Имеет ли право работодатель отправлять трудовую книжку по почте

Как вернуть трудовую книжку по почте?

Согласно закону, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. Но как быть, если в последний рабочий день человека либо нет на месте, либо он демонстративно отказывается забрать документ?

Согласно требованиям абзаца 4 статьи 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. При этом, вопреки устоявшемуся бытовому мнению, не важно – рассчитался ли он с бухгалтерий и отметил ли весь «обходной лист».

Однако бывают ситуации, когда у работодателя не по его вине не получается передать документ. Это случается, например, тогда, когда увольняющегося человека в последний день нет на работе, или если он по какой-то причине отказывается ее забрать. Тогда на помощь руководителю и кадровику приходят правила абзаца 6 статьи 84.1. ТК. Согласно данной норме, если в день прекращения рабочего договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, работодатель обязан инициировать процедуру отправки документа по почте.

Не смотря на то, что основной алгоритм действий при пересылке вышеуказанного документа законодательно установлен, на практике такая процедура все равно порождает массу вопросов. Поэтому в данной статье я постараюсь указать некоторые «подводные камни», которые могут встретиться на «пути» работодателя при «заочной» передаче трудовой книжки.

Разговор с «несогласным»

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее, нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется, начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от лично получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления (ч. 6 ст. 84.1. ТК РФ).

«Бывают случаи, что письмо с «призывом о получении» возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, — предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности». Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012г. № 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 г. № 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 г.

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16.04.2003г. № 225.)

«Оставляя трудовую книжку «до востребования» в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее «хозяина» об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, и опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось», — рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, — Потому что если при проверке на предприятии обнаружатся трудовые книжки людей, которые там уже не работают, и фирма не сможет предъявить законных оснований для их хранения, работодателя могут оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)».

При увольнении — отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый — бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, — рассказывает Светлана Виканова, — я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения?

Одним из обязательных условий при увольнении работника является выдача ему трудовой книжки. Однако на практике иногда происходят ситуации, когда уволенный сотрудник не спешит забирать свой документ. О том, что по этому поводу говорит закон можно узнать из настоящей статьи.

Можно ли не получать документ после расчета?

Точного ответа на данный вопрос в действующем законодательстве нет. Однако по общему правилу работодатель обязан выдать данный документ на руки уволившемуся работнику в день его ухода (ч. 3 п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225). При этом, если данное требование не будет соблюдено, руководство компании может понести ответственность.

Таким образом, подразумевается, что сотрудник должен своевременно явиться за своим документом. Более того, это в интересах самого уволившегося работника, так как в будущем трудовая книжка ему потребуется при приеме на другую работу.

Чтобы обезопасить себя от подобной ситуации, работодателю следует отправить уволенному лицу письменное уведомление, содержащее требование о том, что бывшему сотруднику следует явиться в организацию и забрать свои документы.

В какой срок его должны отдать уволенному сотруднику?

В действующем законодательстве не сказано, в течение какого срока уволенный сотрудник должен забрать свой документ у работодателя. В законе прописано лишь, что данная бумага должна быть выдана в день увольнения работника.

В случае если бывший сотрудник не смог в день расторжения трудового договора забрать свои документы, он может это сделать позже, когда ему будет удобно. Причем в законе не указан точный срок.

Как получить при отправке по почте?

В соответствии с п. 36 упомянутого выше постановления Правительства РФ № 225 в случае, если в день увольнения сотрудник не явился на работу, трудовая книжка может быть направлена в его адрес по почте.

При этом, начиная с момента отправки такого извещения, с работодателя снимается ответственность, связанная с задержкой выдачи трудовой книжки.

Если сотрудник не против отправления ему трудовой книжки по почте после того, он должен направить в организацию письменное согласие на использование такого способа доставки документа. После того, как работодатель получит официальное согласие, он вышлет трудовую заказным письмом. Документ можно забрать прямо на почте или заказать доставку на дом. С работодателем можно договориться о доставке курьерской службой.

В какой срок документ должны отправить?

В трудовом законодательстве не указаны точные сроки, в течение которых работодатель обязан отправить бывшему сотруднику трудовую книжку. Однако в интересах самой организации сделать это, как можно раньше.

Так, отправить документ следует сразу после получения письменного согласия на такой способ доставки. Рекомендуется сделать это в тот же день, так как за задержку выдачи трудовой книжки организацию могут привлечь к ответственности.

Отдельно стоит подчеркнуть, что если бывший сотрудник умер, то его документ, подтверждающий периоды трудоустройства, должен быть выдан или отправлен по почте близким родственникам (п. 37 раздела IV упомянутого выше нормативного акта).

Что будет, если оставить на почте?

Иногда сотрудник, который уволился, по тем или иным причинам не забирает свою трудовую книжку с почты. Это может произойти по разным причинам, например:

• уехал в другой город;
• умер;
• находится в больнице;
• оказался заключенным в тюрьму и т.д.

В любом из этих случаев через определённый промежуток времени трудовая книжка будет отослана назад к отправителю. При таком развитии событий работодатель обязан принять документ назад и хранить его у себя до востребования, то есть до момента, когда работник вновь обратится за этой бумагой. Такое условие прописано в п. 43 раздела VI постановления Правительства РФ № 225.

Можно ли отказаться от бумажного варианта и надо ли это делать?

В настоящее время работники имеют право выбрать между электронной и бумажной трудовой книжкой. Тут есть свои нюансы, которые следует учитывать.

Отказаться после увольнения от документа, сформированного в бумажном варианте, возможно. Однако делать это следует с учетом следующих правил:

1. Отказ нужно направить до конца 2020 года.
2. Бумажный документ в любом случае нужно забрать у работодателя. Дело в том, что в электронной трудовой будут отражены сведения только начиная с 2020 года. При этом вся информация о прошлых периодах будет содержаться в выданной ранее трудовой. Если при назначении пенсии или расчете трудового стажа понадобится подтвердить какие-то периоды работы до 2020 года, бумажная трудовая пригодится.

Таким образом, отказываться от трудовой книжки при увольнении, ссылаясь на желание в будущем учитывать сведения о работе в электронной форме, не стоит. Бумажный вариант может потребоваться в будущем, поэтому его следует сохранить.

В целом, можно отметить, что в действующем законодательстве никак особо не регулируется ситуация, когда работник отказывается забирать свою трудовую книжку при уходе из организации. Сотрудникам следует помнить, что это официальный документ, который может понадобиться при назначении пенсии, поэтому трудовую следует как можно быстрее забрать у последнего работодателя.

Полезное видео

В видео о том, что делать, если работник не забрал трудовую после увольнения и сколько работодатель обязан хранить документ:

Отправка трудовой книжки почтой при увольнении

В последний день работодатель должен осуществить полный расчет с сотрудником и выдать ему денежные средства, трудовую и иные документы. Отправка трудовой книжки почтой при увольнении частая практика. Данная процедура должна быть проведена в соответствии со всеми нормами, предъявляемыми на законодательном уровне. В противоположном случае работодателя могут привлечь к ответственности.

Можно ли

Трудовая книжка является важным документом, который выдается гражданину при первичном трудоустройстве. В ней отражается вся трудовая деятельность сотрудника. Данный документ является основным при подсчете общего трудового стажа, необходимого для получения надбавок к пенсионному обеспечению. При трудоустройстве в трудовую вносится запись о приеме на работу, после чего она остается у работодателя и храниться в несгораемом сейфе. В соответствии со ст. 84.1 ТК России после расторжения трудовых отношений заполненная книжка должна быть выдана работнику на руки, о чем будет свидетельствовать его подпись в журнале учета трудовых книжек. Если работодатель своевременно не предоставит данный документ сотруднику, то его могут привлечь к ответственности с последующим наложением штрафа.

Для предотвращения возникновения негативных последствий работодатель может воспользоваться услугами почты. Чтобы отправить трудовую книжку необходимо получить разрешение владельца, оформленное в письменном виде. Для этого директор организации обязан распорядиться об отправки уведомления, в котором требуется указать на необходимость получения трудовой в отделе кадров, а также спросить разрешение на пересылку документа почтой.

Порядок действий работодателя

Для того, чтобы сотрудник не смог с помощью судебных органов привлечь работодателя к ответственности, при условии, что работник отсутствовал в последний день на рабочем месте или отказался получать документ, директор организации обязан выполнить ряд действий:

• провести процедуру увольнения в соответствии со всеми нормами, предусмотренными действующим законодательством, в результате чего трудовые отношения с работником будут полностью расторгнуты;

• попробовать лично передать сотруднику трудовую книжку. Сделать это необходимо в течение первого дня после увольнения. Как правило, отказ работника от получения трудовой связан с несогласием самого факта расторжения трудовых отношений или причин, по которым оно осуществляется. Чаще всего, если увольнение проводится по инициативе работника, то неполучение трудовой аргументируется забывчивостью работника или отсутствием возможности лично присутствовать при увольнении;
• если передать лично трудовую не получилось, то необходимо в кратчайшие сроки направить по адресу проживания сотрудника уведомление о необходимости получения данного документа. Если работодатель проигнорирует данную необходимость, то в судебном порядке его могут обязать выплатить сотруднику денежную компенсацию в размере заработной платы за все дни, когда работник не мог осуществлять трудовую деятельность в связи с отсутствием документа;
• получить согласие владельца книжки, оформленное в письменной форме, на пересылку документа с помощью почты;

• обратиться в ближайшее отделение почты и отправить трудовую книжку с помощью заказного письма с уведомлением о получении по адресу проживания сотрудника или по другим реквизитам, указанным самим гражданином.

Если работник заблаговременно знал, что не сможет лично получить трудовую книжку в последний день, то он может подать заявление (или включить необходимые данные в заявление об увольнении), в котором выразит просьбу об отправке трудовой на домашний адрес или укажет иные реквизиты. В такой работодатель обязан в последний день переслать трудовую работнику. При этом необходимость направления уведомления автоматически аннулируется.

Порядок действий работника

Сотрудник также заинтересован в получении трудовой, так как без нее он не сможет трудоустроиться на новое место. После получения уведомления от работодателя, сотруднику достаточно выразить свое согласие на пересылку документа по почте. Для этого работник может просто поставить отметку на уведомлении о том, что он согласен на пересылку трудовой, или составить отдельный документ. Он не имеет унифицированного образца, что позволяет сотруднику составлять его в произвольной форме. В документа может быть указана информация:

• о ФИО сотрудника, точном адресе его проживания, а также дате и номере договора, который ранее был заключен с организацией;
• о дате, когда был расторгнут договор (необходимо, если согласие направляется после увольнения);
• о согласии сотрудника на пересылку трудовой книжки с помощью почты;
• о реквизитах, куда следует направить трудовую. Данный адрес может не совпадать с местом регистрации уволенного сотрудника.

В конце необходимо поставить дату его составления и подпись заявителя, без которой документ не имеет юридической силы.

На законодательном уровне закреплена обязанность руководителя организации в выдаче трудовой книжки ее владельцу в день расторжения трудовых отношений. Если работник по какой-то причине отсутствовал на рабочем месте или отказался от получения трудовой, то директор фирмы обязан направить ему уведомление. После отправки уведомления с работодателя снимается вся ответственность за невыдачу документа. Без согласия владельца книжки, ее пересылка с помощью почты запрещена.

Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые

Что сделать в 2020 году

1. Начать сдавать отчет СЗВ-ТД

Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:

• приеме на работу;
• переводе;
• увольнении;
• подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.

Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.

Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.

И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.

Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.

Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях. Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.

2. Уведомить работников о переходе на электронные трудовые

Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:

• отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
• сохранить бумажный вариант.

Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.

Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.

Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.

3. Скорректировать внутренние документы

В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника. Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении. В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.

Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников. Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).

Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.

4. Установить порядок электронных запросов сведений о трудовой деятельности

Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.

Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя. Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.

В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.

5. Получить заявления об отказе или сохранении бумажной трудовой

Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.

Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку. Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут. Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.

6. Отразить выбор того или иного формата в отчете СЗВ-ТД

Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД. Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе. Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.

Что делать в 2021 году

1. Сдавать отчет СЗВ-ТД в новые сроки

В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.

2. Выдать трудовые книжки тем, кто отказался от их ведения

В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года. Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику. Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.

3. Продолжить вести бумажные трудовые тем, кто не отказался от них

Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.

4. Выдавать сведения о трудовой деятельности

При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.

Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.

Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.

5. Оформлять новых сотрудников на работу по новым правилам

Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно. Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно. Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).

Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.

А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.

Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.

Работодатель не отдает трудовую книжку, что делать?

Если работодатель удерживает трудовую книжку, то он грубо нарушает трудовое законодательство. Для возврата трудовой работник может обратиться в инспекцию по труду с жалобой. Также можно решить данную проблему и с помощью судебного разбирательства.

Когда выдается трудовая книжка при увольнении

Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения, то есть в последний рабочий день.

Очень часто работодатель не отдает трудовую книжку при наличии следующих причин:

1. Работник являлся материально-ответственным лицом, и была обнаружена недостача, которую он не возместил.
2. Работник не сдал все находящиеся у него инструменты и материалы.
3. Работник не сдал все дела или не выполнил всю необходимую работу.
4. Работник и работодатель расстаются в результате конфликта.

Все вышеперечисленные причины абсолютно незаконны. Работодатель не может задержать у себя трудовую, независимо от того, по какой причине и при каких обстоятельствах был расторгнут трудовой договор с работником.

Если работник сам не явился за трудовой, или в день увольнения отсутствовал (по любой причине), работодатель должен отправить ему уведомление о том, что он должен придти за трудовой книжкой, либо дать письменное согласие на ее пересылку с помощью почты.

Если работник пришел за трудовой не в день увольнения, у работодателя есть три дня чтобы ее выдать.

Письменное обращение к работодателю о выдаче трудовой

Если работодатель отказывается отдавать книжку, то для начала можно попробовать обратиться к нему с письменной просьбой. То есть, составить заявление, в котором указать следующие данные:

• ФИО и должность руководителя компании;
• ФИО и должность владельца книжки, должность указывать не нужно, так как трудовой договор уже расторгнут;
• Домашний адрес и телефон владельца трудовой книжки;
• Просьбу работодателя выдать трудовую книжку в связи с расторжение трудового договора;
• Указание на то, что своими действиями работодатель нарушает трудовое законодательство;
• Информирование, что в случае невозврата книжки, его действия будут обжалованы в соответствующих органах.
• Дата и подпись.

Заявление нужно составить в двух экземплярах, один отдать работодателю, а на другом поставить отметку о получении. Если работодатель отказывается получить письмо, то нужно послать его почтой, заказным письмом с уведомление и желательно с описью, чтобы потом можно было доказать, что в письме действительно было заявление на выдачу трудовой книжки.

Как правило, грамотно составленное письмо имеет действие и трудовую книжку отдают, поскольку визит трудового инспектора может обернуться для организации выявлением других нарушений.

После направления письма нужно выждать некоторое время. Оно не регламентировано, но это должен быть разумный срок. То есть, нельзя отправляться с жалобой дальше сразу после отправки письма почтой.

Обращение в ГИТ и прокуратуру

Если письмо не возымело нужного действия, либо работник не хочет его писать, то он может сразу обратиться в ГИТ или прокуратуру.

Обратиться в трудовую инспекцию можно несколькими способами:

1. Явиться лично и написать заявление на месте;
2. Отправить заявление письмом по почте;
3. Отправить заявление через электронную форму связи на официальном сайте трудовой инспекции.

В заявлении в обязательном порядке нужно будет указать полные данные (фамилию, имя и отчество), домашний адрес.

Затем излагаются все события, которые предшествовали обращению с жалобой. Это нужно сделать как можно подробнее. В частности, постараться указать следующие данные:

• Полное наименование и адрес нахождения работодателя, или хотя бы филиала (отделения) в котором происходила трудовая деятельность.
• Дата увольнения, или период работы с указанием должности.

По возможности приложить копию трудового договора и приказа об увольнении.

В прокуратуру заявление составляется аналогичным образом.

При обращении с жалобой, особенно при ее отправке почтой, необходимо помнить о сроках, установленных законом.

ТК РФ дает работнику три месяца после увольнения для разрешения трудовых споров.

Но в данном случае, это только срок для обращения с жалобой, его истечение не значит, что работодатель сможет удерживать трудовую книжку на законных основаниях. Он должен ее отдать после обращения работника даже через год.

Обращение в суд

Обращение в суд – это крайняя мера, когда работодатель отказывается отдавать книжку. Также бывшие работники обращаются в судебные органы с целью получить от работодателя не только компенсацию за вынужденный прогул, но и материальную компенсацию, которую может присудить только суд.

Для обращения в суд составляется соответствующий иск и подается по месту регистрации работодателя.

В иске необходимо четко указывать свои требования:

1. Вернуть трудовую книжку, которую задержали без законных на то оснований;
2. Получить компенсацию за вынужденный прогул;
3. Получить моральную компенсацию за невозможность устроиться на новую работу.

До обращения в суд, лучше всего произвести попытку досудебного урегулирования, путем отправки письменного заявления о выдаче трудовой, о котором рассказывалось выше.

Потом это заявление прилагается к иску.

Также при обращении в суд есть еще один нюанс – дата увольнения будет сдвинута на срок задержки трудовой, то есть работодателя обяжут изменить запись об увольнении. Соответственно у работника сохранится стаж на время вынужденного прогула.

Ответственность работодателя

В случае если будет доказана вина работодателя в том, что он действительно незаконно задержал трудовую, на него могут быть возложены следующие санкции:

• Штраф до 50 000 рублей на юридическое лицо;
• Штраф до 5 000 рублей на должностное лицо или индивидуального предпринимателя.

Помимо этого он должен будет выплатить работнику компенсацию за каждый день просрочки выдачи трудовой и моральную компенсации (в случае ее присуждения).

Работодатель будет освобожден от ответственности, если он выслал работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Что делать, если работодатель, у которого осталась трудовая книжка, ликвидирован

К сожалению, бывают случаи, когда работодатель, у которого осталась книжка, ликвидируется, а документы не сдает в архив и трудовую уже не представляется возможным найти.

В этом случае работнику не остается ничего другого, как обратиться к предыдущему работодателю, с заявлением выдать дубликат.

Можно также подать иск на ликвидированного работодателя с целью получения моральной компенсации, за то, что он не выполнил свои обязанности и не позаботился о передачи личных документов работник в государственный архив.

Если работодатель не выдает трудовую книжку в день увольнения, он тем самым нарушает Трудовой Кодекс, что может повлечь для него наложение административного наказания. Работник, которому задержали трудовую, может обратиться с жалобой в ГИТ или прокуратуру, либо с иском в суд. При этом работодатель должен ему выплатить среднюю заработную плату за период вынужденного прогула, а также материальную компенсацию по решению суда.