Заявление на высылку трудовой книжки по почте

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, в котором отражено требование в адрес уволенного сотрудника забрать из Отдела кадров формуляр в связи с прекращением отношений.

Когда нужно направить уведомление

В СССР отношение людей к рабочим документам было трепетным. Их бережно хранили и относились к ним с большим уважением. От них зависела карьера, а порой и судьба человека. Ситуация, когда кадровый аппарат направлял письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку, была немыслима. Людям в голову не приходило уволиться, не забрав у прежнего работодателя документ, без которого на работу нигде не возьмут. Невероятным было, листая архивное личное дело, обнаружить там уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (копию), или какие-либо иные свидетельства того, что работодатель разыскивал работника. Кадровики не консультировались друг с другом, как поступить со строптивым работником, не ломали голову, как достучаться до того, кто ничего не хочет ни слышать, ни понимать. Такие ситуации встречались, но это были исключительные случаи.

Постсоветское время многое поменяло. У людей появилось недоверие к главному рабочему документу, которое бросается в глаза многим кадровикам. Бывает, что уволенные сотрудники оставляют или забывают их в отделе кадров. Иногда они отказываются их забрать. Тогда отказ актируется в присутствии свидетелей. Вот как он выглядит:

Такое случается, когда сотрудник:

• заболел;
• был уволен по «нехорошей статье»;
• устроился к новому работодателю и приехать к старому нет времени;
• готов пренебречь стажем, поскольку он очень мал;
• обижен и с прежним работодателем не хочет иметь никаких дел;
• пропал по неизвестной причине.

Во всех этих случаях у граждан проблем не будет, они заявят, что раньше нигде не работали. А вот у кадровика начнутся хлопоты. Документ важно выдать в день увольнения. Если сделать это не представляется возможным, следует оформить уведомление сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку ее почтой. Об этом сказано в статье 84.1 ТК РФ и постановлении правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто и как спекулируют на задержке трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить уведомление о необходимости забрать ТК

Оформляем уведомление сотрудника об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме в виде письма. Указываем дату составления, имя и адрес работника, название и само обращение. В обращении пишем номер договора, когда составлен и прекращен, причину расторжения, объясняем, почему не смогли выдать документ вовремя. Предлагаем сделать выбор — забрать его лично или указать адрес и разрешить выслать почтой. Напоминаем, что без письменного разрешения мы не сможем ничего переслать, поэтому письмо от сотрудника с согласием обязательно. Отмечаем, что автоматически перестаем отвечать за опоздание с выдачей документа после почтового отправления письма с этой информацией.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

тел./факс (812) 545-2121; 493-0787

ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001

работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

или дать согласие на отправку ее по почте

Уважаемая Ирина Леонидовна, договор № 462, заключенный с Вами 01.09.2020, расторгнут 01.12.2020 по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 ТК РФ.

По неизвестной причине в день увольнения Вы не пришли на работу, поэтому тр. книжка Вам выдана не была.

На основании статьи 84.1 ТК РФ, просим Вас явиться за документом в отдел кадров ООО «Ppt.ru» по адресу: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 в рабочие дни с 9:00 до 18:00, либо выслать по указанному адресу Ваше письменное согласие на отправку ее по почте с указанием адреса доставки.

Генеральный директор___________________/Петров Н.Г./

Каким образом передать работнику

Звонки, СМС-сообщения, телефонограммы не считаются должным уведомлением. Так что идем на почту сами и отправляем документ заказным письмом с уведомлением о вручении по всем адресам, указанным в личном деле или в других источниках. Обязательно делаем опись. Помним, что высылаемое нами уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом очень важно. Работодатель получит квитанции с указанием всех адресов и сможет доказать, что сделал все возможное для извещения «потеряшки». Почта же несет ответственность за пересылку и гарантирует вручение писем бывшему работнику под подпись.

Возникает вопрос: когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, чтобы не пропустить положенные сроки, часто обозначенные в законе. Ответы на него на просторах интернета разные. Где-то сказано про три дня, где-то расчет идет неделями. Закон указывает, что отправлять сообщение необходимо в день увольнения.

Если хозяин не объявится и согласия на пересылку нет, храним документ до востребования (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Если вели его в электронном виде и в день увольнения человека нет, оформляем отсутствие и высылаем сведения о работе по форме СТД-Р заказным письмом с уведомлением по известным адресам без запроса разрешения на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Если работник — иностранец

Часть первая ст. 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 запрещает вывоз и пересылку за границу рабочих документов, военных билетов и удостоверений личности. Тут все предельно ясно: высылаем информационное письмо по указанным иностранным гражданином адресам о необходимости забрать документ лично, объясняем, почему не можем его переслать. И храним до востребования.

Заявление на высылку трудовой книжки по почте

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник прислал заявление об увольнении по почте, а также указал в заявлении, куда отправить его трудовую книжку. Следовательно, в день увольнения он не явился. Приказ, карточка Т-2 и журнал по трудовым книжкам остались без подписи сотрудника. Трудовую книжку, справку СЗВ-стаж выслали по почте по указанному адресу.
Какие записи следует сделать в приказе и карточке Т-2, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под подпись?

В соответствии со ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Как следует из ст. 80 ТК РФ, чтобы уволиться по собственному желанию, работник должен подать работодателю письменное заявление об этом. Трудовое законодательство не регламентирует порядок подачи работником заявления об увольнении по собственному желанию и не требует, чтобы данное действие непременно выполнялось им лично, поэтому работник вправе подать его, например, через родственников или путем пересылки по почте, а также отправив телеграмму*(1).
При наличии заявления об увольнении по собственному желанию работодатель обязан расторгнуть трудовой договор с работником по основанию, предусмотренному п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ. Отсутствие работника на работе не является препятствием для расторжения трудового договора по инициативе работника.
Общий порядок оформления прекращения трудового договора закреплен в ст. 84.1 ТК РФ.
В частности, в соответствии с частью первой ст. 84.1 ТК РФ прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя*(2). Согласно части второй ст. 84.1 ТК РФ с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись (например, «Приказ не может быть доведен до сведения работника ввиду его отсутствия на рабочем месте в день расторжения трудового договора»).
По правилу, установленному частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку *(3) и произвести расчет. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо попросить работника дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть шестая ст. 84.1 ТК РФ).
Пересылать трудовую книжку почтой по указанному работником адресу можно только с согласия работника (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее — Правила). Направление трудовой книжки бывшему работнику без его согласия является нарушением трудового законодательства (смотрите, например, решение Тамбовского областного суда от 19.10.2011 по делу N 7-186). Поскольку в рассматриваемой ситуации работодатель согласие работника на пересылку трудовой книжки получил вместе с заявлением об увольнении, направлять уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой или просить работника дать согласие на отправление трудовой книжки по почте не нужно. Как подтверждает судебная практика, пересылка трудовой книжки по указанному работником адресу непосредственно в день увольнения без направления уведомления является правильным вариантом действий работодателя, который в день увольнения уже располагал письменным заявлением работника, содержащим просьбу об отправке трудовой книжки почтой (определение Тверского областного суда от 28.08.2014 N 33-3160, определение Красноярского краевого суда от 11.02.2013 N 33-1403, определение Псковского областного суда от 10.07.2012 N 33-1098).
Законодательство не регламентирует порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек в ситуации, когда в день прекращения трудового договора сотрудник отсутствует на работе. Полагаем, если трудовая книжка была отправлена по почте (с согласия работника), в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует сделать отметку «Отправлена по почте» с указанием даты отправки письма и реквизитов почтового отправления. Специалисты в области трудового права в юридической литературе высказывают аналогичную точку зрения (158 вопросов и ответов по трудовому праву (Б.А. Чижов, «Экономико-правовой бюллетень», N 10, октябрь 2014 г.); От воли сторон не зависит. Прекращаем трудовой договор в связи со смертью работника (М. Лапина, «Кадровик.ру», N 9, сентябрь 2013 г.)).
Относительно заверения работником записей об увольнении в личной карточке *(4) отметим, что в случае отсутствия сотрудника в день прекращения трудового договора само по себе отсутствие подписей работника в личной карточке (как и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них) не будет являться нарушением порядка его увольнения при условии соблюдения работодателем требований части шестой ст. 84.1 ТК РФ (кассационное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 29.11.2011 N 33-5261/2011). Тем не менее в личной карточке работника, так же как и на приказе, может быть сделана соответствующая отметка, например, «Работник не может быть ознакомлен с записями в личной карточке ввиду его отсутствия на рабочем месте в день расторжения трудового договора» (смотрите, например, вопрос-ответ Роструда, размещенный на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ»).
Также в соответствии со ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести с работником расчет (ст.ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В то же время, если в соответствии с частью третьей ст. 136 ТК РФ работодатель перечисляет заработную плату работника на банковскую карту, с нашей точки зрения, причитающиеся суммы должны быть перечислены на счет работника в день оформления прекращения трудовых отношений, поскольку при таком способе выплаты заработной платы объективные препятствия для проведения расчетов в этот день отсутствуют. Это мнение можно встретить и в правоприменительной практике (апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.07.2012 N 33-8226/2012, решение Вяземского районного суда Хабаровского края от 14.10.2014 N 12-55/2014).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

————————————————————————-
*(1) Смотрите, например, письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6, определение Санкт-Петербургского городского суда от 28.04.2011 N 5855, определение Московского городского суда от 04.07.2012 N 11-11079, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). Специалисты Роструда и суды допускают возможность подачи заявления об увольнении в том числе путем направления его по электронной почте (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ», определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 03.03.2015 N 33-886/2015
*(2) Смотрите, например, пример оформления приказа об увольнении по собственному желанию («Кадровик.ру», N 5, май 2012 г.).
*(3) О внесении записи в трудовую книжку смотрите материал: Энциклопедия решений. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию.
*(4) Смотрите пример оформления записи об увольнении по собственному желанию в личной карточке работника N Т-2 (Нюансы увольнения по собственному желанию (И. Подлесных, «Кадровик.ру», N 5, май 2012 г.)).

Как отправить трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

• Коды ОКЗ в 2021 году
• Коды ОКЗ для продавцов
• ОКПДТР и ОКЗ: в чем разница и есть ли соответствие
• Как провести служебную проверку
• Что входит в должностные обязанности директора по строительству

Когда трудовую книжку отправляют по почте

Последний рабочий день — это день, когда с работником полностью рассчитываются и выдают трудовую книжку и иные документы по его заявлению. Об этом говорится в в части 4 статьи 84.1, части 1 статьи 140 ТК РФ и в п. 35 правил, которые утверждены постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

Если служащий отказывается ее забрать или отсутствует на рабочем месте в день увольнения, работодатель вправе отправить трудовую книжку почтой при увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ ). Но следует действовать по правилам: отправить работнику уведомление о том, чтобы он пришел за документами или дал согласие на их почтовое отправление.

Некоторые работники сами уведомляют руководство, что не смогут получить ТК в последний день работы, и пишут заявление об отправке по почте. В таком случае дополнительно уведомлять сотрудника не требуется. Работодатель направляет документы почтовым отправлением в течение трех рабочих дней после получения такой заявки (ч. 6 ст. 84.1).

Незаконное хранение и невыдача ТК работнику повлечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей;
• на ИП — от 1000 до 5000 рублей;
• на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если сотрудник не получит ТК вовремя, ему возместят средний заработок за дни просрочки. Основание для возмещения — невозможность трудиться из-за отсутствия необходимых документов ( ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда по делу № 33-36584 от 24.11.2010). Чтобы избежать штрафов и излишних расходов, необходимо действовать по закону — передать работнику уведомление о получении ТК или направлении согласия о почтовой отправке. С момента подачи такого уведомления работодатель не несет ответственности за невыдачу рабочих документов (ч. 6 ст. 84.1, п. 36 правил из ПП РФ № 225).

В законодательных нормативах строго прописано, можно ли отправить трудовую книжку по почте за границу, — нет, это запрещено. Если граждане выезжают на ПМЖ в другую страну, то ТК, военные билеты и удостоверения личности они не вывозят, а сдают по последнему месту работы (Закон СССР № 2261-1 от 24.06.1991). Советский закон продолжает действовать и сейчас в тех положениях, которые не противоречат российскому законодательству.

Как ее отправить

Есть четкая инструкция, как отправить трудовую книжку по почте уволившемуся сотруднику:

Шаг 1. Получить законное основание для направления. Если работник сам заинтересован в почтовой отправке, он пишет заявление. Унифицированной формы не предусмотрено, обращение составляется в свободной форме. В заявлении указывают:

• кому и от кого подается заявка;
• по какой причине составляется;
• на какой адрес выслать документы.

Под обращением ставится дата и подпись.

Если работник отказывается забрать ТК или отсутствует на работе, руководитель направляет ему официальное уведомление. В уведомлении предлагают:

• прийти за ТК в организацию;
• дать согласие на получение ТК в письменной форме.

Уведомление пересылают почтовым отправлением: заказным письмом с описью вложений и отметкой о вручении.

Шаг 2. Отправить трудовую книжку. Если работник написал заявление или дал письменное согласие на почтовое отправление (если согласия нет, придется хранить документ), необходимо отправить документы указанным способом.

ТК отправляют ценным письмом с описью вложений в двух экземплярах. В ПП РФ № 225 о ТК и иных правовых актах нет информации, сколько весит трудовая книжка в граммах, — около 50 грамм, но точный вес назовет работник почты при отправке ценного письма. К письму обязательно прикладывают уведомление о вручении.

Шаг 3. Заполнить книгу учета. В реестре указывают факт отправки документов по почте, дату направления и реквизиты уведомления о вручении письма бывшему сотруднику.

Какие ошибки допускают при отправке

Основные ошибки, с которыми сталкиваются при передаче трудовой книжки по почте при увольнении, — сроки отправки. ТК необходимо отправить в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления или согласия от служащего, не позже.

Если сотрудник отсутствовал на работе в день увольнения, и руководитель решил отправить ему документы в этот же день по почте, это грубая ошибка. Работодатель нарушает законодательство тем, что отправляет ТК без уведомления и дальнейшего согласия служащего.

Как вернуть трудовую книжку по почте?

Согласно закону, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. Но как быть, если в последний рабочий день человека либо нет на месте, либо он демонстративно отказывается забрать документ?

Согласно требованиям абзаца 4 статьи 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. При этом, вопреки устоявшемуся бытовому мнению, не важно – рассчитался ли он с бухгалтерий и отметил ли весь «обходной лист».

Однако бывают ситуации, когда у работодателя не по его вине не получается передать документ. Это случается, например, тогда, когда увольняющегося человека в последний день нет на работе, или если он по какой-то причине отказывается ее забрать. Тогда на помощь руководителю и кадровику приходят правила абзаца 6 статьи 84.1. ТК. Согласно данной норме, если в день прекращения рабочего договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, работодатель обязан инициировать процедуру отправки документа по почте.

Не смотря на то, что основной алгоритм действий при пересылке вышеуказанного документа законодательно установлен, на практике такая процедура все равно порождает массу вопросов. Поэтому в данной статье я постараюсь указать некоторые «подводные камни», которые могут встретиться на «пути» работодателя при «заочной» передаче трудовой книжки.

Разговор с «несогласным»

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее, нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется, начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от лично получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления (ч. 6 ст. 84.1. ТК РФ).

«Бывают случаи, что письмо с «призывом о получении» возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, — предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности». Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012г. № 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 г. № 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 г.

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16.04.2003г. № 225.)

«Оставляя трудовую книжку «до востребования» в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее «хозяина» об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, и опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось», — рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, — Потому что если при проверке на предприятии обнаружатся трудовые книжки людей, которые там уже не работают, и фирма не сможет предъявить законных оснований для их хранения, работодателя могут оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)».

При увольнении — отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый — бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, — рассказывает Светлана Виканова, — я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Трудовая книжка – собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу. При этом может потребоваться отправка трудовой книжки по почте при увольнении, если работник не пришел за документами в назначенное время.

Отправка трудовой через почту: действия работодателя

Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.

Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:

• работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
• возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
• если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.

Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.

Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.

Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.

Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.

Если уволенный сотрудник не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается на хранении у работодателя.

При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.

Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:

Действия работника при получении трудовой по почте

Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте. Прошение оформляют в произвольном виде.

В составляемом ходатайстве необходимо указать адресата (работодателя), суть заявления и сведения, идентифицирующие заявителя. В заявлении надо прописать:

• что забрать документацию в последний рабочий день не представляется возможным;
• рекомендуем указать причину неявки;
• обязательно образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой должен содержать пожелание работника на это.

Заявительный бланк можно подать предварительно, если заранее известно, что на день увольнения появиться в кадровом отделе не выйдет.

Работник может использовать своё право на получение формуляра через почтовое отправление в любое время:

• заявление может быть отправлено работодателю до или после даты увольнения;
• его разрешено приносить лично или направлять заказным письмом.

Более простой вариант, как забрать трудовую книжку по почте – вместо заявления уволенный специалист может дать письменное согласие на пересылку. Формат такого согласия схож с распиской.