (ФСС), что требуется для оформления ЭЛН.

Работодатели, со своей стороны, осваивают процедуру заполнения этого электронного документа. В соответствии с ней представитель кадровой службы должен вносить в специальные поля ЭЛН определенную информацию на персональном компьютере после того, как выздоровевший сотрудник выйдет на работу и предоставит номер больничного листа. Однако для того чтобы работодателю можно было заполнять электронные листы нетрудоспособности в своей части, ему нужно подписать соглашение с региональным представительством ФСС, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись, зарегистрироваться и получить доступ к личному кабинету страхователя. В каких информационных системах можно найти ЭЛН, сейчас расскажем.

Где и как найти работодателю больничный лист своего сотрудника

На сайте Фонда социального страхования. Для этого нужно:

– зайти в личный кабинет страхователя;

– в личном кабинете с левой стороны найти и открыть вкладку «Электронный лист нетрудоспособности» и перейти по ней;

– выбрать услугу «Запросить листок»;

– ввести номер листа нетрудоспособности и СНИЛС работника;

– выбрать сертификат, который удостоверяет права организации на осуществление запроса в Фонде социального страхования;

– открыть нужный документ;

– для внесения сведений выбрать пункт «Заполняется работодателем»;

– заполнить необходимые данные, проверить их корректность и сохранить.

После этого информация сразу же уйдет в ФСС, а на электронном больничном появится пометка «Заполнен работодателем».

На сайте Единой системы аутентификации и идентификации (ЕСИА), выполнив следующие действия:

– открыть личный кабинет страхователя, созданного при помощи сайта «Госуслуги»;

– в поисковой строке указать номер электронного листа нетрудоспособности работника и СНИЛС;

– заполнить поля, помеченные «Заполняется работодателем/страхователем» и отправить их в ФСС.

На портале ЕИИС «Соцстрах»:

– в личном кабинете страхователя нужно запросить ЭЛН по его номеру и данным СНИЛС;

– заполнить поля ЭЛН, так же как и в предыдущих случаях и отправить их в систему.

Как проверить подлинность электронного больничного

Подлинность листка нетрудоспособности проверяет обычно работодатель. Если он сформирован в электронном виде, нужно:

– зайти на официальный сайт ФСС с помощью подтвержденной записи на портале «Госуслуги»;

– перейти на нужную вкладку «Недействительные листки нетрудоспособности» и ввести номер электронного документа. Если его здесь не будет, следовательно, ЭЛН является оригинальным.

Проверить электронный больничный может и врач поликлиники.

Для этого он должен выполнить следующие действия:

– зайти на сайт ФСС;

– перейти в «Кабинет МСЭ»;

– выбрать необходимый ЭЛН из списка.

Где и как посмотреть электронный больничный лист работнику

На сайте ФСС. Для этого необходимо:

– создать аккаунт и зайти в личный кабинет получателя услуг на сайте ФСС;

– найти вкладку «Электронные листы нетрудоспособности»;

– ввести номера СНИЛС и своего листка и в открывшемся меню нажать кнопку «Показать лист нетрудоспособности.

На сайте «Госуслуги» следует:

– зарегистрироваться и зайти в свой личный кабинет;

– ввести номер СНИЛС.

Вот так можно увидеть все документы в электронном виде и начисленную по ним компенсацию.

Обращаем внимание! Бухгалтерия сможет получить доступ к электронному листу нетрудоспособности и предоставить компенсацию благодаря его номеру. Поэтому на приеме у врача при оформлении бюллетеня работник должен запомнить или записать этот уникальный двенадцатизначный набор цифр, генерируемый специальной программой.

Как узнать номер своего электронного больничного листа в том случае, если он потерян

Для того чтобы восстановить утерянный номер электронного листа нетрудоспособности, нужно попасть:

– в личный кабинет на портале «Госуслуги»;

– ввести номер СНИЛС.

– в личный кабинет получателя на сайте ФСС, используя те же логин и пароль, что и на портале «Госуслуги»;

– ввести данные СНИЛС.

Работодателю на заметку! Обязанность обрабатывать электронные больничные листы еще не введена. И если бухгалтерия пока не работает с ЭЛН, об этом лучше предупредить трудовой коллектив. В том случае, если работник получит в медицинском учреждении ЭЛН, а работодатель не будет готов его обработать, первому придется возвращаться в медучреждение за бумажным больничным.

Получаем электронный больничный лист

Электронные больничные листы существуют с 2017 года и имеют такую же законную силу, как обычный бумажный листок нетрудоспособности. В настоящее время они получают все большее распространение, поскольку имеют целый ряд преимуществ. Разберёмся подробнее.

Электронный больничный

ФЗ-255 от 29/12/06 статьей 13 утверждает порядок установления и выплаты пособий по болезни, связанных с рождением и уходом за малышами.
Об электронном больничном в ней сказано следующее:

• выдается только с письменного согласия гражданина;
• размещается в специальной информационной системе;
• должен подписываться ЭЦП.

К оформлению документа причастны три стороны: больница (поликлиника), фирма и ФСС. Работник же получает только кодовый номер листа, а не сам документ на руки, как в бумажном варианте.

На практике принят следующий порядок работы с электронным БЛ:

• врач открывает больничый, оформляет документ;
• по окончании лечения (наблюдения), в иных соответствующих случаях документ закрывается им;
• гражданину сообщается уникальный номер документа;
• номер передается нанимателю;
• фирма делает запрос о наличии больничного листа в ФСС;
• в документ вносятся со стороны работодателя необходимые сведения;
• ФСС оплачивает больничный лист.

Оплата происходит, как и по бумажному больничному листу, прямыми выплатами из ФСС (в регионах действует пилотный проект) либо через фирму (если используется традиционный алгоритм взаимодействия с Фондом).

Электронный документ по форме ничем не отличается от бумажного варианта, имеет те же поля для заполнения данными.

Объединяет всех участников электронного документообмена система ЕИИС «Соцстрах». К ней можно подключиться двумя путями:

• скачать бесплатное ПО и зарегистрироваться в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования;
• установить собственное ПО от проверенного поставщика (например СБИС) и работать с Фондом через него.

Для работы с электронным больничным работодателю можно использовать логин и пароль сайта госуслуг, через который в свою очередь открывается доступ в личный кабинет фирмы. Интерфейс кабинета позволяет не только заполнять и отправлять в дальнейшую обработку больничные листы, но и отслеживать их прохождение в фонд, вовремя исправлять обозначенные системой ошибки, отслеживать статус БЛ.

Важно! У работодателя нет обязанности внедрять электронные больничные листы. Если медучреждение предлагает гражданину получить такой документ, необходимо уточнить у работодателя техническую возможность работы с ним. Если работодателю предоставлены данные об электронном больничном со стороны работника, а возможности обработать его нет, необходимо обратиться в мед. организацию с просьбой о замене на бумажный вариант (письмо ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11/08/17).

Электронные больничные выдают как государственные, так и частные клиники.

Оформить и получить

Как видим, от работника, на которого больничный оформляется электронно, многого закон не требует. Он должен уточнить возможность обработки документа кадровой службой фирмы, дать письменное согласие на это, получить из поликлиники или больницы номер и сообщить его по месту работы.

В дальнейшем прохождение документа, начисление сумм по нему работник может отслеживать как получатель услуг по адресу http://lk.fss.ru/recipient/. Необходим вход в личный кабинет на сайте госуслуг.

Использование электронного больничного листа выгодно не только фирме, но и работнику. Не секрет, что этот важный документ достаточно часто теряется, подвергается порче, если оформлен на бумажном носителе. В данном случае даже сам термин «получение электронного больничного листа» для работника можно считать условным, поскольку на руки тот его не получает, а пособие гарантированно будет ему начислено.

Вместе с тем, поскольку повсеместного распространения такая форма документа пока не получила, у застрахованных возникают вопросы, связанные с электронным БЛ. Обратим внимание на наиболее характерные из них:

1. Работнику предлагают оформить БЛ электронно, но сотрудник фирмы не уверен, что специальное учетное ПО, которое использует фирма, соответствует требованиям законодательства. Ответ: все ведущие разработчики бухгалтерского и кадрового ПО дорабатывают свои продукты в соответствии с требованиями ФЗ-255 и ФСС. Как уже говорилось выше, можно воспользоваться бесплатным ПО от ФСС.
2. Если первичный документ был выписан на бумаге, может ли его продолжение быть в электронном виде? Ответ: препятствий такому оформлению закон не содержит, поскольку обе формы документа юридически равнозначны.
3. Могут ли при работе по совместительству больничные выписываться в двух формах, например, по основному месту работы электронно, а по совместительству — на бумаге? Ответ: да, могут.
4. В какой форме медицинское заведение обязано информировать работника о номере листа? В какой форме предавать сведения на работу? Ответ: специальной формы, справок, документов закон не предусматривает. Это может быть и устная форма, и сообщение, переданное на телефон, почту.
5. При проверке в личном кабинете пациент медучреждения обнаружил ошибку в названии фирмы, где он работает. Будет ли начислено пособие? Ответ: при незначительных ошибках, описках фирма идентифицируется Фондом по рег. номеру, документ не переоформляется. Грубая ошибка, полная замена наименования требуют, как правило, переоформления листа, в систему вводится его дубликат.
6. Администрация сообщила, что больничный лист примет в электронной форме, а доктор отказывается его оформлять и выписывает обычный бумажный эквивалент. Ответ: необходимо обратиться к руководству медучреждения, если очевидно, что отказ был безосновательным.

Госуслуги и дистанционное оформление

О возможности отследить больничный через сайт госуслуг мы говорили выше. Нужно сказать и о еще одной возможности, которая предоставляется гражданам в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой. Она касается застрахованных граждан, прибывших из стран, где обнаружена коронавирусная инфекция, и членов их семей, вынужденных соблюдать карантин.

Можно зайти на сайт http://lk.fss.ru/ (закладка «Кабинет получателя услуг»), а оттуда, ознакомившись с прилагаемой инструкцией, перейти в личный кабинет на госуслугах и подать соответствующее заявление. Если у гражданина нет такого кабинета, можно сделать то же самое с учетной записи другого лица, при его согласии. К электронному заявлению прилагаются документы, доказывающие, что гражданин был за границей (страница паспорта или проездной документ), доказательства проживания с гражданином, прибывшим из-за границы. Кроме того, необходимо указать реквизиты, на которые будет перечислено пособие.

Потребуются скан-копии таких страниц паспорта:

• с фото и иными данными на ней;
• содержащая отметки о пересечении границы.

Больше гражданам предпринимать ничего не нужно, в том числе и передавать номер листка работодателю. Все взаимодействие с ним возьмет на себя ФСС, а затем перечислит деньги по реквизитам. Такой порядок публикуют чиновники на сайте ФСС. При этом портал госуслуг уточняет, что если из личного кабинета подается заявление за другого человека, необходим скрин его согласия, а сам документ может представлять собой простую письменную форму.

Есть возможность подать такое заявление и через медработника, оформив вызов на дом. Это тем более необходимо сделать, если есть признаки заболевания. В этом случае «карантинный» БЛ закрывается и открывается новый – по болезни. Если болезни нет, больничный закроют автоматически через две недели после пересечения границы.

Больничный появится в личном кабинете гражданина. Гражданин может связаться с администрацией фирмы и уточнить, получены ли сведения о БЛ, в случае необходимости передать номер документа. Такой режим выдачи больничных действует с 20 марта по 1 июля. Порядок регламентируется правительственным постановлением №294 от 18/03/20.

Как работодателю проверить больничный лист

Если сотрудник предоставил больничный, то работодатель обязан выплатить ему положенную сумму за период отсутствия на работе. Но — только в том случае, если документ подлинный. Рассмотрим, как проверить подлинность больничного листа работника, чтобы не ошибиться с принятием решения о выплате.

Кто заполняет больничный лист

Больничный лист (БЛ) — это основной первичный документ, связанный с выплатами по нетрудоспособности.

На его основании работодатель не только рассчитает полагающуюся сотруднику сумму, но и получает возмещение затрат за счет средств ФСС .

Особенностью БЛ является то, что бухгалтер не может полностью контролировать процесс его оформления. Дело в том, что первую часть документа заполняет врач, и только затем БЛ попадает в организацию, где работает заболевший сотрудник.

Сумму выплаты за период нетрудоспособности сотрудника работодатель должен определить на основании данных медицинского учреждения.

Но торопиться производить расчет не следует. Перед начислением ответственный работодатель проверяет больничный лист на подлинность. Как это сделать — рассмотрим в следующем разделе.

Как проверить больничный лист

Проверка больничного листа состоит из следующих этапов.

В первую очередь следует «пробить» номер документа. На сайте ФСС РФ размещается список недействительных бланков в формате Excel. Нужно скачать файл и с помощью функции «поиск» проверить, нет ли вашего документа среди украденных или утерянных бланков.

Информация на портале ФСС обновляется раз в месяц, в связи с чем отсутствие номера документа в списке не дает полной гарантии его подлинности.

Поэтому при наличии сомнений, лучше проверить больничный по номеру, позвонив в местное отделение ФСС РФ.

Если номер больничного листа не вызывает подозрений, то нужно проверить бланк документа по внешним признакам:

1. Цвет. Подлинный бланк голубого цвета, по краям — темнее, с фиолетовым отливом, а в центре — светлее. Ячейки для заполнения имеют желтоватый оттенок. В поддельном документе ячейки могут быть белыми.
2. Фактура бумаги должна напоминать ту, которая используется для изготовления банкнот, при встряхивании бланк должен издавать шелест, так же, как денежные купюры. Поддельные бланки, как правило, изготовлены из более тонкой бумаги, напоминающей обычную.
3. Номер должен быть напечатан типографским способом и быть выпуклым на ощупь.
4. Поверхность листа должна содержать защитные волокна: хорошо видимые синие и слабо видимые — розовые и светло-зеленые.
5. Под подписями врача, руководителя и главбуха должен быть микротекст «листок нетрудоспособности», различимый с помощью лупы.
6. На просвет должны быть видны водяные знаки (логотип ФСС РФ).
7. Отсутствие двухмерного штрихкода в левом верхнему углу бланка не является признаком подделки. Такой штрихкод «появляется» только если в медицинском учреждении есть специальное программное обеспечение для заполнения больничных листов.

Если и подлинность бланка не вызвала сомнений, то следует изучить заполненную врачом часть. Название медицинского учреждения должно соответствовать оттиску печати, фамилия работника — его паспортным данным, имеющимся у работодателя.

Полезно провести и онлайн-проверку, т.е. найти сайт медицинской организации и сверить его название, адрес и ФИО врача с информацией на больничном. В сомнительных случаях лучше позвонить в поликлинику и уточнить информацию по спорному документу.

Многие медицинские учреждения не дают такие сведения по телефону. Поэтому, чтобы проверить статус больничного листа, иногда приходится направлять письменный запрос, что существенно удлиняет процесс.

Но если врач со слов сотрудника не совсем верно указал организацию-работодателя, то такой больничный лист можно принять. Если работодатель в своей части документа укажет корректное наименование и регистрационный номер в ФСС РФ, то этого будет достаточно для его идентификации.

Нужно отметить, что самостоятельная проверка подлинности больничного листа не гарантирует 100% защиту подделок. Рядовые работники бухгалтерии вряд ли являются специалистами по выявлению фальшивок, поэтому ошибки здесь вполне возможны.

Поэтому чиновники советуют в спорных случаях направлять запрос в отделение фонда с приложением оригинала БЛ (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).

Что делать, если обнаружена подделка

Если контроль больничных листов у работодателя выявил подделку, то назначать пособие, естественно, не нужно.

Если же фальшивку обнаружили поздно и перечисление уже прошло, то зачесть или возместить расходы за счет средств ФСС РФ нельзя (подп. 3 п. 1 ст. 11 закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах…»).

В этом случае работодатель может, проверив оплату больничного, взыскать неправомерно полученные средства с сотрудника при следующих выплатах.

Вычет возможен в пределах 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если же сотрудник уволился, не выплатив положенную сумму, то остаток можно взыскать через суд.

Но ситуация с фальшивым БЛ не ограничивается только расчетами между работодателем и сотрудником. Незаконное получение пособия является уголовным преступлением (ст. 159.2 УК РФ). Если же будет доказано, что работник сам участвовал в изготовлении фальшивки, то он может быть привлечен и по ст. 327 УК РФ за подделку документов.

При отсутствии отягчающих обстоятельств максимальные санкции по этим статьям предусмотрены в виде штрафа в сумме до 120 тыс. руб. или лишения свободы на срок до 2 лет.

Рассмотренные деяния, связанные с подделкой БЛ, не относятся к тяжким преступлениям, и закон не предусматривает наказание за их укрывательство. Поэтому работодатель может самостоятельно выбирать — ограничиться ему лишь дисциплинарным взысканием или же обратиться в полицию.

Но если подделку выявили специалисты ФСС РФ, то информация, скорее всего, будет передана в правоохранительные органы.

Больничный успешно прошел проверку — что дальше?

Если больничный настоящий и сотрудник получил свою законную выплату, то далее работодатель взаимодействует с ФСС РФ. В ситуации, когда заболевших сотрудников немного, суммы пособий просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.

Но бывает так, что выплаченные пособия превышают размер страховых платежей. Тогда у работодателя появляется право на возмещение за счет средств ФСС РФ.

Чиновники всячески затрудняют процесс возмещения, в ход идут «технические» придирки, затягивание сроков и т.п. Часто после длительной и сложной процедуры в возврате средств все-таки отказывают. Бухгалтеры при этом нередко не хотят тратить силы и нервы на то, чтобы оспорить решение чиновников. Тогда средства компании «зависают» в фонде на неопределенный срок, а руководство может даже и не подозревать об этом.

Клиенты 1C-Wiseadvice свободны от этих проблем.

Всю черновую работу, связанную с возмещением средств из ФСС , мы делаем сами. Наши специалисты досконально знают как требования закона, так и внутренние регламенты подразделений фонда в разных регионах. Мы имеем богатый опыт преодоления бюрократических препон, поэтому все средства, которые должны вернуться к вам по закону, будут возвращены.

Все больше бизнесменов доверяют нам эту работу, и мы их не подводим: начиная с 2016 года общий объем возмещения средств наших клиентов из ФСС составил более 150 млн руб.

Резюме

Прежде чем начислять пособие на основании больничного листа, следует внимательно изучить этот документ.

Проверить нужно все: начиная от номера и защитных элементов и заканчивая данными, внесенными туда врачом.

Если выявлена подделка, то пособие выплачивать не нужно. В случае, когда фальшивку обнаружили поздно, незаконно полученные средства следует взыскать с работника. Также работодатель может направить информацию и в полицию для возбуждения уголовного дела.

Если больничный прошел проверку и пособие выплачено, то у организации возникает право на возмещение за счет ФСС РФ.