Законно ли подписывать трудовой договор на бумаге с удаленным сотрудником

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

как правильно оформить дистанционных работников;
что нужно знать об электронном обмене документами;
какие новые обязанности появятся у работодателей;
в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
В локальном нормативном акте предусмотрите:

какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
порядок взаимодействия работника и работодателя;
срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Скачайте в конце статьи методичку «Правила оформления дистанционной работы» — это фрагмент методических материалов из семинара « Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах », где вы найдете рекомендации для работы.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,

можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

• Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

Вариант 1.Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Законно ли подписывать трудовой договор на бумаге с удаленным сотрудником

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязан ли работодатель перевести на удаленный режим работы по требованию работника, если сам работодатель в этом не заинтересован? Требуется ли для обмена заданием от работодателя и результатом выполнения задания работником использование ЭЦП? Как правильно исчислять срок 6 месяцев при временном удаленном режиме работы (рабочий, календарный год)? Распространяется ли условие о 6-месячном сроке при периодической дистанционной работе?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. Работник не наделен правом требовать от работодателя предоставления ему дистанционной работы.
2. При передаче работодателем задания дистанционному работнику и предоставлении работником результата выполненной работы по этому заданию стороны вправе, но не обязаны использовать электронную подпись.
3. Шестимесячным сроком ограничивается продолжительность срока действия каждого заключенного с работником дополнительного соглашения о временной дистанционной работе.
4. Предельный срок для временного выполнения работы дистанционно не распространяется на случаи ее чередования с работой, выполняемой на стационарном рабочем месте.

Обоснование позиции:
Трудовое законодательство не содержит понятия «удаленная работа». ТК РФ предусматривает возможность выполнения работником дистанционной работы. Вопросам регулирования трудовых отношений с дистанционным работником посвящены положения главы 49.1 ТК РФ.
Как следует из части второй ст. 312.1 ТК РФ, стороны могут установить дистанционный характер работы работника, заключив трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору, в которых содержатся соответствующие условия. Кроме того, с 01.01.2021 работодатель вправе в одностороннем порядке переводить сотрудников на дистанционную работу в исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ст. 312.9 ТК РФ). Уведомлять работников о переводе, получать от них согласие на такой перевод или подписывать с ними дополнительные соглашения к трудовому договору о выполнении работы дистанционно в таких случаях не требуется.
Однако в любом случае правом требовать от работодателя перевода на дистанционную работу (в том числе при наличии обстоятельств, указанных в ст. 312.9 ТК РФ) работник не наделен. Инициатором заключения соглашения о выполнении сотрудником работы дистанционно, как временно, так и на постоянной основе, может быть как работодатель, так и работник. Но поскольку заключение трудового договора и дополнительных соглашений к нему предполагает добровольное волеизъявление каждой из сторон, не только работник, но и работодатель вправе отказаться от подписания соглашения о дистанционной работе сотрудника, при этом отказ в предоставлении работнику возможности работать дистанционно работодатель обосновывать не должен.
Из ст. 312.1 ТК РФ следует, что стороны вправе согласовать выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте). Формулировка указанной нормы позволяет нам сделать вывод о том, что под ограничение в шесть месяцев подпадают только случаи непрерывного временного выполнения дистанционной работы. По нашему мнению, если работник будет выполнять работу дистанционно, чередуя выполнение такой работы с работой на стационарном месте, стороны вправе предусмотреть любую продолжительность срока действия условия о дистанционной работе.
Очевидно, что установленное ограничение по сроку временного выполнения дистанционной работы стороны должны соблюдать при заключении трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Однако законодатель не упоминает о каких-либо последствиях превышения сторонами шестимесячного срока временного выполнения дистанционной работы, как, например, это предусмотрено ст. 72.2 ТК РФ в случае непредоставления работнику прежней работы по окончании срока его временного перевода. Полагаем, что если стороны до дня истечения установленного ими срока действия условия о выполнении дистанционной работы не подпишут дополнительное соглашение (новое дополнительное соглашение) к трудовому договору, устанавливающее новый срок, в течение которого работа будет носить дистанционный характер, условие о дистанционной работе утрачивает силу в последний день указанного срока, а значит, работник обязан в следующий ближайший рабочий день приступить к работе на стационарном рабочем месте (в месте, подконтрольном работодателю), а работодатель вправе требовать непосредственного присутствия работника в офисе.
Таким образом, для того, чтобы работник, в отношении которого уже действует условие о временной дистанционной работе, продолжал и после истечения срока действия условия о дистанционной работе выполнять эту работу дистанционно, сторонам необходимо заключить новое дополнительное соглашение, в котором они могут оговорить новый срок для осуществления дистанционной работы, т.е. автоматическое продление условия трудового договора о временной дистанционной работе, или переквалификации временной дистанционной работы в постоянную после истечения срока, указанного в трудовом соглашении или дополнительном соглашении к нему, не происходит. Если одна из сторон будет против того, чтобы работа выполнялась дистанционно, она вправе не заключать дополнительное соглашение к трудовому договору без объяснения причин.
Трудовой кодекс РФ не ограничивает стороны в возможности подписать новое дополнительное соглашение о временной дистанционной работе в период действия условия о временной дистанционной работе, которое стороны ранее согласовали при заключении трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Иными словами, дожидаться окончания срока действия дополнительного соглашения, в котором предусмотрено условие о дистанционной работе, для заключения нового соглашения, а также соблюдать какой-либо промежуток между датой окончания предыдущего соглашения и датой заключения следующего не нужно. Ограничений по количеству дополнительных соглашений к трудовому договору о временной дистанционной работе, оформленных в течение какого-либо периода времени, также не установлено. Ничто не препятствует сторонам оформлять дополнительные соглашения о временной дистанционной работе неопределенное количество раз в течение всего периода действия трудового договора. При этом, исходя из буквального толкования ст. 312.1 ТК РФ, полагаем, что шестимесячным сроком ограничивается продолжительность срока действия каждого заключенного с работником дополнительного соглашения о временной дистанционной работе, а не общая продолжительность действия этих соглашений.
Согласно части первой ст. 14 ТК РФ течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей. Это означает, что течение срока действия условия о дистанционной работе трудового договора начинается со дня вступления в силу трудового договора или дополнительного соглашения к нему, в котором содержится такое условие. Как указано в части третьей ст. 14 ТК РФ, сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни. При этом законодатель не разъясняет, что именно следует считать «соответствующим числом» для целей применения указанной нормы. По нашему мнению, день окончания срока, установленного в годах, месяцах или неделях, необходимо принимать число, соответствующее последнему дню последнего года, месяца или недели срока. Последний день при этом подсчитывается исходя из общепринятой продолжительности года, месяца, недели и всегда предшествует тому дню, с которого начинает течь следующий срок аналогичной продолжительности. К примеру, если условие о временной дистанционной работе вступает в силу 1 февраля 2021 г., то последним днем шестимесячного срока является 31 июля этого же года.
Особенностям порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя посвящены положения ст. 312.3 ТК РФ. Как установлено указанной нормой, обмен электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью работника в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи осуществляется в обязательном порядке только в следующих случаях:
— при заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам,
— заключении договоров о материальной ответственности,
— заключении ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,
— при внесении изменений в указанные выше договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении.
В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя законом разрешено осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде. При осуществлении взаимодействия дистанционного работника и работодателя в иной форме, отличной от обмена электронными документами с использованием ЭЦП, подтверждение действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации, осуществляется в порядке, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Таким образом, для взаимодействия между сторонами по рабочим моментам, в частности, для предоставления работником результата выполненной работы в обмен на переданное ему работодателем задание, использование ЭЦП является правом, а не обязанностью.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

20 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Уловка работодателя: на бумаге – простой, на деле – «удаленка» и уменьшение зарплаты работников

Работодатель не вправе ввести в организации простой, который означает паузу в рабочем процессе, и при этом требовать от работников выполнения прежних объемов работы на дому за меньшие деньги

«Работодатель с марта держит меня в простое и платит 2/3 зарплаты. Но я продолжаю работать на “удаленке”. Причем объем работы остался прежним. Насколько это правомерно? Фактически я выполняю ту же работу, что и до простоя, но за меньшие деньги», – очередной вопрос поступил от читателя в редакцию «АГ».

В рассматриваемой ситуации работодатель грубо нарушает права работника путем оформления простоя «на бумаге», а фактически вводя в организации режим удаленной работы. В случае введения простоя работник не должен осуществлять свои трудовые функции, в связи с чем его заработная плата и сокращается до 2/3. При удаленном (дистанционном) режиме работы, по общему правилу, изменяется только территориальное расположение рабочего места работника с сохранением полного размера заработной платы.

Фактически отработанный период в удаленном режиме, несмотря на формальный «простой», следует признать рабочим временем, так как в этот период работник по поручению работодателя продолжал исполнять свои трудовые обязанности в полном объеме. Работодателю в данной ситуации следует выплатить работнику недоначисленную заработную плату за указанный период и оформить его перевод на дистанционную работу. Однако, как показывает практика, признать период простоя рабочим временем и получить с недобросовестного работодателя недоначисленную и невыплаченную заработную плату удается лишь в судебном порядке и далеко не во всех случаях.

Отличие между удаленной работой и простоем

При удаленном (дистанционном) формате работы работник не приостанавливает свою деятельность, а выполняет свои трудовые обязанности вне места расположения работодателя.

В ситуации, когда работа для всех или части сотрудников отсутствует, работодатель вправе принять решение о выводе работников в простой. Простой означает временную приостановку рабочего процесса, при которой работа не осуществляется по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ст. 72.2 ТК РФ).

Таким образом, при удаленной (дистанционной) работе трудовые обязанности работник должен выполнять в прежнем объеме. По сути, ничего, кроме территориального расположения рабочего места, не меняется. А при простое рабочий процесс ставится на паузу, и работник временно не исполняет свои трудовые обязанности.

Для перевода сотрудников на режим удаленной (дистанционной) работы требуется внести изменения в трудовой договор в части места работы, для простоя же достаточно приказа работодателя.

При подписании дополнительного соглашения к трудовому договору внимательно читайте условия и изменения, которые вносятся в договор, так как недобросовестные работодатели могут попытаться изменить и сумму оплаты труда. Самостоятельно работодатель не вправе уменьшать размер зарплаты работников. Оплата труда – это условие трудового договора, и изменить его можно только по соглашению сторон. Работник вправе отказаться от подписания допсоглашения к договору, если не согласен с предлагаемыми изменениями.

Виды простоя и условия его оплаты

В Трудовом кодексе определены виды простоя в зависимости от причин его введения и условия его оплаты (ст. 157 ТК РФ).

Оплата времени простоя

По вине работника

По вине работодателя

Не менее 2/3 средней заработной платы работника

По причинам, не зависящим от работодателя и работника

Не менее 2/3 тарифной ставки / оклада работника, рассчитанных пропорционально времени простоя

Простой можно объявить в отношении всей организации, отдельных подразделений или работников. Предельные сроки простоя трудовое законодательство не устанавливает.

(Подробнее о простое, его оформлении и спорных вопросах его оплаты читайте в статье «Как оплатят вынужденную рабочую паузу?»)

Обязанность работника присутствовать на рабочем месте во время простоя

В период простоя работник должен присутствовать на рабочем месте, если работодатель не предусмотрел обратное. Формально простой не относится ко времени отдыха, потому работники не могут использовать его по своему усмотрению. В случае отсутствия работника на рабочем месте без разрешения работодателя он может быть привлечен к ответственности за нарушение трудовой дисциплины.

Работодатель обязан издать приказ о введении простоя. Работники, на которых распространено его действие, должны быть ознакомлены с ним лично. Рекомендуем внимательно изучить приказ, так как именно в нем содержится важная информация:

причина, по которой вводится простой;
срок, на который вводится простой; но, если на момент оформления приказа невозможно определить продолжительность простоя, может быть указана дата его начала без конкретной даты окончания;
по чьей вине произошел простой: по вине работодателя, работника или по причинам, не зависящим от сторон;
размер оплаты времени простоя в соответствии со ст. 157 ТК РФ;
перечень лиц, в отношении которых объявляется простой, либо указание на введение простоя в отношении всей организации или ее структурного подразделения;
право работников отсутствовать или присутствовать на рабочем месте в период простоя.

Решение о введении простоя работодатель принимает самостоятельно, исходя из управленческих и экономических соображений. Если приказ о простое с пунктом о праве работника отсутствовать на рабочем месте в этот период не издан, то у него нет оснований покидать это место даже при отсутствии занятости.

(Работодатель вправе расторгнуть с сотрудником трудовой договор из-за отсутствия его на рабочем месте более четырех часов. Увольнение будет незаконным, лишь если у работника на то были уважительные причины. Какие же причины считаются уважительными – об этом в статье «Когда за прогул нельзя уволить?»)

Новая удаленно-электронная реальность: теперь трудовые договоры

Эксперимент с электронными трудовыми договорами

С 25.04.2020 и до 31.03.2021, в соответствии с законом № 122-ФЗ, будет внедряться и отрабатываться система электронного обмена документами между сотрудниками и их нанимателями.

В первую очередь дистанционный обмен документами будет налаживаться между работодателем и лицами, устраивающимися на работу.

По результатам теста будут сформулированы изменения в трудовое законодательство.

Работодатель должен будет создать информационную систему (ИС) для документов, связанных с заключением (расторжением) трудовых договоров, и обеспечить обмен данными с системой «Работа в России».

В новом законе № 122-ФЗ указано, что при заключении трудовых и ученических договоров используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная (или неквалифицированная) электронная подпись работника.

Прочие кадровые документы можно будет подписывать простой ЭЦП.

Оператор ИС «Работа в России» обеспечит хранение электронных трудовых документов, а также позволит работнику, зарегистрированному в ИС «Работа в России», получать доступ к своим документам, выгружать и распечатывать их на бумаге .

С чем придется столкнуться работодателям?

Кроме этого, пользователи отмечают, что в настоящее время заявки, отправляемые на портал «Работа в России», очень подолгу обрабатываются (до нескольких недель). Имеются и сбои в работе самой ИС. Большая группа работодателей уже регистрируется на портале из-за новых отчетов по труду. См. «Новая отчетность работодателей в службу занятости в связи с коронавирусом».

Если еще большее количество нанимателей предпримет попытку создать для себя новую ИС, возможно, срок регистрации и количество сбоев еще увеличится.

Второй момент – оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Исходя из смысла закона № 122-ФЗ, подпись должна быть создана отдельно, конкретно для трудовых документов. Расходы на выпуск, как уже отмечали выше, несет работодатель.

Третий аспект проблемы связан с общей организацией заключения трудовых договоров дистанционно. Приоритет отдан процессу заключения договора, а как быть, если, скажем, был установлен испытательный срок и новый работник его не прошел? С дистанционными собеседованиями и оформлениями риск, что работник и работодатель не подойдут друг другу, увеличивается.

Пока можно только предполагать, что заключение договоров будет оформлять работодатель через ИС «Работа в России» для хранения информации о заключенных договорах. А данные о расторжении договоров тот же работодатель будет направлять в составе новой отчетности в другой части портала «Работа в России». Служба занятости сама будет заниматься увязыванием информации о заключенных и расторгнутых договорах.

Чего ожидать работникам?

Первое, с чем столкнуться работники при дистанционном трудоустройстве – необходимость иметь усиленную ЭЦП. Возможно, что процесс получения ЭЦП физлицом упростится из-за нововведений, но, пока что, физическому лицу нужно предпринять довольно много действий для оформления подписи.

Главная сложность – по действующим правилам ЭЦП физлицу выдают только при подтверждении личности. То есть, при личном контакте того, кто подтверждает личность и получателя ЭЦП. Как, в условиях коронавирусных ограничений, будет организовано массовое получение физлицами электронных подписей? Вопрос пока открыт.

Второй важный момент, который можно спрогнозировать, это зависимость работника от действий работодателя и работы ИС. Например, трудовой договор расторгнут, а Служба занятости информации об этом еще не видит (какой-то сбой у работодателя или у «Работы в России»). Работник обращается за пособием по безработице. Получается, что пособия ему не дадут, пока не будет устранен сбой и данные о расторжении трудового договора не пройдут все необходимые электронные инстанции.