Заявление на имя руководителя об отсутствии рабочем месте

Инструкция: пишем заявление на отсутствие на работе

Заявление на временное отсутствие на рабочем месте — это документ, который работник направляет работодателю при необходимости отлучиться по личным делам во время работы. Руководитель вправе согласовать его или отказать.

Причины отсутствия на работе

Работники отпрашиваются в большинстве случаев на несколько часов, иногда — на день. Ситуация не урегулирована в ТК РФ или других нормативных актах, включающих нормы трудового права. Это значит, что решают вопрос о возможности отпроситься и о способе, какое заявление писать на отсутствие на работе, с учетом конкретных обстоятельств. Причины отпроситься с работы разные, разрешение работодателя сотрудник получает в любом случае. Начальник обязан (ст. 128 ТК РФ) разрешить покинуть место работы, если:

нужно отпроситься за медпомощью;
возникла чрезвычайная ситуация, в том числе аварийная;
сотрудник приглашен участвовать в судебном заседании;
регистрация брака или рождения;
смерть близкого члена семьи;
работник относится к категории ветеранов ВОВ, инвалидов, членов семьи военных, пенсионеров по возрасту, продолжающих работать.

Работодатель не должен, но имеет возможность дать сотруднику возможность отпроситься с работы из-за семейных обстоятельств и других уважительных поводов — так гласит ч. 1 ст. 128 ТК РФ.

Как правильно отпроситься с работы

Основное правило, которого надо придерживаться работнику, чтобы отпроситься, — не уходить в самоволку, а написать заявление на временное отсутствие на рабочем месте. Такая позиция провоцирует применение начальником дисциплинарного взыскания. Вот правильные способы отпроситься с работы.

Основание	Комментарий
Договоренность	Самое простое — сказать на работе правду. Уступки со стороны работодателя возможны, если сотрудник добросовестный, показывает высокие трудовые результаты. Если таковых нет, а отпроситься с места работы нужно, без общения с руководителем не обойтись. В качестве компенсации работник предлагает начальнику отработать пропущенное время (по окончании трудового дня, в выходные). Чем больший объем времени пропуска компенсирует человек, тем меньше претензий возникает у начальника. Отпрашиваться следует заранее, не по телефону, а в очном общении.
Заявление	Сотруднику иногда требуются несколько часов в процессе работы. В таком случае следует отпроситься, составив на имя работодателя обращение. Если начальник не против, он проставит на заявлении согласующую визу. Для работника такой вариант даст уверенность в том, что его поступок не квалифицируют на работе как нарушение дисциплины. Распорядительный документ не издают.
Установленное время обеда	При необходимости работник решает личные проблемы в обеденном промежутке. Оформлять отсутствие не нужно. Перерыв для отдыха и питания, в соответствии со ст. 106 ТК РФ, — это время, когда человек свободен от исполнения обязанностей по работе. Он решает вопросы, не согласовывая действия с начальником.

При необходимости отсутствовать один или несколько дней работник оформляет отпуск:

без сохранения зарплаты;
ежегодный (оплачиваемый).

Как составить заявление

Установленный шаблон заявления отсутствует. Алгоритм оформления документа следующий:

В шапке заявления указать Ф.И.О., должность адресата, название учреждения, данные составителя.
После шапки указать название документа с отражением сути.
В основной части заявления изложить обращение, начиная со слов, например, прошу согласовать отсутствие на рабочем месте, указать необходимую дату.
Завершить документ подписью сотрудника с расшифровкой, указать дату формирования.
Если есть бумаги, подтверждающие необходимость отпроситься с работы, — приложить.

Как отпроситься на несколько часов

При необходимости отпроситься на несколько часов сотруднику следует составить заявление на отсутствие на работе несколько часов. Оформление происходит по стандартному алгоритму. В основной части документа отражают необходимое число часов, в которое работник планирует отпроситься. Такое время выпадает и на начало, и на конец рабочего дня.

Образец, чтобы отлучиться на несколько часов

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу разрешить мне отлучиться с рабочего места 28 ноября 2020 года на 3 часа с 11:00 до 14:00 в связи с посещением медицинского учреждения.

27 ноября 2020 года

Петров / П.П. Петров /

За свой счет

Работник имеет возможность претендовать на отсутствие на работе за собственный счет. Он оформляет заявление на 1 час отсутствия, на несколько часов или на весь день (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Длительность определяется взаимным соглашением работодателя и работника. Законодатель не устанавливает минимальной и максимальной продолжительности отсутствия. Это значит, что отпроситься сотрудник вправе на любой период, о котором договорятся стороны.

Такой формат является правом, а не обязанностью руководителя. Если последний считает причину недостаточно уважительной, он вправе отказать. Одновременно ТК РФ определил ряд категорий сотрудников, которых при наличии заявления руководитель обязан отпустить на период установленной продолжительности (ст. 128 ТК РФ).

Алгоритм действий следующий:

Сотрудник оформляет обращение на имя начальника. В документе указывает причину и дату.
Работодатель накладывает резолюцию.
При наличии согласия руководства утверждается распорядительный документ об отгуле за собственный счет.
Кадровая служба вносит информацию в карточку Т-2 и в табель учета времени работы.

Образец, чтобы отлучиться за свой счет

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

В связи со сдачей крови 28.11.2019 прошу предоставить мне, в соответствии с ч. 4, 5 ст. 186 ТК РФ, дополнительный день отдыха с сохранением среднего заработка.

27 ноября 2020 года

/Петров/ П.П. Петров

Заявление на отгул за ранее отработанный день

В ТК РФ понятие «отгул » не содержится. По практике этот период определяется как время отдыха, являющееся компенсацией за ранее выработанное время или дежурство в нерабочее время. Предоставляется как компенсация. Не следует путать с отпуском без сохранения з/п, который дается в связи с личными причинами.

Порядок оформления разрешения на отсутствие на рабочем месте такой:

Работник обращается к руководству с прошением.
Указывает в документе причины необходимости отсутствия.
Работодатель издает распорядительный документ, ознакомив с ним сотрудника.

Образец, чтобы отлучиться за ранее отработанное время

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу предоставить мне день отдыха 28 ноября 2020 года за ранее отработанное время 19.11.2019.

27 ноября 2020 года

/Петров/ П.П. Петров

Заявление по семейным обстоятельствам

Семейные обстоятельства, иные уважительные причины становятся основанием отпроситься. Сотрудник пишет обращение к руководителю. Продолжительность отдыха устанавливается по согласию между работодателем и работником. Отпроситься работник вправе на любой согласованный сторонами период.

Образец, чтобы отлучиться по семейным обстоятельствам

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу предоставить мне отгул 28 ноября 2020 года для участия в похоронах сестры.

27 ноября 2020 года

/Петров/ П.П. Петров

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Новые требования Роструда при увольнении за прогул и судебная практика

Увольнение за прогул — это расторжение трудового договора за однократное грубое нарушение трудовой дисциплины. Поскольку данная процедура является одним из видов дисциплинарного взыскания, любое несоблюдение норм, предписанных ТК РФ, может привести к восстановлению нарушителя на работе. С целью минимизировать нарушения при проведении данной кадровой процедуры Роструд опубликовал доклад.

В докладе рассмотрены в том числе вопросы, связанные с расторжением трудового договора в связи с прогулом.

Увольнение за прогул — частое основание расторжения трудового договора по инициативе работодателя, но вследствие ошибок сотрудников кадровой службы есть большое количество проигранных компаниями судебных дел при данном виде увольнения. Ошибки кадровиков способны привести к восстановлению сотрудника в должности. Как избежать этих ошибок? Что рекомендует делать Роструд при увольнении за прогул? Что суды признают незаконным по данному виду увольнения? Давайте разберемся.

Как правильно зафиксировать отсутствие на рабочем месте в соответствии с рекомендациями Роструда

Прогулом является отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, и отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). Роструд в докладе отмечает, что отсутствие сотрудника на работе необходимо зафиксировать в письменном виде.

Как правило, при прогуле составляется акт об отсутствии на рабочем месте. Он составляется в свободной форме и подписывается свидетелями, способными подтвердить отсутствие сотрудника. В докладе говорится: «В составленном документе (например, акте об отсутствии на рабочем месте) должны быть указаны Ф. И. О. работника, дата и время его отсутствия на работе, дата и время составления акта, Ф. И. О. работников, подписывающих акт». Сотрудника требуется ознакомить с ним под подпись. Количество человек, подписывающих такой акт, нигде не указано, но по негласному правилу обычно подписывают трое.

Пример формы акта об отсутствии на рабочем месте:

В случаях, когда сотрудник вернулся на рабочее место, но отказался расписываться в акте о его отсутствии, Роструд рекомендует составить акт об отказе от ознакомления с актом (с указанием даты, времени и места составления акта).

С составленным актом об отказе от ознакомления работника следует ознакомить под подпись. В случае отказа в акте необходимо сделать отметку об этом.

Пример формы акта об отказе от ознакомления с актом об отсутствии на рабочем месте:

Такие акты не упоминаются в порядке применения к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения, но суды требуют оформленных доказательств отсутствия.

Только актов для увольнения за прогул недостаточно, и кадровику необходимо соблюсти процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, установленную ст. 193 Трудового кодекса:

запросить письменные объяснения;
соблюсти сроки;
издать приказ и ознакомить с ним увольняемого;
составить акт об отказе от ознакомления с приказом.

Роструд в своем докладе напоминает, что если причины отсутствия работодателем не выяснены и установленный порядок увольнения не соблюден, увольнение является незаконным.

Работник пропал и не забирает почтовую корреспонденцию. Что делать?

Если судом установлено, что работник сознательно уклоняется от получения уведомления о предоставлении письменных объяснений, то увольнение признают законным.

Об этом свидетельствует апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 14.01.2016 по делу № 33-572/2016. Работник уволен за прогул. Основанием к увольнению истца послужили докладная записка начальника, акт об отсутствии на рабочем месте, телеграмма с требованием о предоставлении письменных объяснений по факту отсутствия на рабочем месте, акт о непредоставлении письменных объяснений. Суд установил, что работодатель принимал все необходимые меры для получения письменных объяснений работником.

В связи с вышеуказанной позицией судов необходимо запрашивать у работника письменные объяснения его отсутствия на рабочем месте всеми возможными способами:

направить уведомление о предоставлении объяснений почтой РФ заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении;
направить скан уведомления по корпоративной электронной почте;
позвонить ему при свидетелях и составить акт об этом; направить телеграмму.

На предоставление объяснений дается 2 рабочих дня. Если объяснения запрашиваются в период больничного, это является нарушением. Например, нельзя увольнять работника 5 марта, если с 18 февраля по 4 марта он был на больничном (то есть этот период не являлся для него рабочими днями), а 19 февраля у него были запрошены объяснения по поводу отсутствия на работе 11 и 12 февраля (Определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 17 августа 2020 г. № 69-КГ20-3).

Если работник не вернулся к исполнению обязанностей, днем увольнения должен стать последний день его работы, т. е. день, предшествующий прогулу (апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2019 по делу № 33-43328/2019). Например, если человек 10 февраля присутствовал на рабочем месте и больше не приходил на работу, то днем увольнения за прогул будет 10 февраля.

Есть договоренность о работе из дома, но нет подписанного соглашения. Можно ли уволить сотрудника за прогул?

Суды чаще всего восстанавливают работников, уволенных за прогул, если удастся доказать, что между ними и работодателем была договоренность о работе из дома, но не было оформленного дополнительного соглашения о дистанционной работе.

Пример — определение Первого кассационного суда общей юрисдикции № 88-25531/2020 от 30.11.2020. Работник в январе 2019 г. был принят на должность инженера-конструктора, в мае он несколько дней подряд отсутствовал на рабочем месте и был уволен за прогул. Суды первых двух инстанций посчитали увольнение законным и не приняли во внимание аргумент работника о том, что по устному соглашению с работодателем он в течение всего периода работы выполнял свои должностные обязанности на дому. Суды посчитали, что работник ввиду специфики своей должности не мог осуществлять должностные обязанности дома. Кассационный суд указал, что необходимо изучить представленную переписку с непосредственным руководителем через «Скайп». Суды первых двух инстанций вынесли решения на основании того, что трудовым договором рабочим местом указан офис компании. Решения судов первых двух инстанций о том, что увольнение за прогул законно, было отменено.

Таким образом, прежде чем оформить документы на увольнение, уточните у руководства, не было ли договоренности с работником о его временной работе из дома. Если такая договоренность была и человек это докажет (например, перепиской в корпоративной почте), то суд восстановит его в должности.

До принятия закона об удаленке достаточно остро стоял вопрос о возможности увольнения дистанционного работника за прогул. Большинство судов принимали решения о том, что отсутствие связи с работодателем можно расценить только как нарушение трудовой дисциплины, но не как прогул, который остался недоказанным, так как у такого сотрудника нет рабочего места (см. апелляционное определение Волгоградского областного суда от 23.03.2018 по делу № 33-3223/2018). После появления закона об удаленке вопрос увольнения за прогул дистанционного работника станет менее актуальным, т. к. появилась «комбинированная» дистанционная работа (офис и удаленка) и возможность увольнения по ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ в связи с отсутствием взаимодействия с работодателем более 2 рабочих дней подряд.

Если в компании есть сотрудник, постоянно работающий дистанционно, то увольнять его за прогул не рекомендуется.

Работник самовольно ушел на самоизоляцию без больничного. Это прогул?

В апелляционном определении Московского городского суда от 24.11.2020 по делу № 33-417067/2020 суд посчитал ссылку работника на то, что в обществе имелся заболевший коронавирусом коллега, в связи с чем истец посчитала возможным соблюдать режим самоизоляции и не выходить на работу, несостоятельным, поскольку представленными суду доказательствами подтверждено выполнение истцом трудовых обязанностей по иному месту работы, а относительно названного работника все требования в части охраны труда компанией-работодателем соблюдались. Если работник не представил больничный лист и нет приказа руководства, но он самовольно находится на самоизоляции без всяких на то оснований, то его допустимо уволить за прогул.

Увольнение за прогул связано с множеством нюансов, что подтверждается и докладом Роструда и судебной практикой, и эти нюансы нужно учитывать кадровику при оформлении документов.

Акт об отсутствии на рабочем месте

До увольнения по инициативе работодателя по такому основанию, как прогул, должен быть составлен акт об отсутствии на рабочем месте. Такой документ является официальным подтверждением наличия факта нарушений дисциплины труда, а, значит, и основанием привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Значит, при систематических опозданиях и др. обстоятельствах несколько правильно составленных актов могут стать основанием для увольнения за неоднократное неисполнение своих трудовых обязанностей.

Прогул – отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены). Если рабочая смена составляет менее 4 часов, то прогулом будет признано отсутствие работника на рабочем месте в течение всей смены. Уважительность причин должна быть подтверждена документально: листок нетрудоспособности, заявление на отгул, отстранение от работы и т.п. Для увольнения за прогул (это право работодателя, а не обязанность) или применения других мер недостаточно составить только акт об отсутствии на рабочем месте. При привлечении работника к дисциплинарной ответственности должны соблюдаться требования ст. 193 Трудового кодекса РФ.

Акт об отсутствии на рабочем месте

Пример акта об отсутствии на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте

05 октября 2017 г.

Время составление акта: 15 час. 20 мин. (местное время)

Мною, начальников кадрового отдела Общества с ограниченной ответственностью «Северянка» Златовой Ольгой Валерьевной, в присутствии старшего специалиста кадрового отдела Сызыкиной Людмилы Дмитриевны и заведующего складом Пронина Петра Евгеньевича составлен настоящий акт о нижеследующем:

«05» октября 2017 г. кладовщик Моржев Виктор Александрович отсутствовал на рабочем месте (склад по адресу: г. Владивосток, пер. Ленинградский, 17) в период с 09 час. 00 мин. до 15 час. 20 мин., всего отсутствовал 6 (шесть) часов) в течение рабочего дня.

Объяснительную записку о причинах отсутствия на рабочем месте писать отказался.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

первый экз. – в отдел кадров

второй экз. – Моржеву В.А.

Содержание акта подтверждается личными подписями:

Старший специалист кадрового отдела Сызыкина Л.Д.

Заведующий складом Пронин П.Е.

Начальник кадрового отдела Златова А.В.

С актом ознакомился, экземпляр получил:

Кладовщик Моржев В.А.

Кто составляет акт об отсутствии на рабочем месте

Чаще всего документ составляется сотрудниками кадрового подразделения. Причем необязательно руководителями. Обязательно присутствие 2-3 свидетелей, которые проставляют свои подписи в акте и тем самым подтверждают отсутствие работника. В акте указываются не только фамилии, имена, отчества, но и должности таких свидетелей.

Юридическое значение будет иметь и акт, составленный непосредственным руководителем отсутствующего работника. Присутствие минимум 2 свидетелей также необходимо. Желательно привлечь сотрудника кадрового подразделения, который поможет оформить такой документ правильно.

Обязательные для отражения в акте сведения

Документ не имеет строго регламентированной формы. В ходе его составления рекомендуем придерживаться следующих правил:

акт об отсутствии на рабочем месте составляется на фирменном бланке организации с указанием ИНН и ОГРН
документ должен содержать дату его составления, регистрационный номер (при наличии), место и время (причем указать, какое время – местное, московское)
наименование документа
должность, ф.и.о.: кем составлен документ, свидетелей, отсутствующего работника
в какой период времени отсутствовал работник – начало и окончание, общая продолжительность
суть объяснений работника для установления уважительности/неуважительности причин пропуска работы

Акт об отсутствии на рабочем месте составляется в 2 экземплярах и вручается работнику, при нежелании его подписывать документ делается соответствующая пометка также в присутствии свидетелей.

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

4,69 (Проголосовало: 50)

Отсутствие на рабочем месте
Уважительные причины отсутствия на рабочем месте

Отсутствие сотрудника на работе может быть обусловлено самыми разными причинами. Некоторые из них считаются уважительными, и работодатель должен будет учесть это при рассмотрении сложившихся обстоятельств. А вот в других случаях сотрудника, который не появился на работе, могут уволить – при условии, конечно, что факт его отсутствия был правильно задокументирован.

Отсутствие на рабочем месте

Непоявление сотрудника на работе – это серьезный проступок. В соответствии со статьей 81 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает возможные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, такое обстоятельство может выступить достаточно веской причиной для увольнения работника – даже если сотрудник допустил немотивированное отсутствие всего один раз. Такой строгий подход связан с тем, что такой факт рассматривается как грубое нарушение трудовой дисциплины. Оно не только мешает нормальному ходу рабочего процесса, поскольку в период своего отсутствия работник не выполняет возложенные на него обязанности, но и демотивирует других сотрудников, которые могут задуматься над тем, чтобы повторить действия коллеги.

Однако здесь важно понимать, какая конкретно ситуация рассматривается как отсутствие сотрудника на рабочем месте. Пятнадцатиминутный или даже часовой прогул – это неприятное обстоятельство, но согласно действующему законодательству он фактически не считается отсутствием. Как указывает подпункт а) пункта 6 статьи 81 ТК РФ, под ним понимается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение временного промежутка, превышающего четыре часа подряд, или в течение всей рабочей смены – например, в тех ситуациях, когда смена составляет менее четырех часов.

При этом, разбираясь в обстоятельствах происшествия, важно принять во внимание существенную оговорку, которая зафиксирована в том же разделе нормативного документа. Нужно помнить, что сотрудник может быть признан отсутствующим на работе только если причины, вынудившие его сделать это, не считаются уважительными. Осталось лишь разобраться, какие основания относятся к уважительным причинам.

Уважительные причины отсутствия на рабочем месте

В Трудовом кодексе и смежных нормативных документах не содержится четкого списка уважительных причин для непоявления сотрудника на работе. Однако составить такой список можно на основании других документов – например, обзора судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 г. Из этого обзора можно заключить, что к уважительным причинам относятся следующие обстоятельства:

болезнь, травма работника или иные причины, обусловливающие его пребывание в состоянии временной нетрудоспособности. Для того, чтобы эта причина была признана уважительной, работник обязан предоставить работодателю подтверждающие документы установленного образца, то есть больничный лист. При этом согласно действующему порядку больничный предоставляется при выходе сотрудника на работу после полного восстановления состояния его здоровья. Формально в течение всего срока пребывания на больничном он может не сообщать работодателю о причинах своего отсутствия. Однако на практике такая ситуация чревата тем, что работника могут уволить за прогул, и потом его придется восстанавливаться на рабочем месте в судебном порядке. Поэтому кадровые специалисты советуют при первой же возможности сообщить работодателю, что сотрудник ушел на больничный;
исполнение государственных или общественных обязанностей, налагаемых на сотрудника законом, — например, исполнение роли присяжного заседателя в суде и т.д.;
сдача крови либо ее компонентов, включая необходимые подготовительные процедуры;
участие в разрешенной законодательством забастовке;
заключение под стражу;
различные типы чрезвычайных ситуаций, связанных с транспортными проблемами, например, задержка авиарейса;
остановка работы сотрудником в связи с длительной невыплатой заработной платы работодателем. Для того, чтобы эта причина считалась уважительной, от сотрудника требуются дополнительные действия: он должен в письменной форме предупредить работодателя о своем намерении приостановить работу и о причинах такой остановки. В этом случае отсутствие сотрудника на работе не будет считаться прогулом.

Во всех случаях для подтверждения наличия законного основания для отсутствия на работе сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. Например, это может быть медицинская справка, повестка в суд, справка от авиакомпании, подтверждающая задержку рейса, и т.д.

Это – основной список причин, которые и работодатели, и судебные органы обычно признают уважительными в качестве основания для отсутствия сотрудника на рабочем месте. По согласованию между работником и организацией этот список может быть дополнен: например, в него может быть включено прохождение медицинского обследования работником. В некоторых случаях трудовое законодательство прямо предусматривает для работодателя обязанность по предоставлению работнику отгулов: например, в статье 128 ТК РФ указывается, что работник может получить отпуск без сохранения заработной платы в таких случаях как бракосочетание, рождение ребенка и некоторых других. Однако здесь важно помнить, что такое отсутствие должно быть обязательно согласовано с работодателем. В противном случае оно будет расцениваться как прогул – со всеми вытекающими последствиями.

Фиксация прогула

Итак, мы разобрались с перечнем уважительных причин, которые могут выступить в качестве объяснения тому, почему сотрудник не появился на работе в положенное время. Соответственно, все прочие варианты объяснений такого происшествия будут признаны неуважительными – и могут повлечь за собой применение к работнику дисциплинарного взыскания. Но для этого важно, чтобы прогул был корректно зафиксирован: в противном случае работник сможет через суд восстановиться на рабочем месте, да еще и потребовать заработную плату за весь период «вынужденного» отсутствия.

Чтобы избежать такого неприятного развития событий, разберемся, что должна включать в себя процедура оформления документов, подтверждающих отсутствие сотрудника на работе. В современной ситуации это можно сделать одним из трех способов:

оформить выписку из данных электронной пропускной системы, если таковая установлена в Вашей организации;
подготовить докладную записку непосредственного руководителя отсутствующего сотрудника;
оформить его непоявление на рабочем месте специальным актом.

Последний вариант считают одним из наиболее предпочтительных, поскольку содержит расширенный объем сведений об обстоятельствах происшествия.

Оформление акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Строго установленной формы, как и порядка составления такого документа, в действующем трудовом законодательстве не содержится. Но в кадровой практике сложились определенные нормативы относительно этой процедуры. Итак, оформлением акта обычно занимается непосредственный руководитель прогульщика или руководитель кадровой службы. Однако в небольших организациях эту функцию может взять на себя сам директор предприятия.

Форма документа также остается на усмотрение компании. Некоторые из них используют для этого простые чистые листы формата А4, другие применяют фирменный бланк организации – оба варианта допустимы. В компаниях с высокой текучкой кадров даже составляют шаблоны таких актов, куда остается только вписать данные по конкретной ситуации. Так, в документе следует указать:

порядковый номер акта и дату его оформления;
наименование и адрес организации;
фамилию, имя, отчество и должность работника, отсутствие которого на рабочем месте фиксируется этим документом. Если он отсутствовал не весь день, а только несколько часов, стоит указать конкретное время, в течение которого его не было на своем месте;
фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, которые своими подписями на документе подтверждают факт отсутствия коллеги на работе. Для того, чтобы акт был легитимным, засвидетельствовать содержащиеся в нем данные должны не менее двух, а лучше трех человек. При этом для исключения возможных споров по этому поводу в качестве свидетелей обычно привлекают незаинтересованных в исходе ситуации сотрудников – например, работников другого отдела.

Акт не обязательно оформлять в сам день прогула. Однако сделать это нужно не позднее, чем в течение месяца с момента рассматриваемых событий. В противном случае документ будет признан нелегитимным: ни один суд не примет его к рассмотрению.

Завершить оформление акта необходимо простановкой подписей всех работников, которые упомянуты в документе. Это будут свидетели, подтверждающие факт прогула работника, и сам сотрудник, который вовремя не появился на рабочем месте. Его подпись не обязательно получать в день составления акта: это можно будет сделать тогда, когда он придет на работу. Если он отказывается знакомиться с содержанием документа и подписывать его, об этом тоже составляется отдельный акт – тоже с подписями трех свидетелей. Не забудьте, что акт нужно составить в двух экземплярах: один из них останется в организации, второй будет передан виновнику разбирательства. Оба они будут иметь одинаковую юридическую силу.

Заказать расчет стоимости

Обязательно ли увольнять работника за прогул?

Конечно, отсутствие на работе – это значительное нарушение трудовой дисциплины, и закрывать глаза на это работодателю никак нельзя. Однако сразу расстаться с ответственным и эффективным работником тоже может быть не лучшим решением – хотя законодательство и предусматривает такую возможность.

В этой ситуации стоит изучить положения статьи 192 ТК РФ, которая описывает перечень возможных дисциплинарных взысканий, применяемых к работникам, допустившим нарушения трудовой дисциплины. Помимо увольнения, в этот список также входят замечание и выговор. Если работник допустил такую ситуацию впервые, и у него были на то определенные причины – пусть и не входящие в число причин, признаваемых уважительными российскими судами – возможно, работодателю стоит попытаться войти в положение сотрудника и ограничиться более мягкими мерами взыскания. При этом, разумеется, сотрудника необходимо предупредить о том, что если такая ситуация повторится, к нему будут применены уже более строгие санкции, в том числе может быть рассмотрен вопрос о его увольнении. Как правило, в таких обстоятельствах этого бывает достаточно для того, чтобы сотрудник больше не повторял подобных ошибок и осознанно подходил к вопросам трудовой дисциплины.

Акт об отсутствии на рабочем месте

Что считается прогулом?

Стоит обратить внимание, что прогулом признается не только неявка работника и отсутствие в течение всего рабочего дня без уважительной причины, но и отсутствие на рабочем месте в течение четырех часов подряд. Прогулом, например, можно считать самовольное использование отгулов или отпуска, оставление рабочего места на длительное время без необходимости. Оценивать, является ли причина отсутствия уважительной, работодателю необходимо самостоятельно, основываясь на объяснениях работника, предоставленных подтверждающих документах и т.д.

Факт прогула должен быть зафиксирован и подтвержден. Чтобы подтвердить наличие прогула, работодателю необходимо составить следующие документы:

Акт об отсутствии на рабочем месте работника;
Записку на имя руководителя компании, составленную непосредственным руководителем работника;
Требование, которое должно быть передано работнику, о необходимости предоставить письменные объяснения по факту его отсутствия на рабочем месте;
Объяснительную записку работника, заполненную по факту его отсутствия, а в случае отказа от объяснений — акт об отказе, подписанный как минимум двумя свидетелями;
Табель рабочего времени.

Данные документы будут служить основанием для привлечения работника к ответственности за отсутствие на работе. Но что делать, если работник долгое время не приходит на работу и получить у него объяснения не является возможным? Достаточно ли составить акт о прогуле?

Если работник долго отсутствует на работе и причины отсутствия выяснить не представляется возможным, стоит направить ему письменное уведомление. Целесообразно направить документ по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию уведомления стоит оставить в компании, а также зарегистрировать в исходящей документации. В данном случае уведомление подтверждает и факт отсутствия работника, а также тот факт, что работодатель предпринимал действия по его поиску и получению объяснений.

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Для документа, который составляется при нарушении работником своих трудовых обязанностей (прогуле) нет унифицированной формы – он составляется работодателем самостоятельно. Акт отсутствия на работе (образец) мы приведем в конце статьи.

Документ заполняется обычно непосредственным руководителем работника. В шапке документа целесообразно указать наименование компании, дату заполнения акта, время, когда был заполнен акт о невыходе на работу.

Основная часть документа обычно составляется от лица заполнившего акт, где в свободной форме подробно излагается суть зафиксированного события. В основной части документа подробно описывается, что работник (фиксируется должность, ФИО работника) отсутствовал на своем рабочем месте (фиксируется рабочее место, например, цех первичной обработки). Фиксируется временной промежуток, дата инцидента. Также акт об отсутствии на рабочем месте (бланк) может содержать причину отсутствия на рабочем месте, которую озвучил работник. Акт заполняется в двух экземплярах, один передается в отдел кадров, другой должен быть передан работнику.

Акт отсутствия работника на рабочем месте (бланк) обязательно должен быть подписан двумя свидетелями, которые смогут подтвердить информацию, изложенную в акте. Также документ подписывается сотрудником, который его заполнил. Работник должен быть ознакомлен с актом под подпись, должна быть зафиксирована дата подписи документа.