Заявление о выдаче дубликата кассового чека образец

Правила восстановления первичной документации

Потеря первичной документации – вечная головная боль любой организации. Как восстановить утраченные подлинники, Ирина Михеева, ведущий юрисконсульт ООО «КСК аудит» специально для журнала «Расчет» написала инструкцию о том, как правильно восстанавливать утраченные документы.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет. В силу пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить «первичку», регистры бухучета и бухотчетность не менее пяти лет. Поэтому за сохранностью подлинников нужно следить особенно внимательно. А если бумаги утрачены, придется предпринять определенные действия для их восстановления. Однако если такие действия не увенчаются успехом, документально зафиксированные попытки вернуть бумаги могут спасти компанию от штрафов и доначислений (Постановление ФАС Московского округа от 12 февраля 2014 г. № Ф05-2554/2013).

Давайте рассмотрим, какие меры можно принять для возврата документов.

Отмечу, что такие действия лучше предпринять до сдачи очередной отчетности, чтобы позже, в случае восстановления, не пришлось корректировать декларации и сдавать уточнения.

Первым шагом на пути восстановления бумаги станет внутреннее расследование, в том числе изучение электронной переписки c деловыми партнерами. После этого необходимо направить запросы на предоставление дубликатов (повторный экземпляр подлинника) и заверенных копий документов. Если связь с кон­трагентом прервана, то необходимо предпринять меры по его розыску.

Первичные документы

Если утерян внутренний первичный документ (например, ОС-1, ОС-6 и т. п.), то его можно распечатать из базы данных и переподписать его сотрудникам, которые подписывали оригиналы.

Если специалист, который ставил свой автограф на оригинале, больше не работает в компании, можно попытаться разыскать бывших коллег либо подписать документ со штампом «Дубликат» действующим работникам, ответственным за оформление аналогичных операций.

Поскольку законодательно не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к дубликатам таких документов, организация вправе сама их утвердить. Если утерян бухгалтерский документ, который был получен от делового партнера, то порядок будет такой же, как и по восстановлению договоров, об этом мы расскажем ниже.

Банковские выписки

Для получения утерянной документации из банка необходимо составить соответствующий запрос с указанием реквизитов документов, после этого его нужно будет направить в филиал кредитной организации, в котором обслуживается компания.

Кассовые чеки

Порядок восстановления зависит от способа оплаты. Если оплата осуществлялась по карте через терминал и вы обнаружили утрату документа в тот же день, то можно распечатать копию чека через этот же терминал.

Обратите внимание: на следующий день такая опция будет уже недоступна, так как открывается новый операционный день и платежи за предшествующий день суммируются и отправляются в отчет для передачи в налоговый орган.

Если прошло больше суток, то для восстановления чека придется написать заявление о выдаче копии и обратиться в торговую точку, где приобретался товар. Копия должна быть заверена по общепринятым правилам – на ней ставится печать, указываются Ф. И. О. полномочного лица, дата и подпись.

В случае если получить копию чека в магазине по техническим причинам нет возможности, можно обратиться с запросом в банк продавца за выдачей дубликата. В обращении необходимо указать сумму, дату оплаты и имя владельца карты, желательно – время, когда была сделана покупка.

Вся процедура занимает до семи рабочих дней.

Далее рассмотрим случай восстановления чека, если оплата была наличными. Тогда необходимо обратиться в магазин с заявлением о выдаче дубликата чека, в свою очередь продавец должен «поднять» сшив документов за определенную дату и снять копию нужного чека, которую также нужно заверить.

И наконец, третий случай – повторное получение электронной квитанции. Выдача дубликата возможна, если у продавца есть специальное приложение. Как правило, распечатать дубликат чека можно в течение 30 дней с даты покупки. Зачастую такая услуга предоставляется возмездно. Это наиболее удобный и быстрый вариант, так как он позволяет выдать дубликат чека, который не надо заверять в течение 10 минут. Вы можете попросить выслать чек на электронную почту.

Счет-фактура

При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа восстановления документа. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Высший арбитражный суд еще в 2010 году разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактур (Постановление Президиума ВАС от 9 ноября 2010 г. № 6961/10). Правомерность вычета по дубликату счета-фактуры придется отстаивать, потому как официальная позиция Минфина России, изложенная в письме от 14 февраля 2019 года № 03-07-09/9057, отрицает такую возможность.

Суды считают, что у налогоплательщика такое право есть при сохранении идентичности данных. Спорным моментом является несовпадение подписи. Но арбитры признают право на вычет НДС, когда это вызвано объективными причинами (например, увольнение сотрудников), смена автографа не влияет (Постановление АС Центрального округа от 1 июня 2016 г. № Ф10-1645/2016). Но обратите внимание, при возникновении сомнений в подлинности подписи на счетах-фактурах может быть назначена почерковедческая экспертиза.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

Договоры

Самым эффективным способом восстановления этого типа документов, конечно же, является общение с контрагентами, которым направляются соответствующие запросы с просьбой предоставить дубликат документов. Лучше самим организовать получение дубликата, если вы находитесь в одном регионе. Либо предложите возместить расходы на отправку документа. Один из вариантов «воскрешения» бумаги – нотариально заверить копию договора, имеющуюся у второй стороны.

Если контрагент не выходит на связь, а офиса и след простыл, загляните в ЕГРЮЛ, возможно, партнер реорганизовался или находится в стадии ликвидации. Тогда можно обратится к правопреемнику или ликвидатору. Правда, после ликвидации делового партнера шанс переподписать договор минимален, так как печать компании подлежит уничтожению.

Если есть запись о том, что компания числится как действующая, возможно, компания просто сменила адрес и нужно приложить усилия по ее поиску. Позвоните по всем имеющимся у вас телефонам, включая мобильные номера сотрудников. Можно обратиться к специалистам, которые за вас выполнят эту работу.

Одним из вариантов выхода из ситуации будет изучить электронную переписку с партнером. Суды признают в отношении договоров на основании пункта 2 статьи 434 ГК РФ, для заключения которых достаточно письменной формы (например, оказание услуг), переписку по почте. Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору (например, Постановление АС Московского округа от 6 июня 2014 г. № А40-131282/13).

Существуют договоры, которые необходимо зарегистрировать, например, контракты с недвижимостью или сделки с интеллектуальной собственностью. Экземпляры таких договоров хранятся в регистрирующих органах: Росреестре или Роспатенте. В случае утери возможно запросить копию в этих органах.

После того как все документы будут восстановлены, нужно создать систему, при которой бумаги не будут теряться. Одним из инструментов является переход на электронный документооборот (ЭДО). Обратите внимание: возможно, нецелесообразно использование ЭДО компаниям с небольшим документооборотом. Но если оборот документов в месяц перешел за отметку в 1 000 штук, это повод для размышления.

Дополнительно, как в случае с ЭДО, так и при бумажном документообороте, имеет смысл разработать специальный регламент по контролю за подписанием первичных документов: определите ответственных лиц, регулярность проверок, ответственность. Ознакомьте сотрудников с этими правилами и придерживайтесь их.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать

• Какими документами можно оправдать оплату
• Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов
• Итоги

Какими документами можно оправдать оплату

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Посмотрите, что изменилось в расчетах с подотчетниками с 30.11.2020.

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Подробнее о порядке заполнения первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2021 году».

Можно ли принять расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

• Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
• Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы.

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Директору ООО «Мериада» в течение 2021 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Итоги

Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде.

Как восстановить чек на покупку

Зачем восстанавливать чек о покупке

Информация, содержащаяся на документе

Мало кто интересуется содержанием чека, на котором расписана целая куча и цифровых, и тыквенных данных. Его утеря не расторгает уже сложившиеся товарно-денежные отношения. Он выполняет следующие функции:

• подтверждает факт приобретения;
• свидетельствует об оплате;
• является основой для отчётности в налоговую инспекцию.

Поскольку на сегодняшний день наиболее актуальными являются кассовые чеки, то не помешает знать что на них указываются следующие реквизиты:

• число, месяц, год и время совершения покупки;
• стоимость;
• оплаченная сумма;
• налог на добавленную стоимость;
• порядковый номер фискального документа;
• заводской номер контрольно-кассовой машины;
• юридический адрес и ИНН организации;
• тип и название товара(ов).

Информация, размещенная на чеке, беспрекословно даёт потребителю возможность подтвердить принадлежность купленного товара определённому продавцу. Помимо этого делает возможным проверку налоговыми органами по части:

• правильности торговой деятельности;
• правильности осуществления кассовых операций;
• правильности обращения с наличными деньгами;
• осуществления надзора за размером вырученных от продаж деньгами за определённый период.

Те же правила касаются покупок в интернет-магазинах, которые обязаны так же прилагать соответствующий документ к приобретенному товару.

Важно! Отказ со стороны продавца в выдаче дубликата может говорить о недобросовестности, в ведении чёрной бухгалтерии уклонении от уплаты налогов. В виде исключения: рынки (продукты питания), киоски (канцелярские товары и пресса), отделения почтовой связи (конверты, открытки).

Когда чек должен быть обязательно восстановлен?

Магазину не выгодно возвращать деньги за проданные товары, особенно из категории «брак». Есть три пути

• решения проблемы:
• заручиться поддержкой свидетелей;
• предъявить телефонные записи;
• сфотографировать чеки на смартфон;
• отсканировать документ;
• попросить у владельца(директора) или сотрудников торговой точки (начальника отдела) съёмки с камер видеонаблюдения.

Обратите внимание! Такое развитие сюжета принесёт положительные плоды, если покупка была недорогостоящей. В противном случае в возврате и обмене будет отказано, если не будет предъявлен товарный чек.
Подать исковое заявление в суд — не самый выгодный вариант, если учесть отсутствие вещественных доказательств в виде квитанции/чека, затраты на адвоката, издержки времени.

Совет! Документы об оплате товара, услуги желательно хранить на весь период действия гарантийного срока или срока эксплуатации товара. Кроме того эксперты рекомендуют приплюсовать к нему еще срок исковой давности, который составляет три года.

Процедура восстановления чека на покупку

Закон гласит, что товарно- денежные отношения между субъектами предпринимательской деятельности в торговой сфере и физическими лицами называются сделкой в розницу. На физлица распространяются права, защищающие потребителей. Это позволяет возвращать дефектные и некачественные вещи, продукты. Чтобы осуществить такое действие, как правило, в торговую точку несут: заявление о возврате стоимости покупки, чек и собственно сами товары народного потребления.

Есть ли шанс проделать эту процедуру без документа, подтверждающего акт приобретения, и вернуть товар в магазин? Или же смириться с неудачным отовариванием? Ниже рассказывается о законодательной подоплёке вопроса.

Статьи закона

Согласно ст. 493 Гражданского кодекса Российской Федерации моментом заключения розничной сделки является выдача бумаги, свидетельствующей о покупке. Фактически потеря клочка кассовой ленты не позволяет аннулировать сделку. Подтвердить ее помогут свидетели.

На стороне потребителя оказывается также ст.18 Гражданского кодекса Российской Федерации, в которой говорится о неправомерности отказа в возврате денежных средств (или замене вещей) при условии отсутствия кассового (товарного) чека или прочих документов.

Выдача дубликатов продавцом

Выписывать повторно документ о приобретении товара никто не будет. Да и закон не велит. Но не всё так безнадёжно. Существует несколько способов подтверждения товарно-денежных отношений:

1. Копия кассового чека. Каждое юридическое лицо, занимающееся продажами, должно использовать в своей деятельности контрольно- кассовые аппараты. С их помощью фиксируется каждая покупка. За считанные минуты продавец способен удовлетворить просьбу покупателя, зайдя в программу и авторизовавшись. Следующий шаг- войти в раздел с журналами чеков, найти нужный по приблизительной дате и времени. Облегчить задачу поможет поиск по наименованию товара. С помощью опций «печать», «дубликат» аппарат выдаст два экземпляра — для покупателя и продавца. Хранение данных осуществляется автоматически, в течение 6 месяцев. Сброс может быть инициирован еще реже. Поэтому имеет смысл запросить копию данного документа. В случае отказа — прямая дорога в суд и заявление на возврат.

2. Копия товарного чека. Зачастую он выдаётся покупателю. Можно предъявить его. Если он потеряется, то полагается выдача второго экземпляра. Однако не стоит возлагать больших надежд и на этот вариант, поскольку магазин или иная компания вправе не выписывать товарный чек в двух экземплярах.

Интернет-торговля (e-Trading)

Самостоятельная «реанимация» товарно-кассового чека

Еще один интересный и важный момент — когда чек в наличии, но потерял первоначальный вид. Есть возможность исправить изъяны, не выходя из дома.

Способ 1. С выцветанием помогает справиться повышенная температура — подержать на безопасном расстоянии над пламенем некоторое время до проявления цифр на бумаге.

Способ 2. Для проявления стертых чернил используют растворы соли или соды.

Способ 3. Чек, приложенный к листу белой бумаги, отпечатывается на нем. Проблема заключается в том, что такая «копия» не имеет юридической силы.

Возвратные кассовые чеки в нестандартных ситуациях

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели вопрос о том, предусматривает ли действующее законодательство оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники. Возвраты бывают разные: ошибочно пробитый кассовый чек, возврат товара от покупателя, неверная сумма в кассовом чеке и т. д.

В первую очередь отметим, что нормативно-правовыми документами не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке), а также при возврате товара покупателем.

Документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ, регламентированы Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 (далее – Типовые правила)).

В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации, регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У).

Формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

При этом с 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ). Однако из этого правила существует исключение – обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). В частности, обязательными к применению остаются формы кассовых документов, поскольку использование унифицированных форм данных документов предусмотрено нормативными правовыми актами ЦБ РФ (смотрите также письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 27.05.2014 № 03-03-10/25243, ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941@).

Кассовый чек с ошибкой

Порядок действий при ошибке кассира-операциониста приведен в п. 4.3 Типовых правил.

Если ошибочная печать кассового чека (в том числе при неверной сумме в кассовом чеке) не связана с продажей товара покупателю и ошибка обнаружена в тот же день, в конце рабочей смены следует составить акт по унифицированной форме № КМ-3. В графах 4 и 5 акта следует указать, соответственно, номер и сумму каждого ошибочного чека. Акт должен быть подписан ответственными лицами комиссии. В состав комиссии должны входить руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист организации.

На ошибочно пробитый кассовый чек необходимо поставить специальный штамп «Погашено». Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 сдается в бухгалтерию, где он должен храниться вместе с иными документами за данное число.

Напомним, сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец рабочего дня, фиксируемым в фискальной памяти ККТ и на контрольной ленте. Данные о денежной выручке должны соответствовать сумме полученных денег.

Так, указанная в акте по форме № КМ-3 сумма ошибочно пробитого кассового чека отражается в графе 15 журнала кассира-операциониста (унифицированная форма № КМ-4), и на данную сумму уменьшается выручка контрольно-кассовой машины за этот день (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 № 17-15/076525, решение Арбитражного суда Свердловской области от 12.05.2011 № А60-45825/2010).

Ни Типовые правила, ни постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, которым утверждены формы КМ-3 и КМ-4 и указания по их заполнению, ни иные нормативные акты, регулирующие наличное денежное обращение и порядок применения ККТ, не требуют обязательного наличия объяснительной записки кассира-операциониста. Оформление данного документа является сугубо добровольным. Однако его наличие может быть полезным в случае возникновения спора с контролирующими органами (смотрите постановление ФАС Московского округа от 09.04.2008 № КА-А40/2670-08).

Таким образом, при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке) основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины является должным образом оформленный акт по форме № КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.

Кассовый чек при возврате товара

Порядок оформления операций при применении ККТ в случае возврата товара в общем случае будет зависеть от того, когда произошел возврат товара:

• в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
• не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, будет занесена в журнал кассира-операциониста и кассовую книгу).

При возврате в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества применяется порядок оформления, аналогичный вышеуказанному.

На сумму возврата оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3) (смотрите также письма ФНС России от 11.04.2013 № АС-4-2/6710, УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 № 34-25/072141). Указанный акт составляется членами комиссии в одном экземпляре.

Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться при текстовых документах за данное число (письма УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 № 34-25/072141, от 26.12.2006 № 22-12/115771, от 30.12.2005 № 09-24/668).

В случае предъявления покупателем кассового чека, содержащего несколько наименований товара, необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме № КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком. При этом организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. На это указывает УФНС России по г. Москве в письмах от 08.06.2006 № 22-12/49655, от 02.11.2005 № 22-12/80195.

Отметим, возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя (п. 4.2 Типовых правил).

Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

Как разъяснено в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2008 № 22-12/066519@, в графе 11 Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам (графа 10 – графа 13 – графа 15).

Согласно абзацу третьему п. 6.1 Типовых правил при закрытии предприятия по окончании работы на кассовой машине кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному кассовому ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Поскольку выручка кассы за день уменьшается на сумму возврата, то в приходном кассовом ордере указывается фактическая сумма денежных средств, полученная в течение дня (с учетом возврата) (постановление ФАС Уральского округа от 26.06.2014 № Ф09-3350/14 по делу № А60-26808/2013). При этом на основании приходного кассового ордера в бухгалтерском учете отражается поступление денежных средств по дебету счета 50 «Касса». Так как сумма денежных средств, возвращенная в день покупки покупателю, в приходном кассовом ордере не отражается, то в бухгалтерском учете сумма возврата в день покупки на счетах 50 и 90 «Продажи» также не отражается.

При возврате товара не в день покупки (оплаты) возврат денежных средств через контрольно-кассовую технику не допускается (смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 № АС-4-2/6710). В связи с этим Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3) не составляется.

Как разъясняют налоговые органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 01.10.2007 № 18-11/3/092847@, от 30.07.2007 № 34-25/072141, от 03.11.2006 № 22-12/97729), возврат денег покупателю не в день покупки производится только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Дополнительно к заявлению прикладывается кассовый чек, подтверждающий произведенную оплату. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Таким образом, возврат денежных средств из кассы не в день оплаты за товар должен осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п. 6.1, 6.2 Указаний № 3210-У с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (п. 4.6 Указаний № 3210-У, смотрите также письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 № АС-4-2/6710).

Обращаем Ваше внимание, что выплата (возврат) за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией (ИП) выручки (без зачисления ее на расчетный счет) (п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Федорова Лилия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российской коллегии аудиторов

Контроль качества ответа:
Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП

Как сделать повторный чек на кассовом аппарате

Современные онлайн-кассы способны формировать не только привычную бумажную версию фискального чека, но и его электронную копию. Кроме того, при необходимости кассир может создать дубликат любого чека: например, если этого требует покупатель или возникла производственная необходимость. Разберемся вместе, что такое дубликат чека онлайн-кассы и как можно его получить.

Когда необходим повторный чек

Повторный чек может понадобиться в разных случаях. Чаще всего за дубликатом чека обращаются покупатели или потребители услуг: для отчетности или при утере первой версии чека. Также дубликат может понадобиться, если в кассовом аппарате закончилась чековая лента, а кассир либо не заметил этого вовремя, либо не смог вовремя заменить ее. Еще одна ситуация, при которой распечатывается повторный чек — технический сбой в работе онлайн-кассы.

Повторный чек можно отправить покупателю по электронной почте в любое время, в том числе и спустя 30 дней с момента покупки (даты оказания услуги). Чтобы получить дубликат чека, необходимо знать дату и приблизительное время покупки (оказания услуги). Это особенно важно, если в торговой точке формируется больше 100 чеков в день.

Что такое дубликат чека

Дубликатом чека называют чек, который был распечатан или отправлен на контактный адрес (номер телефона или email) покупателя. Отличить оригинальный чек от дубликата можно по его форматированию: на дубликате не будет размещена маркетинговая информация (рекламные сообщения, изображения и пр.). Эта информация размещается в нижнем колонтитуле чека и на дубликате не печатается.

Современные онлайн-кассы способны сформировать дубликат как бумажного, так и электронного чека. Бумажная копия будет распечатана, а электронная версия — отправлена на контактный адрес покупателя (электронную почту или номер телефона). Если покупатель настаивает на выдаче бумажной версии чека (например, у него нет электронной почты), то не запрещается распечатать электронную версию чека на обычном принтере.

Как сделать дубликат чека

Способов, как сделать повторный чек, несколько. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Меньше всего хлопот вызывает создание повторного чека в том случае, если покупатель обратился за ним в день покупки. Если смена на кассе не закрыта, то кассир распечатает дубликат всего за пару минут. Если же покупатель обратился на следующий день, когда смена уже закрыта, потребуются более изощренные способы. Важно знать, как повторно выбить чек, поэтому разберем каждый из них подробно.

Бумажный дубликат чека можно получить с помощью специального платного приложения, а также через операцию «Возврат». Второй вариант более трудоемкий, однако позволяет за несколько минут распечатать дубликат чека и выдать его покупателю по требованию. Кассир оформляет возврат на сумму чека клиента, печатает чек коррекции и заново пробивает товар или услугу, которая значится в исходном чеке. Касса печатает чек, который выдается потребителю.

Гораздо больше способов получения дубликата электронного чека. Можно войти в личный кабинет ОФД, к которому подключена торговая точка, где найти нужную кассу, отсортировать чеки по дате и времени, найти нужный и отправить на контактный адрес заявителя. Однако далеко не все кассиры имеют доступ к личному кабинету ОФД, поэтому такой способ может оказаться неактуальным.

Программа 1С способна формировать дубликат электронного чека. Выберите меню «НСИ и администрирование», нажмите «Настройка», выберите «ФЗ-54» и установите галочку у пункта «Отправлять электронный чеки после пробития на ККТ». Программа позволяет выбирать время, в которое покупатели после совершения покупки будут получать электронную версию чека. Однако при этом покупатель еще до момента оплаты должен предоставить свой контактный адрес, на который придет электронный чек (электронную почту или номер телефона).

Касса также может отправить покупателю электронную версию чека, если в ней подключены функции «отправка чека по СМС» или «отправка чека на электронную почту».

Можно отправить дубликат чека в электронном формате, используя память фискального накопителя. Необходимо найти нужную операцию, ввести контактные данные покупателя и отправить дубликат. Покупатель может как распечатать повторный чек, так и предоставить его электронную версию по месту требования, так как оба варианта чеков имеют одинаковую силу.